Cloud, E-Mail, USB-Stick oder CD: So geben Sie PowerPoint-Präsentationen inklusive aller Multimedia-Inhalte weiter
Egal ob Sie eine Präsentation für einen Kundentermin benötigen oder den Teilnehmern Ihrer Online-Schulung die Präsentation im Nachgang noch zur Verfügung stellen wollen: Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation weitergeben, sollten Sie darauf achten, dass Sie die Präsentation richtig exportieren, sodass auch alle Audio- und Videodateien weitergegeben werden. Schließlich wäre es ärgerlich, wenn Ihrer Präsentation entscheidende Elemente fehlen.
Um gar nicht erst darüber nachdenken zu müssen, ob bei der Weitergabe auch wirklich alle Elemente enthalten sind oder ob Ihre Präsentation auf einem fremden Rechner abgespielt werden kann, auf dem möglicherweise Microsoft PowerPoint gar nicht installiert ist – zum Beispiel auf einem Mac – können Sie sich vorbereiten. Je nachdem, ob Sie mit einer älteren PowerPoint-Version oder mit Microsoft 365 arbeiten, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.
Je neuer Ihre PowerPoint-Version ist, desto bequemer ist die Weitergabe von Dateien
Bei älteren PowerPoint-Versionen müssen die Multimedia-Elemente in einer Präsentation zusätzlich abgespeichert und ebenfalls weitergegeben werden. Dafür muss eine Verknüpfung zwischen der Präsentation und dem Ordner mit den Video- oder Audioelementen erstellt werden. Die Elemente lassen sich mit wenigen Klicks jedoch auch in die Präsentation einbetten, dann müssen sie nicht extra mitgeschickt werden.
Bei den neueren PowerPoint-Präsentationen ist es einfacher. Falls Sie zum Beispiel PowerPoint über Microsoft 365 nutzen, können Sie Ihre Präsentationen in der Cloud ablegen. Dort können Sie sie jederzeit wieder aufrufen und auch mit anderen teilen – inklusive aller vorgesehenen Multimedia-Elemente. Das Einzige was dafür nötig ist, ist neben dem Microsoft 365-Abonnement ein Internetzugang.
So exportieren Sie Ihre PowerPoint-Präsentation mit Audio und Video in neueren PPT-Versionen
Um eine PowerPoint-Präsentation in der Version von 2016 zu exportieren, gehen Sie auf den Menüpunkt Datei. Darunter findenSie in der sich öffnenden linken Leiste den Punkt Exportieren. Ihnen werden dann verschiedene Versionen vorgeschlagen, in die Sie Ihre Präsentation umwandeln können.
PDF/XPS-Dokument erstellen:
Mit dieser Option können entweder nur einzelne Folien oder die gesamte Datei in ein PDF umgewandelt und gespeichert werden. In den Optionen haben Sie die Möglichkeit das Dokument PDF/A-kompatibel zu speichern. Auf diese Weise kann es von jedem PDF-Viewer geöffnet werden. So erstellen Sie das Dokument:
Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF/XPS-Dokument erstellen.
Geben Sie einen Dateinamen für Ihre Präsentation ein.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Format PDF ausgewählt haben.
Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen, je nachdem was Ihr Wunsch ist.
Wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn Ihr Dokument in hoher Auflösung benötigt wird.
Wählen Sie Mindestgröße (Online Publishing), wenn für Sie eine geringere Dateigröße wichtiger ist als die Druckqualität.
Klicken Sie auf Optionen, um die Details wie die zu druckenden Seiten, den Druck von Markups oder die Ausgabeoptionen festzulegen.
Klicken Sie anschließend auf OK und dann auf Veröffentlichen.
Bildschirmpräsentation für CD verpacken:
Nicht nur für CDs, sondern auch für USB-Sticks können Präsentationen entsprechend verpackt werden. Dabei werden eine oder mehrere Präsentationen und weitere gewünschte Dateien zusammengefasst und auf eine CD gebrannt. Werden die Dateien in einem Ordner abgespeichert, können Sie anschließend von dort auf den USB-Stick kopiert werden.
