Box Cloud: Content Cloud mit Premium-Funktionen
Denkt man an Cloudspeicher und Lösungen zur externen Datenspeicherung und zur Datensicherung fallen den meisten Nutzern im ersten Moment Produkte wie OneDrive, Google Drive oder iCloud ein. Das amerikanische Unternehmen Box und die Box Cloud sind vor allem Privatnutzern in Deutschland eher unbekannt. Denn die Box Cloud stellt mit seinem Funktionsumfang vor allem für Unternehmen eine interessante Alternative zu den üblichen Cloudlösungen dar.
Box ist weniger ein klassischer Cloudspeicher, sondern eine ECM-Software, zu dessen Features und Hauptfunktionen ein sicherer Cloudspeicher gehört, der als Box Cloud bezeichnet wird.
Was unterscheidet ECM Software von einer Cloud?
ECM steht als Abkürzung für den englischen Begriff Enterprise Content Management. ECM Software wird verwendet, um Inhalte zu erstellen, zu organisieren, zu speichern und zu verteilen. ECM Software kann auch dazu verwendet werden, Prozesse zu automatisieren und Informationsflüsse zwischen verschiedenen Abteilungen und Organisationseinheiten zu vereinfachen.
Die Vorteile von ECM Software sind vielfältig. ECM Software kann Unternehmen dabei helfen, Kosten zu reduzieren, indem Inhalte digitalisiert und automatisiert werden. Ebenso kann sie dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen zu beseitigen. ECM Software Produkte wie Box können Unternehmen dabei helfen, ihre Daten besser zu verwalten und Sicherheitsrisiken zu minimieren.
ECM Software wird häufig von großen Unternehmen genutzt, um Inhalte und Prozesse professionell und digital zu verwalten. Mit Box arbeiten beispielsweise die Schweizer Versicherungsgesellschaft Zurich, DEKA-Immobilien aus Deutschland oder MED EL, ein elektromedizinischer Hersteller, der ebenfalls in Deutschland ansässig ist, sowie viele weitere bekannte Konzerne. Laut Aussage von Box setzen mehr als 100.000 Unternehmen weltweit auf Box und Box Cloud. ECM Software kann dabei auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen oder Privatanwendern genutzt werden. ECM Software ist eine flexible und anpassbare Lösung, die den Bedürfnissen jedes Unternehmens oder Privatnutzern gerecht wird.
Im Unterschied zum typischen Cloudspeicher bietet ECM Software wie Box eine umfassende Softwarelösung zur Datensicherung, zur vernetzten Zusammenarbeit und für vereinfachte Workflow – Aufgaben, die typische Cloud-Storage-Lösungen allein nicht leisten können.
Welche Vorteile bietet Box Cloud?
Die Box Cloud ist eine Content Cloud. Dies bedeutet für die Praxis, dass sie nicht nur als Datenspeicher und zur Datensicherung funktioniert, sondern sich auf die gemeinsame Arbeit an Unternehmensdokumenten fokussiert. Dieser innovative Content-Ansatz, bei dem die Inhalte (Content) und nicht die Dokumente (Files) im Vordergrund stehen, ist vor allem für global agierende Unternehmen interessant.
Egal ob Marketing-Informationen zu Produkten, Kaufverträge, Vertragsdokumente aus der Personalabteilung oder Bilder und Videos – alle diese Dokumente haben für eine Unternehmensorganisation eine hohe Relevanz. Vor allem, wenn verschiedene Divisionen in unterschiedlichen Ländern mit den gleichen Produkten und Diensten arbeiten, ist es entscheidend, dass allen Bereichen der identische Content zur Verfügung steht. Dies ist nicht nur aufgrund einer einheitlichen Corporate Identity wichtig, sondern spart gleichzeitig Kosten, die entstehen. Box Cloud sorgt dafür, dass ein zentraler, digitaler und sicherer Datenspeicher für den ganzen Unternehmensverbund zur Verfügung steht.
Box Cloud ist zudem auf den gesamten Content-Nutzungszyklus ausgelegt. Dies bedeutet, dass von der ersten Speicherung, über die Freigabe von Daten bis zur elektronischen Unterzeichnung und Klassifizierung jede Datei auf der Plattform verbleibt und eine gemeinsame Bearbeitung und Nutzung möglich ist.
