Outlook mit Windows Phone 8 synchronisieren

Synchronisieren lassen sich zwischen dem Smartphone und Outlook die E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte. Nicht synchronisiert werden die Notizen aus Outlook. Dafür verfügen die neuen Windows-Smartphones aber über eine Mobilvariante von OneNote, die über ein Konto bei Outlook.com mit einer OneNote-Installation auf dem PC synchronisiert werden kann.

Anders als bei früheren Windows-Mobile- bzw. Windows-Phone-Editionen (vor Version 7) ist in Version 8 keine Synchronisierung mehr per USB-Kabel und ActiveSync bzw. Windows-Mobile-Gerätecenter möglich. Um die Daten zwischen Outlook und dem Smartphone bzw. Tablet abzugleichen, benötigen Sie entweder eine Anbindung an einen Exchange-Server oder ein Konto bei Outlook.com/Windows Live. Der Abgleich zwischen Smartphone/Tablet und Outlook.com geht also nur noch „over the air“, also per Funkverbindung (UMTS oder Wireless LAN).

Wenn Sie Outlook bis einschließlich Version 2010 einsetzen, benötigen Sie neben dem Outlook.com-Konto noch den Outlook Hotmail Connector (in Outlook 2013 ist der bereits enthalten).

Outlook vorbereiten

Wenn Sie Outlook 2003 bis 2010 einsetzen und den Outlook Hotmail Connector noch nicht installiert haben, fahren Sie wie im Anschluss beschrieben fort. Für frühere Outlook-Versionen gibt es leider keinen Hotmail Connector, eine Synchronisierung via Outlook.com ist nicht möglich.

Zunächst einmal holen Sie sich den kostenlosen Hotmail Connector:

1. Starten Sie Ihren Web-Browser und geben Sie in das Suchfeld von Google oder Bing outlookhotmailconnector ein.
2. Wählen Sie den Link Übersicht über Microsoft Office Outlook Hotline Connector auf office.microsoft.com.
3. Falls Sie die 64-Bit-Version von Outlook 2010 verwenden, klicken Sie auf den entsprechenden Download-Button. Für alle übrigen Outlook-Versionen laden Sie die 32-Bit-Variante.
4. Beenden Sie Outlook.
5. Starten Sie das Setup durch einen Doppelklick auf die heruntergeladene Datei.
6. Bestätigen Sie, dass der Connector eingerichtet werden soll, bestätigen Sie die Lizenzbedingungen und klicken Sie auf Installieren und zum Abschluss auf Fertig stellen.

Outlook bis 2010: Outlook.com-Konto einrichten

Nach der Installation des Hotmail Connectors werden die notwendigen Einstellungen in Outlook eingetragen:

1. Starten Sie Outlook wieder.
2. Es erscheint die Abfrage, ob Sie ein Hotmail-Konto hinzufügen wollen. Auch wenn es um Outlook.com und nicht um Hotmail geht: Klicken Sie auf Ja.
3. Geben Sie den Namen ein, den Outlook als Absendernamen verwenden soll.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Outlook.com-Kontos sowie das dazugehörige Kennwort ein.
5. Schalten Sie die Option Kennwort speichern ein.
6. Klicken Sie auf Erweitert.
7. Geben Sie die Bezeichnung ein, die der Posteingang für das Outlook.com-Konto in Ihrem Outlook erhalten soll, sodass Sie das Konto leicht von den übrigen unterscheiden können. Dieser Name ist nur in Ihrem Outlook sichtbar.
8. Geben Sie die Adresse ein, die in Ihren E-Mails als Antwortadresse angegeben werden soll. Im Normalfall ist das noch einmal die Outlook.com-Adresse aus Schritt 4.
9. Schließen Sie den Dialog.

Outlook richtet nun einen Persönlichen Ordner für das neue Konto ein und importiert die E-Mails vom Mail-Server auf www.outlook.com.

Outlook.com in Outlook 2013 einrichten

Dazu gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie das Datei-Menü und klicken Sie auf Konto hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen ein, den Outlook als Absendernamen verwenden soll.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Outlook.com-Kontos sowie das dazugehörige Kennwort ein. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Outlook.com-Konto in Windows Phone 8 einrichten

Nun tragen Sie noch auf dem Smartphone die Angaben ein, die dieses zum Datenabgleich mit Ihrem Outlook.com-Konto braucht:

1. Falls Sie noch kein E-Mail-Konto auf dem Smartphone eingerichtet haben, öffnen Sie das E-Mail-Modul. Andernfalls rufen Sie die Einstellungen und E-Mail-Konten & andere auf und tippen auf Konto hinzufügen.
2. Um die Synchronisiereinstellungen gleich festlegen zu können, wählen Sie Erweitertes Setup.
3. Geben Sie Ihre Outlook.com-Adresse und Ihr Kennwort ein. Wegen der winzigen Tastatur ist es hilfreich, wenn Sie Kennwort anzeigen aktivieren – so sehen Sie, ob Sie sich vertippt haben. Tippen Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie Exchange ActiveSync.
5. Geben Sie unter Server die Adresse https://www.outlook.com ein und aktivieren Sie Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL).
6. Im Feld Neue Inhalte herunterladen geben Sie an, wie oft synchronisiert werden soll. Falls nicht automatisch synchronisiert werden soll, wählen Sie Manuell.
7. Unter Zu synchronisierende Inhalte setzen Sie ein Häkchen vor allen Datenarten, die Sie abgleichen wollen.
8. Tippen Sie auf Anmelden.

Daten abgleichen

Sowohl in Outlook als auch im Smartphone bestimmen Sie, ob und in welchen Abständen automatisch synchronisiert werden soll oder ob Sie den Datenabgleich von Hand anstoßen wollen:

• In Outlook 2003 und 2007 rufen Sie Extras → Optionen → E-Mail-Setup auf, in Outlook 2010 und 2013 den Befehl Datei → Optionen → Erweitert. Dann klicken Sie auf Senden/Empfangen und geben ins Feld Automatische Übermittlung alle x Minuten das gewünschte Intervall ein bzw. deaktivieren diese Option, wenn Sie nur manuell synchronisieren wollen
• Auf dem Smartphone stellen Sie das Intervall entweder gleich beim Einrichten des Outlook.com-Kontos ein oder nachträglich über Einstellungen → E-Mail-Konten & andere → Outlook. Dazu wählen Sie im Feld Neue Inhalte herunterladen die gewünschte Frequenz bzw. Manuell aus.
• Wenn Sie manuell synchronisieren wollen, drücken Sie in Outlook die Taste F9 oder klicken auf den Button Alle Ordner senden/empfangen. 
• Dann drücken Sie im Posteingang des Smartphones auf das Icon Synchronisieren.