Mozilla Thunderbird professionell nutzen – Tipps und Tricks für Ihre E-Mail-Kommunikation

Mozilla Thunderbird gilt neben Microsoft Outlook als eines der am weitesten verbreiteten E-Mail-Programme auf dem internationalen Softwaremarkt. Im Gegensatz zu Microsoft Outlook handelt es sich um ein kostenloses Programm mit freiem Quellcode. Neben der Mailfunktion finden Nutzer in Mozilla Thunderbird einen Kalender sowie einen Aufgabenplaner. Im Bereich der quelloffenen und plattformübergreifenden Software gehört Mozilla Thunderbird zu den wichtigsten Applikationen. Vom Anbieter Mozilla ist neben Thunderbird der Browser Firefox bekannt, der ebenfalls kostenlos und quelloffen angeboten wird.

Thunderbird ist unter anderem für die die gängigen Betriebssysteme Windows, MacOS und Linux verfügbar. Im Bedarfsfall kann der Quelltext kompiliert werden, um Thunderbird ebenfalls auf anderen Betriebssystemen zu nutzen. Das Programm ist sowohl für private und geschäftliche Nutzer kostenlos.

Mozilla Thunderbird bietet viele interessante Mehrwerte an, die die Applikation zu einer empfehlenswerten Kommunikations-Software machen.

Unter anderem können Sie mit Thunderbird:

• Unterschiedliche Konten mit den Verschlüsselungsmethoden POP3 oder IMAP können getrennt verwaltet werden,
• Wesentlichen Sicherheitskomponenten wie elektronische Signatur und Nachrichtenverschlüsselung nutzen,
• Mehrere Adressbücher führen,
• Unabhängig in Bezug auf E-Mail-Anbieter oder den Client,
• Alle E-Mail-Konten in einer globalen Inbox zusammengefasst darstellen,
• Getrennte Profile verwalten sowie
• Privatsphäre-Einstellungen anwenden, um Profile zu trennen und separate Konten auf einem Computer zu nutzen.

Neben der lokalen Version von Thunderbird, die installiert werden muss, können Sie alternativ die Variante „Thunderbird-Portable“ im Internet downloaden. Sie basiert auf dem offiziellen Quellcode von Mozilla Thunderbird und ist speziell für den mobilen Einsatz programmiert worden. Sie können Thunderbird Portable zum Beispiel auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte ohne Installation speichern. Auf diese Weise verfügen Sie über einen standortunabhängigen E-Mail-Client, der nicht installiert werden muss. Sie können mit Thunderbird Portable Ihre E-Mails überall mit hinnehmen. Die Thunderbird kann zum Beispiel hier kostenlos geladen werden.

In der klassischen Ansicht, die zu jeder Zeit individualisiert werden kann, finden Sie die Konten- und Ordnerliste auf der linken Seite. Die Darstellung bietet ausreichend Platz, um die Ordner-Hierarchie insgesamt sowie alle geöffneten Ordner überblicken zu können. Im Verzeichnisbaum finden Sie darüber hinaus alle wichtigen Ordner, um:

• Mails zu verwalten und zu lesen sowie
• Die Ordner „Spamverdacht“ und „Gelöscht“ betrachten.

Der Nachrichtenbereich in Thunderbird ist insgesamt übersichtlich gestaltet und bietet viel Raum, um E-Mails lesen, konzipieren und bearbeiten zu können. Er verfügt über alle gängigen Funktionen und Tools, um Mails kompetent zu erstellen.

Auf der rechten Seite des Hauptbildschirms sind die essenziellen Funktionen „Termine und Aufgaben“ untergebracht. Sie werden platzsparend in kleinen Auswahlfenstern dargestellt und können bei Bedarf vergrößert werden.

Möchten Sie die Darstellung des Hauptbildschirms individuell nach Ihren Wünschen anpassen, ist dies jederzeit möglich, indem Sie die Fenster verschieben. Klicken Sie hierfür an den Rand eines Fensters und ziehen Sie dieses mit der Maus nach rechts oder links. Die Fenstergröße wird individuell angepasst.

Es ist essenziell, personenbezogene Daten oder persönliche Mails gegen den Zugriff von Unbefugten zu schützen. Dies gilt vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen einen PC nutzen. Ähnlich verhält es sich, wenn der Zugriff auf einen Computer nicht begrenzt ist. Grundsätzlich bietet Thunderbird zwei Optionen zur Sicherung Ihrer persönlichen Daten:

• Benutzernamen und das Kennwort Ihres E-Mail-Postfachs mit einem Master-Passwort sichern.
• Thunderbird mit einem Start-Kennwort schützen.

