SmartArt-Grafiken auch für ältere PowerPoint-Versionen nutzbar machen

Das passiert mit SmartArt-Grafiken, wenn die Präsentation im 97-2003-Format abspeichert wird

SmartArt-Grafiken sind vorgefertigte Schaubilder, die es erlauben, Texte in wenigen Sekunden in optisch ansprechende, bildhafte Dastellungen zu verwandeln.

Da es die Funktion der SmartArt-Grafiken erst ab PowerPoint 2007 gibt, können diese Schaubilder in älteren Versionen nicht bearbeitet werden. Stattdessen werden Sie in PowerPoint 2002 oder 2003 nur als Bilder dargestellt.

Dies gilt sowohl für das Öffnen der Datei im Kompatibilitätsmodus als auch für Präsentation, die im 97-2003-Format abgespeichert wurden.

Wenn Sie in PowerPoint 2010 oder 2007 eine Präsentation mit SmartArt-Grafik im 97-2003-Format speichern, bekommen Sie folgende Meldung:

Diese Eigenschaften der SmartArt-Grafik gehen in PowerPoint 2002 und 2003 verloren

Wenn Sie dank Kompatibilitätspaket eine in Version 2010 oder 2007 erstellte Präsentation mit der Endung PPTX in früheren PowerPoint-Versionen öffnen, erscheinen SmartArt-Grafik als Bilder. Das heißt:

• Die SmartArt-Grafik kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Weder Texte, noch Farben lassen sich ändern.
• Alle Animationen gehen verloren.
• Es stehen nur noch die Optionen der Grafik-Symbolleiste zur Verfügung (z.B. Umfärben in Graustufen).

Hier das Beispiel einer SmartArt-Grafik in PowerPoint 2010 und in PowerPoint 2003.

Links: in PowerPoint 2010 lassen sich alle Elemente einzeln bearbeiten. Rechts: in PowerPoint 2003 lässt sich die gesamte SmartArt-Grafik nur noch als Bild anpassen.

So bleiben die Animationen von SmartArt-Grafiken auch in älteren PowerPoint-Versionen erhalten

Bevor Sie eine Präsentation mit mühevoll animierten SmartArt-Grafiken verschicken, sollten Sie herausfinden, mit welcher PowerPoint-Version der Empfänger arbeitet.

Auch wenn Sie selber Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner vorführen müssen, sollten Sie sich immer erkundigen, welche Version dort installiert ist.

Ist auf dem Zielrechner nur PowerPoint 2003 installiert, bietet sich Ihnen folgende Möglichkeit: Installieren Sie den PowerPoint 2010 Viewer auf dem Computer (bzw. schicken Sie dem Kollegen/Kunden eine Beschreibung, wie dieser zu installieren ist).

Wichtig: Für die Installation sind Administratorrechte auf dem Computer erforderlich. So geht’s:

• Klicken Sie auf diesen Link.
• Folgen Sie dort den Installationsanweisungen.

Der kostenlose PowerPoint Viewer 2010 ermöglicht es, PowerPoint-Präsentationen aller Versionen detailgetreu in früheren PowerPoint-Versionen und sogar an PCs ohne PowerPoint als Bildschirmpräsentation abzuspielen. Die Animationen der SmartArt-Grafiken bleiben so erhalten.

Nachteil: Mit dem Viewer können Dateien lediglich betrachtet, jedoch nicht bearbeitet werden.

Profi-Technik: So geht’s auch ohne PowerPoint Viewer

Wenn die Präsentation mit den animierten SmartArt-Grafiken auf einem Rechner mit PowerPoint 2003 nicht nur betrachtet, sondern auch bearbeitet werden soll, dann hilft Ihnen folgende Profi-Technik weiter: Lösen Sie die SmartArt-Grafik in ihre Einzelteile auf. Diese sind dann auch in PowerPoint 2003 zu bearbeiten und lassen sich beliebig animieren. So geht’s:

• Erstellen, beschriften und formatieren Sie Ihre SmartArt-Grafik wie gewünscht. Weisen Sie Ihr jedoch keine Animationseffekte zu und verwenden Sie keine Formeffekte. Diese sind in PowerPoint 2003 größtenteils nicht verfügbar und würden nur dazu führen, dass sich einzelne Elemente in PowerPoint 2003 nicht ändern lassen, weil sie nur als Bilder zur Verfügung stehen.
• Duplizieren Sie die Folie mit der SmartArt-Grafik mit Strg + Umschalt + D. Damit verfügen Sie später noch über die Originalversion, die Sie schnell und unkompliziert abändern können.
• In PowerPoint 2010: Öffnen Sie auf der duplizierten Folie per rechtsklick auf die SmartArt-Grafik das Kontextmenü und wählen Sie In Formen konvertieren. Lösen Sie danach die Gruppierung zweimal mit Strg + Umschalt + H auf.

• In PowerPoint 2007: Klicken Sie in die SmartArt-Grafik, so das eine Form markiert ist, aber der Cursor nicht blinkt. Drücken Sie Strg + A, um alle Elemente der SmartArt-Grafik zu markieren und dann Strg + C, um die Elemente zu kopieren. Wechseln Sie auf eine leere Folie und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit Strg + V ein. Die Elemente liegen nun einzeln vor.
• Animieren Sie erst jetzt die einzelnen Elemente wie gewünscht. Speichern Sie abschließend die Präsentation im 97-2003-Dateiformat (Endung PPT).
• Wird die Präsentation nun in PowerPoint 2003 geöffnet, bleiben die Animationen erhalten. Außerdem lassen sich die einzelnen Elemente des Schaubilds gegebenenfalls bearbeiten.