Dokumente automatisch als PDF-Dateien verschicken
Wenn Sie Word-Dokumente per E-Mail verschicken wollen, müssen Sie berücksichtigen, dass vielleicht nicht alle Empfänger mit Word arbeiten. Ihre Dokumente können von den Empfängern also unter Umständen gar nicht geöffnet werden.
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Unproblematischer ist der Versand von PDF-Dateien, denn der kostenlose Adobe Reader, mit dem sich PDF-Dateien öffnen lassen, gehört eigentlich zur Standardausrüstung jedes PCs.
Mit Word 2010, 2007 ist der PDF-Versand genauso einfach wie der Versand eines normalen Word-Dokuments:
- Öffnen Sie das Dokument, das Sie per E-Mail verschicken wollen.
- Wählen Sie in Word 2010 DATEI-SPEICHERN UND SENDEN an, achten Sie darauf, dass im Backstage-Bereich die Option PER E-MAIL SENDEN aktiviert ist, und klicken Sie dann auf ALS PDF SENDEN. In Word 2007 klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche und danach auf SENDEN. Anschließend wählen Sie den Befehl PDF-E-MAIL-ANLAGE an.
- Word erstellt automatisch eine neue E-Mail-Nachricht, der das aktuelle Dokument in Form einer PDF-Datei angefügt ist. Sie müssen nur noch den oder die Empfänger auswählen und den Befehl zum Senden anklicken.
Selbstverständlich können Sie vorher auch noch die Betreffzeile ändern oder erläuternden Text in die Nachricht einfügen. (pbk)