Als Content Cloud leistet ECM Software wie Box mit der Box Cloud einen entscheidenden Beitrag, dass Prozesse schlank bleiben, Informationen jeder Division zur Verfügung stehen und sensible Unternehmensdaten zu jeder Zeit geschützt sind.
Was sind die 3 wichtigsten Mehrwerte der Box Cloud?
Als ECM Softwareapplikation kann Box in verschiedenen Konzernbereichen dabei helfen, effizient und kollaborativ zu arbeiten. Vor allem die folgenden vier Mehrwerte sprechen für einen Einsatz von Box in Unternehmen oder auch für den privaten Einsatz, der bei der Box Cloud ebenfalls möglich ist:
1. Sicherheit, Compliance und regionale Speicherung
In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an schützenswerten Daten. Sowohl personenbezogene Informationen aus der Personalabteilung und ebenfalls Produktdaten aus der Entwicklungs- oder Vertriebsabteilung müssen gesichert und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Darüber hinaus stehen Unternehmen in der Verpflichtung, Compliance-Vorgaben und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen im jeweiligen Nutzungsland einzuhalten. Für Deutschland bedeutet dies unter anderem, die Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Box Cloud überzeugt in diesem Bereich mit einer professionellen Sicherheitsarchitektur, Zugriffskontrollen, die durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Sicherheitsmängel erkennen und cloud-nativer Governance, die Gesetzeskonflikte vermeidet.
Die integrierten Zero-Trust-Sicherheitskontrollen zielen darauf ab, dass jeder Benutzer vor dem Abruf von Daten aus der Cloud eindeutig identifiziert werden kann. Zusätzlich besitzt Box Cloud eine FIPS 140-2-Zertifizierung. Dieser Sicherheitsstandard, der von der US-Regierung für kryptografische Module verwendet wird, definiert Anforderungen für Module, die kryptografische Funktionen ausführen, einschließlich Modulen, die Schlüssel erzeugen, verwenden oder speichern. Diese müssen über manipulationssichere Hardware- und Softwaremechanismen verfügen, um unbefugten Zugriff auf Schlüssel und andere sensible Daten zu verhindern.
Zusätzlich wird jede in der Box Cloud gespeicherte Datei sowohl im Ruhezustand und ebenso bei der Übertragung mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung versehen. Mit der Funktion Box Shields können zudem Datenlecks und Sicherheitsmängel in Echtzeit erkannt und behoben werden.
Wichtig: Box bietet seinen Kunden an, alle Daten in der Box Cloud regional zu speichern. Durch diese Möglichkeit können Daten deutscher Nutzer rechtskonform, sicher und nach den Vorgaben der DSGVO auf europäischen Servern gespeichert werden. Die Funktion Box Zones, die die regionale Speicherung möglich macht, bietet deutschen und europäischen Kunden höchstmöglichen Datenschutz.
2. Zusammenarbeit in Teamstrukturen
In großen Unternehmen ist es üblich, dass Abteilungen international zusammenarbeiten. Mit Box Cloud können Teams an jedem Ort und unabhängig von Hardware, Betriebssystemen oder Software in der Cloud miteinander arbeiten. Möglich macht dies die nahtlose Integration von Business-Apps wie Microsoft 365, Google Workspace, Teams oder Zoom.
Die Integration von Apps und das Anzeigen von Dateien in der Arbeitsumgebung Box Cloud für seine Anwender benutzerfreundlich und innovativ. Neben der Möglichkeit, Box Cloud webbasiert über den Webbrowser aufzurufen, stehen ebenfalls Apps für die gängigen mobilen Betriebssysteme zur Verfügung. Die Funktion Box Drive stellt sicher, dass auf dem Desktop-Computer über das Protokoll WebDAV ein virtuelles Laufwerk eingebunden werden kann, in dem ebenfalls Inhalte abgespeichert und freigegeben werden können.
3. Workflows und elektronische Unterschriften
Die Zeiten, in denen Mitarbeiter Vertragsdokumente oder andere wichtige Dokumente in Papierform miteinander teilten, sind längst vergangen. Heute arbeiten Unternehmen mit digitalen Workflows, bei denen ein wichtiger Vertrag beispielsweise von der Erstellung bis zur Genehmigung online angesehen, bearbeitet, klassifiziert und genehmigt werden kann.
