Präsentationen für die Weitergabe vorbereiten mit PowerPoint 2010
Dokument vor der Weitergabe prüfen
Bevor Sie eine elektronische Kopie Ihrer PowerPoint-Präsentation versenden, sollten Sie die Präsentation auf Daten oder persönliche Informationen prüfen, die in der Präsentation selbst oder in den Dokumenteigenschaften gespeichert sein könnten. Da diese Informationen eventuell Details preisgeben, die nicht öffentlich bekannt sein sollen, ist es empfehlenswert diese ausgeblendeten Informationen zu entfernen.
PowerPoint bietet Ihnen dafür ein Tool an, das Ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt:
- Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Informationen.
- Klicken Sie im mittleren Bereich auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen – Dokument prüfen.
- Sie sehen nun eine Liste, der Elemente, die überprüft werden können.
Die Einstellungen zur Dokumentprüfung anpassen
- In der Standardeinstellung sind im Dialogfeld Dokumentprüfung alle Kästchen bis auf eines markiert.
- Setzen Sie das Häkchen auch vor Externer Folieninhalt. Falls außerhalb der Folie noch ein Textfeld liegt, wird dieses dadurch entfernt.
- Unter anderem überprüft PowerPoint, ob noch Kommentare in der Präsentation enthalten sind und löscht auf Wunsch auch die persönlichen Informationen, die im Dokument gespeichert wurden, wie z.B. den Benutzernamen des Präsentationserstellers.
- Auch eventuell vergessene Notizen im Notizbereich der Präsentation können entfernt werden.
- Nachdem Sie alle für Sie relevanten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Prüfen.
- Es werden Ihnen nun alle gefundenen Elemente angezeigt und Sie können bei jeder Option jeweils entscheiden, ob Sie die Elemente mit der Schaltfläche Alle entfernen löschen möchten.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Schließen.
Achtung Falle: Verknüpfungen mit Excel
Die Prüfung in PowerPoint 2010 leistet so einiges, sie kann jedoch nicht garantieren, dass wirklich alle internen Informationen entfernt werden.
Überprüfen Sie immer manuell, ob in der Präsentation ein Diagramm vorhanden ist, das beim Öffnen mehr Informationen Preis gibt, als gewünscht. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn das Diagramm in Excel erstellt wurde und dann entweder als verknüpftes Microsoft Excel-Diagramm-Objekt oder mit der Einfügeoption Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten bzw. Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten in PowerPoint eingefügt wird.
Wenn Sie ein solches Diagramm markieren und auf Daten bearbeiten klicken, öffnet sich die gesamte Excel-Datei und bietet so Einsicht in weitere Excel-Datenblätter, die Sie eventuell nicht freigeben wollten.
Normalerweise besteht diese Gefahr bei verknüpften Dateien nur, wenn der Betrachter die Präsentation auf dem Rechner öffnet, auf dem sie erstellt wurde. Denn nur so ist die Verknüpfung zu Excel auch tatsächlich aktiv. Sobald sie auf einem fremden Rechner geöffnet wird, erscheint die Meldung, dass die verknüpfte Datei nicht verfügbar ist.
Aber Vorsicht, beim Verpacken einer Präsentation auf einer CD werden Verknüpfungen mitgespeichert. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in der nächsten Ausgabe.
So decken Sie Verknüpfungen zu Excel auf und löschen überflüssige Daten
Nicht immer erstellt man in einer Präsentationen alle Folien selbst. Wenn Sie jedoch für die abschließende Prüfung der Präsentation zuständig sind, gibt es einen einfachen Weg festzustellen, ob Ihre Kollegen eventuell ein verknüpftes Diagramm eingefügt haben.
So geht’s:
- Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Informationen.
- Rechts unten finden Sie die Option Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.
- Sie sehen nun alle Verknüpfungen der Datei und können einzelne Verknüpfungen auf Wunsch auch aufheben.
Bei eingebetteten Arbeitsmappen löschen Sie die überflüssigen Datenblätter.