Nutzer von Thunderbird müssen abwägen, welche Schutzvariante sie bevorzugen. In jedem Fall sollten Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Diese stellen sicher, dass Unberechtigte zu keinem Zeitpunkt das Passwort, den Benutzernamen oder den Inhalt von neuen Mails entziffern und für unlautere Zwecke nutzen können.

Ähnlich wie in anderen Kommunikationsprogrammen können Sie:

• Absätze einfügen und die Schriftgröße bestimmen,
• Bullet-Points oder Zahlen zur Aufzählung einfügen,
• Emojis oder Bilder in die E-Mail einbetten,
• Einen aussagefähigen Betreff formulieren,
• Die Rechtschreibung und Zeichensetzung prüfen lassen,
• Anhänge anfügen und
• Die Felder An, CC sowie BCC individuell ausfüllen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Senden“ übermitteln Sie die Nachricht an Ihren E-Mail-Provider. Dieser leitet Ihre Mail in der Folge innerhalb von Sekunden an den Empfänger weiter.

E-Mails zu verschlüsseln, wird aufgrund der wachsenden Bedrohungen im Internet fortlaufend wichtiger. Viren, Malware und professionelle Datendiebe versuchen, in Computersysteme einzudringen und Passwörter, personenbezogene Daten oder sensible Informationen zu stehlen. Mit:

• Thunderbird als zuverlässigem Kommunikationsprogramm,
• Enigmail als Add-on zu Thunderbird sowie mit
• Den Verschlüsselungs-Programmen GPG und Autocrypt

sperren Sie Spione und Datendiebe wirksam aus. Mit Autocrypt verschlüsseln Sie Ihre E-Mails simpel und gleichzeitig zuverlässig.

Das Thunderbird-Zusatzprogramm Enigmail installieren

Seit der Version 2 beherrscht Enigmail die simplifizierte Verschlüsselung von Autocrypt. Wenn Sie Enigmail neu installieren, ist die vereinfachte Verschlüsselung automatisch eingeschaltet. Haben Sie Enigmail seit langem auf Ihrem Rechner installiert, ist es möglich, dass Autocrypt nicht aktiv ist. Um zu überprüfen, ob Autocrypt eingeschaltet ist, öffnen Sie das ≡-Menü von Thunderbird unter "Einstellungen" die "Konten-Einstellungen".

Sie gelangen in ein neues Fenster, in dem Sie die Option "OpenPGP-Sicherheit" auswählen müssen. In der Folge können Sie rechts den Karteireiter "Autocrypt" aktivieren. Den Reiter finden Sie thematisch hinter dem Eintrag "Nachricht verfassen" angeordnet. Unter dem Autocrypt-Reiter befinden sich zwei Optionen, die in jedem Fall aktiviert werden müssen:

• "Autocrypt aktivieren" sowie
• "Verschlüsselte E-Mails von Kontakten die Sie kennen bevorzugen".

Die Verschlüsselung von Mails funktioniert grundsätzlich über den Austausch von vorgefertigten Schlüsseln zwischen zwei Servern. Während die manuellen Einstellungen früher kompliziert waren, automatisiert Autocrypt den Schlüsseltausch. Zwischen zwei Computern, auf denen Autocrypt aktiviert ist, werden die Schlüssel automatisch ausgetauscht. In der Folge wird die E-Mail-Kommunikation fachgerecht und sicherheitsrelevant verschlüsselt. Am Verschlüsselungssymbol in Thunderbird erkennen Sie, dass die Verschlüsselung aktiviert ist.

Die Verschlüsselung mit Autocrypt gewährleistet einen gewissen Schutz gegenüber Datendieben. Gegen professionelle Kriminelle oder staatliche Sicherheitsdienste sind Sie durch Autocrypt nicht geschützt! Wer den Verdacht hat, von gewerbsmäßigen Spionen angegriffen zu werden, sollte grundsätzlich auf die manuelle Überprüfung der Verschlüsselung umstellen. Alle anderen Anwender sind mit dem automatisierten Schlüsseltausch mit Autocrypt prinzipiell wirksam geschützt.

Mit diesem Vorgehen können Sie beliebig viele neue Ordner in das Programm einbetten, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu organisieren.

Um Spam frühzeitig beim Abrufen der Nachrichten im Posteingang zu filtern, verfügt Thunderbird über einen lernfähigen Spamfilter.