Handzettel erstellen:
Eine weitere Exportfunktion ist Handzettel erstellen, die aus Folien mit Ihren Notizen bestehen. Wenn Sie diese Option auswählen, geht ein Seitenfenster auf, in dem Sie das Layout der Notizen und Folien festlegen können. PowerPoint erstellt dann aus Ihrer Wahl eine Word-Datei, in der Sie dann auch noch weiterarbeiten können.
Dateityp ändern:
Unter dieser Option haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel das Format Ihrer Präsentation auf das alte PowerPoint-Format 97-2003 ändern. Auch können Sie das OpenDocument-Format auswählen, falls Ihre Präsentation für OpenOffice geeignet sein soll. Eine Umwandlung in JPEG- oder PNG-Bilder ist unter dem Button Dateityp ändern ebenfalls möglich. Wählen Sie als anderer Dateityp speichern aus und gehen dann auf Speichern unter, können Sie einzelne Folien auch in andere Formate wie GIF, BMP, WMF, EMF oder TIFF konvertieren.
Video erstellen:
Videos werden regulär im MP4-Format gespeichert. Alternativ lässt sich auch das WMV-Format auswählen. Beim Export werden alle Multimedia-Elemente, Animationen und Zeitabläufe eingeschlossen. Bei der Bildqualität haben Sie die Wahl zwischen:
- Standard = 640x480 Pixel
- HD = 960x720 Pixel
- Full HD = 1400x1080 Pixel
- Ultra HD = 2880x2160 Pixel
Doch Achtung: Je höher die Auflösung ist, desto größer ist auch die exportierte Datei. Falls Sie Ihre Präsentation zum Beispiel via E-Mail verschicken wollen, sollten Sie dabei beachten, dass viele E-Mail-Programme Anhänge nur bis zu einer bestimmten Größe verschicken. Gehen Sie den Weg über einen Anbieter wie WeTransfer, um größere Anhänge zu versenden.
Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation in ein Video umwandeln, befreit Sie das von der Aufgabe, herauszufinden, mit welcher PowerPoint-Version der oder die Empfänger arbeiten. Denn eine Präsentation, die als Video mit dem Format WMV vorliegt, kann auf jedem Windows-Computer mit entsprechendem Video-Player abgespielt werden. Und dieser ist schnell installiert, falls er noch nicht vorhanden ist.
PowerPoint-Präsentationen in der Cloud: einfach und praktisch
Mit der neuen PowerPoint Variante, die ein Teil des Microsoft 365-Abonnements ist, wird das Teilen von PowerPoint-Dateien, die Video- oder Audioelemente enthalten deutlich leichter. Schließlich speichert Microsoft die erstellte PowerPoint in der Cloud ab, auf die dann jeder zugreifen kann. Dafür müssen Sie nur die Präsentation für andere Personen freigeben oder den Pfad in Ihre Cloud per E-Mail verschicken.
Andere Personen können die PowerPoint-Präsentation auch dann ansehen, selbst wenn sie selbst kein Microsoft 365-Kunde sind. Das Erstellen, Verknüpfen und Kopieren zusätzlicher Ordner entfällt. Ein weiterer Vorteil: Die Präsentation kann von anderen Personen nicht nur angesehen, sondern auch bearbeitet werden. Dies ist in Echtzeit möglich, sodass Sie mit mehreren Personen gleichzeitig in einer PowerPoint-Präsentation arbeiten können.
Wenn Sie nicht über die Cloud-Version von PowerPoint verfügen, können Sie Ihre Präsentationen entweder per USB-Stick oder CD weitergeben oder sie ganz einfach per E-Mail verschicken. Wenn Sie mit älteren PowerPoint-Versionen arbeiten, haben wir dafür einige Hinweise für Sie erstellt.
