Excel: Nützliche Tipps zu Funktionen, Tabellen, Diagrammen und Makros

Excel ist das bekannte Tabellenkalkulation-Programm aus Microsofts Office-Paket. Mithilfe von Excel haben Anwender die Möglichkeit, Daten in Tabellenform zusammenzustellen und so übersichtlich aufzubereiten. Hinzukommen hunderte Excel-Funktionen, mit denen sich die Zahlen und Texte analysieren lassen. Darunter finden sich neben Berechnungen jeder Art die Finanzmathematik oder die Statistik.

Die meisten Menschen kennen Excel. Das Programm Excel wurde von Microsoft in das Paket der Büroanwendungen integriert, damit User Tabellen, Diagramme und mehr erstellen können. Das Programm ist standardmäßig in der Office-Software enthalten. Microsoft bietet mit der Tabellenkalkulation ein vielfältiges Tool, das weit über die Erstellung und Formatierung von Tabellen hinausgeht.

Im Grunde ist die Benutzung der Software simpel. Sie finden auf den Arbeitsblättern Spalten, Zeilen und Zellen. Diese können mit diversen Daten befüllt werden. Im Anschluss lassen sich diese formatieren, analysieren und weiterverarbeiten.

Microsoft Excel bietet umfangreiche Optionen und Funktionen mit Daten zu arbeiten, die selbst erstellt oder importiert werden. Als kostenlose Alternativen zu Excel bieten sich am Markt etwa das LibreOffice oder Google Tabellen.

Mit Dateien arbeiten: Speichern, Datenimport und -export

Es kann entweder auf eine leere Excel-Tabelle zurückgegriffen oder aus einer Vorlage gewählt werden. Neben dem Speichern der Dateien ist es ebenfalls möglich, externe Daten in die Datei zu importieren und erstellte Datensätze zu exportieren.

Excel-Optionen zur Konfiguration

Das sind grundlegende Optionen von Excel für die Konfiguration:

• Formeln
• Sprache
• Menüband
• Symbolleiste
• Add-Ins
• Dokumentenprüfung

Die grundlegenden Funktionen von Excel enthalten das Addieren, Zählen, Ermitteln von Höchst- und Tiefstwerten sowie Durchschnitt und die logische Prüfung von Daten. Darüber hinaus verfügt das Programm über mehr als 400 Funktionen, die nicht nur im Bereich der Finanzmathematik und Statistik angesiedelt sind.

Wie sind Tabellen in Excel aufgebaut?

Wird eine neue Tabelle angelegt, startet der Nutzer mit der Arbeitsmappe. Im unteren Bereich können bei Bedarf weitere Tabellenblätter hinzugefügt werden. Die Tabelle kann mit unterschiedlichen Elementen erstellt und erweitert werden.

Daten anordnen: Sortier- und Filterfunktion

Selbstverständlich bietet das Tabellenkalkulationsprogramm die Möglichkeiten, die importierten oder erstellten Datensätze mit diversen Optionen Daten zu filtern oder zu sortieren.

Über Formeln, die mit einem Gleichzeichen „=“ beginnen, können diverse Berechnungen durchgeführt werden. So lassen sich ebenfalls komplexe Formeln definieren.

Zum Aufbau von Funktionen und Formeln

Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen. Anschließend werden Konstanten und Operatoren eingefügt. Diese können zusammen maximal eine Länge von 8.192 Zeichen aufweisen.

Überblick zu Formeln und Funktionen

Neben einfachen Formeln wie der Addition bietet Excel ebenfalls aufwendigere Auswertungen in Form von komplexen Funktionen, die miteinander kombiniert werden können. Einen Überblick über die Funktionen können Sie sich in einer vollständigen Liste aller Excel-Funktionen beschaffen. Beispiele für Funktionen sind:

• Datums- und Uhrzeitfunktionen: Um das aktuelle Datum oder die Uhrzeit in eine Zelle einzufügen, helfen die Formeln =HEUTE() und =JETZT(). Allerdings muss die Zelle von Hand aktualisiert werden, um den Wert anzupassen.
• Textfunktionen: Diese Funktion ermöglicht dem User das Umwandeln von einem Zahlenformat zu Text. So lassen sich Daten, die aus Zahlen oder Datum bestehen, in einen Text integrieren.
• Mathematische, Statistik- und Finanzfunktionen: Neben den mathematischen Funktionen, um mit Zahlen zu rechnen, bietet Excel ebenfalls die Option, Statistiken auszuwerten oder zu erstellen. Hinzukommen vielfältige finanzmathematische Funktionen. So lassen sich etwa zu zahlende oder zu erhaltende Werte negativ oder positiv ausgeben.
• Formeln überprüfen: Bei der Eingabe von Formeln kann es zu Fehlern kommen. Um diese ausfindig zu machen, hilft der Punkt "Formeln, Formelüberwachung" und "Spur zum Vorgänger".

Um Daten in der Tabelle zu visualisieren, können Diagramme in Excel genutzt werden. Excel bietet diverse Arten von Diagrammen , unter anderem:

• Balkendiagramme
•  Flächendiagramme
• Kartogramme
• Kreisdiagramme
• Liniendiagramme

Legenden & Achsen bearbeiten

Es ist darüber hinaus möglich, Diagrammachsen zu bearbeiten und die Legende individuell anzupassen und zu beschriften. Hierzu muss das Diagramm markiert werden. Anschließend ermöglicht "Entwurf" und "Daten auswählen" das Bearbeiten der Legenden und Achsenbeschriftungen.

Tabelle oder Excel-Programm anpassen mit Makros

Makros erlauben nicht nur das Festlegen von Befehlen, die automatisch ausgeführt werden. Mithilfe dieser lässt sich ebenfalls auf andere Programme zugreifen oder Sie können Excel per Makro anpassen.

Je umfangreicher ein Programm ist, desto wichtiger sind Tipps und Tricks sowie das Wissen um mögliche Probleme. Bei Problemen oder Tipps für eine effizientere Arbeit mit Excel kann unter anderem auf folgende Bereiche zurückgegriffen werden:

• Tastenkombinationen
• häufige Fehler
• Excel-Vorlagen
• FAQs
• Beispielrechnungen

Wer seine Daten nachvollziehbar aufbereiten oder diese analysieren möchte, kommt um ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel kaum herum. Sei es die Arbeit mit einer Tabelle, das Visualisieren mit Diagrammen oder ein zeitsparenderes Arbeiten mithilfe von Makros: Excel bietet zahlreiche Optionen, Berechnungen zuverlässig durchzuführen, diese benutzerfreundlich darzustellen und Tabellen zu gestalten.