Der Thunderbird-Spamfilter muss trainiert werden, damit er zuverlässig wichtige Nachrichten von unwichtigen Spam-Mails trennt. Nach der Erstinstallation ist es essenziell, zwischen 100 bis 200 Spammails manuell im System als Spam zu deklarieren. Auf diese Weise werden diese Nachrichten in den Spamordner verschoben. Mit dem manuellen Aussortieren trainieren Sie das System. Sie bestimmen durch Ihre Auswahl, welche Mails und welche Inhalte zukünftig automatisch als Spam ausgefiltert werden sollen.  

Der Spamfilter in Thunderbird muss einmalig im E-Mail-Menü aktiviert werden. Dies gelingt simpel, indem Sie im E-Mail-Verzeichnisbaum auf Ihr Konto klicken. Weitere Klicks auf die Schaltflächen „Konto-Einstellungen bearbeiten“ sowie „Junk-Filter“ und das Markieren der Checkbox: „Junk-Filter für dieses Konto aktivieren,“ sind ausreichend, um den Spamfilter von Thunderbird zu aktivieren.

Thunderbird wird von den meisten Anwendern hauptsächlich genutzt, um Mails zu konzipieren, zu Versenden und Nachrichten vom E-Mail-Server abzurufen. Um diese Aufgaben erledigen zu können, muss Thunderbird mit einem bestehenden E-Mail-Konto verbunden werden. Beim Erststart von Thunderbird werden Sie aus diesem Grund in einem Dialogfenster gefragt, mit welchem E-Mail-Konto Sie Thunderbird verbinden möchten.

Hierfür ist es notwendig:

• Ihren Namen,
• Ihre E-Mail-Adresse und
• Ihr Passwort

an Thunderbird zu übermitteln. In der Folge erfolgt die Einrichtung der spezifischen Servereinstellungen in den meisten Fällen automatisch. 

Der Thunderbird-Kalender kann mit allen gängigen Internetkalendern synchronisiert werden. Eine weitere Option zur Vernetzung bietet sich mit dem Add-on Thunderbird Lightning. Dieses synchronisiert den Kalender in Thunderbird mit dem Netzwerkprotokoll caldav. Das Netzwerkprotokoll caldav gilt als eines der weltweit am meisten genutzten Protokolle für den professionellen Datenaustausch.

Eine neue Aufgabe kann effizient über die Schaltfläche "+Aufgabe" angelegt werden.

Die integrierte Kalenderfunktion sowie die Aufgabenliste in Mozilla Thunderbird professionalisieren die Software nachhaltig. Neben der benutzerfreundlich aufgebauten E-Mail-Funktion verfügt das Kommunikationsprogramm über die wesentlichen Funktionen, um die täglichen Termine und Aufgaben übersichtlich darzustellen und abzuarbeiten.

Ein regelmäßiges Backup der Ordnerstruktur und von versandten und empfangenen Nachrichten ist grundsätzlich ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Kommunikationsprogrammen. Die Anlässe für eine Datensicherung sind mannigfaltig:

• Befall des Systems mit Viren oder Malware,
• Umstieg auf einen neuen Computer,
• Speicherprobleme,
• Vorgaben zum Datenschutz, die erfüllt werden müssen.

Ein Backup vermittelt Anwendern die Sicherheit, dass Dateien, Profilordner und personenbezogene Informationen bei einem Datenverlust nicht unwiederbringlich verloren sind. Für ein Backup in Thunderbird benötigen Sie neben der installierten Software:

• Einen Datei-Explorer, zum Beispiel den Windows-Explorer
• Sowie ein Speichermedium.

Alternativ zur Nutzung des Explorers besteht die Möglichkeit, externe Softwareapplikationen zu nutzen, um die Daten des Profilordners in Thunderbird zu speichern.

Mozilla Thunderbird eignet sich als quelloffene und kostenlose Software für die E-Mail-Kommunikation

Mit Mozilla Thunderbird steht Anwendern ein benutzerfreundliches Kommunikationsprogramm zur Verfügung. Im Besonderen ist es für private und geschäftliche Anwender interessant, da es kostenlos ist und quelloffen zur Verfügung gestellt wird. Mit den Funktionen „Kalender“ und „Aufgaben“ enthält es darüber hinaus wichtige Tools, mit denen die tägliche Arbeit vereinfacht und professionalisiert werden kann.

Nach der Erstinstallation können E-Mail-Konten automatisiert eingerichtet und in der Folge genutzt werden. In den Einstellungen der Software finden Sie darüber hinaus viele Adaptierungsoptionen, um Thunderbird zu personalisieren und auf die eigenen Bedürfnisse auszurichten.

Des Weiteren schätzen viele Nutzer die Add-ons, die das Programm nutzbringend erweitern können. Nicht zu Unrecht gehört Thunderbird aufgrund seines Funktionsumfangs zu den am weitesten verbreiteten Kommunikationsprogrammen. 

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