So verschicken Sie Präsentationen in den PowerPoint-Versionen bis 2007
Bei älteren PowerPoint-Versionen funktioniert die Weitergabe noch etwas anders. In den PowerPoint-Versionen bis 2007 werden alle Multimedia-Dateien (mit Ausnahme kleiner WAV-Dateien) nur mit der Präsentation verknüpft. Sie müssen bei der Weitergabe also sicherstellen, dass diese Verknüpfungen auch auf fremden Rechnern noch funktionieren, indem sie alle verknüpften Dateien mitsenden.
Auch wenn PowerPoint 2007 nach Vergangenheit klingt: Viele Privatpersonen und Nutzer älterer Computer nutzen auch diese älteren PowerPoint-Versionen noch, weshalb es durchaus sinnvoll ist, die Funktionen und Möglichkeiten zu kennen.
Versionsunterschiede und Vorbereitungen
Sie erleichtern sich in allen älteren Versionen die Arbeit, indem Sie vor Beginn der Arbeit an der Präsentation einen Ordner anlegen, in den Sie neben der Präsentation alle Multimedia-Dateien kopieren, und zwar bevor Sie sie in die Präsentation einfügen.
So werden für die Verknüpfungen relative Pfade erzeugt, in denen der eigentliche Pfadname (Laufwerk\Ordner\Unterordner) nicht mitgespeichert wird und die auch auf fremden Rechnern noch funktionieren. Auf diese Weise gehen Sie auf Nummer Sicher, dass bei Ihrer weitergegebenen Präsentation auch alle Multimedia-Elemente abgespielt werden können und nichts verloren geht.
Dateien automatisch für CD verpacken
Die Funktion Verpacken für CD steht ab PowerPoint 2003 zur Verfügung. Sie ermöglicht das Weitergeben von Präsentationen, ohne dass Multimedia-Dateien in einem separaten Ordner gespeichert und verknüpft werden müssen. Beim Verpacken für CD werden die Dateien in die Präsentation eingebettet und so automatisch mit exportiert. Heutzutage ist die Weitergabe auf einem USB-Stick üblicher als mit einer CD – noch leichter geht es per E-Mail oder Cloud-Link.
Daten von Hand zusammenstellen
- Verpacken für CD ist nützlich, wenn Sie Verknüpfungen automatisch korrigieren lassen wollen. Sind alle Dateien in einem Ordner versammelt, können Sie den Ordnerinhalt auch ohne diese Funktion auf CD brennen.
- Wenn Sie die Präsentation auf einem USB-Stick weitergeben wollen, sollten Sie sie zunächst auf Ihrer Festplatte zusammenstellen und dann erst kopieren. Das direkte Speichern auf mobile Datenträger ist fehleranfällig.
- Verpacken Sie Dateien, die per E-Mail versendet werden, als ZIP-Datei, um sicherzustellen, dass sie zusammenbleiben.
- Testen Sie die CD bzw. den USB-Stick auf einem anderen Rechner, bevor Sie etwas weitergeben oder vervielfältigen.
- Sie können Ihre Präsentation auch in Ihrer persönlichen Dropbox oder bei einem anderen Cloud-Dienst zwischenspeichern und diese für bestimmte Personen freigeben. Sie können dann nur auf die Präsentation zugreifen, nicht aber auf Ihre anderen Inhalte.
Richtiges Dateiformat wählen und Datengröße hochsetzen
Falls das Einbetten der Dateien nicht funktioniert, kann das daran liegen, dass zum Beispiel ein falsches Dateiformat ausgewählt wurde. So sollte ein Sound als wav-Datei und nicht als wmv-Datei gespeichert werden. Auch lässt sich in den PowerPoint-Optionen unter Erweitert und Speichern die Datengröße für wav-Dateien hochsetzen. So können auch größere Dateien in die Präsentation eingebettet werden, die dann auch nicht mehr zusätzlich mitgeschickt werden müssen.