Tools zur Workflow-Automatisierung bieten höchste Bedienbarkeit und Komfort und helfen dabei, Genehmigungsprozesse in Unternehmen zu beschleunigen. Die Funktion „Box Sign“ bietet Anwendern zudem die Möglichkeit, elektronische Unterschriften in digitale Dokumente einzuarbeiten und diese digital zu signieren. Hierbei ist es sowohl möglich, die digitale Unterschrift aus Box oder alternativ aus anderen Business Apps wie Salesforce oder Microsoft 365 zu versenden, wenn diese mit Box Cloud verbunden sind.
Lohnt sich die Box Cloud auch für Privatanwender?
Mit Box Cloud stehen Business-Anwendern eine Vielzahl von Funktionen offen, um effektiv zusammenzuarbeiten und Box nicht nur als Datenspeicher oder zur Datensicherung zu nutzen, sondern als professionelle Content-Cloud.
Gleichzeitig ist Box Cloud auch für Privatanwender interessant, selbst wenn Einzelanwender die vielfältigen Optionen und Funktionen von Box nicht im Detail nutzen können.
Für Privatpersonen hält Box mit dem kostenlosen Einzelbenutzer-Tarif eine interessante Alternative zu den herkömmlichen Cloudlösungen von Microsoft, Google oder Apple vor. Mit 10 GB kostenlosem Speicherplatz und einem maximalen Upload von 250 MB pro Datei bietet der Cloudservice ein gutes Funktionsspektrum für Privatnutzer, die Office-Dateien oder Bilder sichern möchten.
Limitiert ist Box bei den Dateiversionen, da nur die aktuelle Dateiversion gespeichert wird. Der Zugriff auf die kostenlose Box Cloud kann sowohl mobile wie stationär erfolgen. Auch die Integration von Microsoft 365 und Google Workspace ist in der kostenfreien Version enthalten, sodass sich Box Cloud in jedem Fall auch für Privatanwender eignet.
Wer als Privatnutzer mehr Speicherplatz benötigt, erhält im Plan Personal Pro bis zu 100 GB Speicherplatz und die Möglichkeit Dateien bis zu 5 GB upzuloaden. Im Jahresabo zahlen Box-Cloud-Nutzer für das Upgrade monatlich 9 Euro.
Was kostet Box Cloud für Unternehmen?
Box Cloud bietet großen Konzernen, mittelständischen Unternehmen und kleineren Business-Teams individuelle Angebote für jeden Bedarf. Mit dem Jahresplan Business Starter, in den mindestens 3 Benutzer inkludiert werden müssen, stehen Teams bis zu 100 GB Speicher und die innovative Benutzeroberfläche von Box Cloud zur Verfügung, die beste Bedienbarkeit garantiert. Ein Team mit 3 Benutzern zahlt somit im kleinsten Tarif von Box 13,50 Euro monatlich für den Zugang zur Box-Cloud.
In den Unternehmenstarifen, bei denen das günstige Paket monatlich 13,50 Euro kostet, sind weitere Funktionen enthalten, die über das reine Cloud-Computing hinausgehen. Box Sign für die digitale Signatur, Box-Relay für die Automatisierung von Workflows, professionelle Suchfilter und viele weitere Sicherheitsfunktionen stehen je nach Paket allen Anwendern zur Verfügung.
Welche Vorteile sprechen zusammenfassend für Box als Cloudanbieter?
Box als professionelle ECM-Software ist insgesamt eine attraktive Option und ist mehr als ein reiner Datenspeicher oder ein Tool zur Datensicherung. Eine wichtige Funktion ist die Möglichkeit, von jedem Gerät mit Internetanschluss auf Dateien in der Box Cloud zuzugreifen.
Das bedeutet, dass die Benutzer von ihrem Box-Konto aus an Dokumenten arbeiten oder Dateien anzeigen können, egal wo sie sich befinden. Darüber hinaus bietet Box ein hohes Maß an Sicherheit mit mehreren Schutzebenen und abhängig vom Paket diverse Funktionen und Tools in den Bereichen Sicherheit und Kollaboration. Ein wesentlicher Mehrwert von Box besteht in der Option, eine Reihe beliebter Produktivitätsanwendungen in die Content Cloud zu integrieren, sodass es Teams effizient, professionell und mit möglichst wenig Streuverlust arbeiten können.
