Excel-Datei mit einem Passwort schützen: So gehen Sie vor

Für gewöhnlich befinden sich auf dem eigenen Computer oder Laptop Dokumente, die sensible und vertrauliche Daten beinhalten. Dazu zählen oft auch Dateien des Programms Excel, die für private oder berufliche Zwecke verwendet werden. Excel bietet seinen Anwendern daher mehrere Optionen an, um eine ganze Datei, eine Arbeitsmappe oder ein einzelnes Arbeitsblatt zu schützen. So kann verhindert werden, dass jeder in ein vertrauliches Excel-Dokument einsehen kann.

Sobald mehrere Benutzer auf eine Excel-Datei zugreifen und mit ihr arbeiten, ist es sinnvoll, die Formeln vor dem unbeabsichtigten Löschen zu schützen. Excel-Dokumente können zudem mit einem Kennwort geschützt werden. Dadurch können Personen, die das Passwort nicht kennen, das Dokument nicht mehr öffnen. Ein Excel-Nutzer kann eine Arbeitsmappe auch schreibgeschützt öffnen, um ungewollte Veränderungen zu vermeiden. Ebenso lässt sich eine vorhandene Mappe mit einem Schreibschutz versehen.

Schutz auf Dateiebene, Arbeitsmappenebene und Arbeitsblattebene: Was sind die Unterschiede?

• Schutzoptionen auf Dateiebene: Hier bietet sich die Möglichkeit an, eine Excel-Datei mit einem Kennwort zu versehen. Die Datei kann nach seiner Sperrung von anderen Benutzern nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden. Auf dieser Ebene lässt sich auch ein Kennwort zum Öffnen und Ändern einer Excel-Datei festlegen. Eine abgeschlossene Version einer Datei lässt sich mit der Bezeichnung „endgültige Version“ kennzeichnen. Danach kann ein Excel-Anwender die Datei nur noch schreibgeschützt öffnen.
• Schutzoptionen auf Arbeitsmappenebene: Hier kann die Struktur einer Arbeitsmappe durch die Verwendung eines Kennworts geschützt werden. In Folge können Arbeitsblätter der Arbeitsmappe von weiteren Benutzern nicht mehr gelöscht, ausgeblendet, hinzugefügt oder umbenannt werden.
• Schutzoptionen auf Arbeitsblattebene: Der Arbeitsblattschutz ermöglicht die Einschränkung von Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten, ohne eine komplette Datei mit einem Kennwort zu verschlüsseln. Hier kann festgelegt werden, wie ein Benutzer im jeweiligen Excel-Arbeitsblatt arbeiten kann. Sie bestimmen, ob ein Benutzer lediglich Zeilen hinzufügen oder auch bearbeiten darf.

Worauf sollten Sie bei der Wahl des Kennworts achten?

Komplexe Passwörter erschweren den Zugang zu den geschützten Dateien. Ein sicheres Kennwort ergibt sich durch seine Struktur und Länge. Grundsätzlich sollte es aus mindestens acht bis zehn Zeichen bestehen. Optimalerweise wird eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen genutzt. Dabei sollten Umlaute und regionalspezifische Zeichen vermieden werden.

• Der Schutz auf Dateiebene empfiehlt sich für die Steuerung der Zugriffsebene für die Benutzer eines Excel-Dokuments. Sie können eine Excel-Datei verschlüsseln, ohne das eine andere Person die Datei öffnen kann. Mit der Angabe und Weitergabe des Passworts zum Ändern können Sie auch weiteren Benutzern das Bearbeiten der Datei gestatten.
• Wenn Sie den Schutz auf der Ebene der Arbeitsmappe verwenden, dann können Sie steuern, wie weitere Benutzer mit den Arbeitsblättern in dieser Struktur arbeiten können. Stellen Sie sich vor, eine Ihrer Arbeitsmappen beinhaltet eine Reihe von Arbeitsblättern. Jedes Ihrer Teammitglieder ist für die Daten seines eigenen Arbeitsblatts zuständig. Jedem im Team soll es nun möglich sein, Daten in sein eigenes Arbeitsblatt hinzuzufügen. Das Verändern, Verschieben oder Hinzufügen von weiteren oder neuen Arbeitsblättern soll für sie allerdings nicht durchführbar sein.
• Durch den Schutz auf Arbeitsblattebene können Sie steuern, was ein Excel-Nutzer in einem bestimmten Arbeitsblatt durchführen kann. Sie können einem Kollegen die Möglichkeit gewähren, Daten in ein Arbeitsblatt zu schreiben und diese abzuspeichern. Die Löschung von Zeilen und Spalten darf er jedoch nicht vornehmen.

Excel bieten Ihnen sehr unterschiedliche Möglichkeiten an, um eine Datei zu schützen. So können Excel-Anwender die Excel-Datei, die gesamte Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt vor Änderungen schützen bzw. die Zugriffsrechte Dritter kontrollieren und beschränken. Die Excel-Datei lässt sich leicht mit einem Kennwort schützen, dass in den Excel-Optionen festgelegt werden kann.