Für neuere PowerPoint-Präsentationen ab 2016 gibt es die Möglichkeit, Präsentationen nicht nur mit entsprechenden Verknüpfungen zu speichern. Sie haben verschiedene Optionen, Präsentationen weiterzugeben, nämlich:
- Als PDF: Die Folien lassen sich dann mit einem PDF-Viewer öffnen, den praktisch jeder Computer hat
- Als einzelne Folien: Einzelne Folien können als Grafik gespeichert werden. Einzig Multimedia-Elemente in diesen Folien können dann nicht abgespielt werden.
- Als Video: PowerPoint-Präsentationen können als Video beziehungsweise Film exportiert werden.
PowerPoint-Präsentationen als Video weitergeben: So geht’s
Für die ältere PowerPoint-Version von 2010 können Sie unsere Anleitung nutzen, um ein Video aus Ihrer Präsentation zu erstellen.
Eine Audiodatei für eine Folie einfügen
Wechseln Sie zu der Folie, die eine musikalische Untermalung erhalten soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Medien auf Audio.
Wählen Sie Audio aus Datei.
Wechseln Sie zu dem Ordner, der die Musikdatei enthält und wählen Sie die gewünschte Musikdatei aus.
Schließen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche Einfügen ab.
PowerPoint platziert auf der Folie ein Lautsprecher-Symbol für die eingefügte Audiodatei.
TIPP: Wenn Sie nicht sicher sind, welche Audiodatei die passende ist, klicken Sie im Dialogfeld Audio einfügen einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei und im Kontextmenü auf Wiedergabe. So können Sie sich zweifelsfrei für die richtige Audiodatei entscheiden.
Das Abspielen der Audiodatei konfigurieren
Ziehen Sie das Lautsprecher-Symbol neben die Folie und lassen Sie es markiert.
Blenden Sie die Registerkarte Audiotools/Wiedergabe ein.
Klicken Sie in der Gruppe Audiooptionen in der Liste rechts neben Start auf den Eintrag Automatisch, damit die Musik beim Einblenden der Folie automatisch abgespielt wird.
Ein Musikstück für die gesamte Präsentation einfügen
Soll die Audiodatei als musikalische Untermalung für die komplette Präsentation dienen, dann gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie zur ersten Folie der Präsentation.
Fügen Sie die Audiodatei wie oben beschrieben ein.
Wählen Sie diesmal auf der Registerkarte Audiotools/Wiedergabe in der Liste rechts neben Start den Eintrag Folienübergreifende Wiedergabe.
WICHTIG: Wenn Sie die Präsentation anschließend in ein Video umwandeln, muss das Musikstück die gleiche Dauer wie die Präsentation haben.
Das Aktivieren des Kontrollkästchens "Endlos weiterspielen" bei einer kürzeren Audiodatei bringt nichts, denn im Video funktioniert die Wiederholung nicht.
Fazit: So geben Sie Ihre PowerPoint-Präsentationen mit allen Multimedia-Elementen weiter
Um eine Präsentation mit allen enthaltenen Video- und Audioelementen weiterzugeben, haben Sie je nach PowerPoint-Version verschiedene Möglichkeiten. Während Sie in den älteren PowerPoint-Versionen noch die verwendeten Multimedia-Elemente zusätzlich abspeichern und Verknüpfungen einrichten müssen, können Sie in den neueren Versionen einfach die gesamte Datei exportieren. Alle in der Präsentation enthaltenen Elemente werden dabei mitgenommen.
Beim Export von Präsentationen haben Sie verschiedene Möglichkeiten und können diese sowohl als PDF, als Video oder auch als einzelne Grafiken exportieren. Das Übertragen auf eine CD oder einen USB-Stick ist schon seit der PowerPoint-Version 2003 problemlos möglich.
Praktisch und simpel ist das Übertragen der Präsentation beim cloudbasierten Microsoft 365. Dort lassen sich PowerPoint-Präsentationen online speichern und andere Nutzer können über einen Link darauf zugreifen. Sogar das gemeinsame Bearbeiten einer Präsentation ist möglich. Wertvolle Video- und Tonelemente gehen in der cloudbasierten Variante nicht verloren.
