Einen E-Mail Anhang öffnen und hochladen: Das müssen Sie wissen

Dass eine Mail einen Anhang enthält, erkennt man an der Büroklammer im Header. In Microsoft Outlook wird die Büroklammer-Grafik direkt vor dem Namen dargestellt. Durch einen Doppelklick auf die E-Mail erkennt man im oberen Bereich die angehängten Dateien. Diese können mit einem erneuten Doppelklick geöffnet werden. Es besteht in Microsoft Outlook und in anderen gängigen Mailprogrammen ebenfalls die Möglichkeit, eine Vorschau der Datei anzusehen. Der Anhang kann alternativ vor dem Betrachten auf der Festplatte abgespeichert werden.

Um den Anhang einer E-Mail öffnen zu können, ist es essenziell, ein Programm zu installieren, das die spezifische Dateiendung des Anhangs anzeigen kann. Möchte man beispielsweise eine docx-Datei öffnen, benötigt man die neueste Version von Microsoft Word oder ein kostenfreies Programm wie Open Office oder LibreOffice. Öffnet man einen Anhang in einer anderen Software, kommt es unweigerlich zu Formatierungsfehlern. 

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Mail, die angeblich von Ihrem lokalen Energieversorger stammt. Bei genauer Betrachtung enthält diese sonderbare Zeichen und gleichzeitig einen Anhang mit einer Datei mit der Dateinamenserweiterung GIF (Graphics Interchange Format). Es kommt unweigerlich die Frage auf: Handelt es sich bei der Mail um eine autorisierte Nachricht oder um eine Spam-Mail mit angehängtem Schadprogramm?

Selbst wenn die E-Mail aufgrund ihrer Formatierung sonderbar aussieht, handelt sich in diesem Fall aller Wahrscheinlichkeit nach nicht um eine Spam-Mail. Schuld an dem merkwürdigen Aussehen ist, dass Ihr Mailprogramm die Nachricht nicht im korrekten Format zugeschickt bekam. Aus diesem Grund wird die E-Mail fehlerhaft und mit ungewöhnlichen Sonderzeichen angezeigt. Das Phänomen unkorrekter Mails von vertrauenswürdigen Absendern tritt ab und an auf:

• Wenn das Mailprogramm des Absenders die Daten fehlerhaft aufbereitet oder
• Keine Windows-Systeme zum Versand genutzt werden.
• Bei der Übertragung der Nachricht zu Ihrem Postfach Fehler auftreten.

In jedem Fall sollten Sie Mails von vertrauenswürdigen Absendern objektiv prüfen. Passen Absender, Betreff und Kundennummer zu ihren personenbezogenen Daten, sollte die Mail keine Bedrohung beinhalten. Fallen Ihnen hingegen fehlerhafte Links oder ungewöhnliche Antwortadressen auf, ist es sicherer, mit dem Absender Kontakt aufzunehmen und das Problem persönlich zu besprechen. 

Erhalten Sie eine Mail mit einem vertrauenswürdigen Mail-Anhang, können Sie diesen entweder sofort im Zielprogramm öffnen oder auf Ihrer Festplatte zwischenspeichern. Hierbei gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in Microsoft Outlook auf den „Nach-unten-Pfeil“ der rechts auf dem Anhang sichtbar ist. Es öffnet sich ein Feld mit mehreren Optionen. Wählen Sie die Auswahlmöglichkeit „Speichern unter“ und bestimmen Sie den Ordner, in dem der Anhang gespeichert werden soll. Weitere wichtige Optionen sind der Schnelldruck der Datei oder die Vorschau, mit der Sie den Inhalt betrachten können, ohne die Datei physisch zu öffnen.
• Nach dem Speichern in Ihrer persönlichen Ordnerstruktur steht Ihnen der Anhang zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Der Lösungsweg, um die Datenschutzeinstellungen zu ändern, liegt in den Internetoptionen des Internet Explorers. Dieser wurde in Windows 10 durch den Browser Microsoft Edge abgelöst.

In der Folge sollte das Abspeichern Ihrer E-Mail-Anhänge problemlos möglich sein. Bei Usern von Windows 10 und Microsoft Edge sollte dieser Fehler nicht auftreten.

Mit E-Mail-Anhängen können Sie Dateien mit großen Datenmengen transportieren. Das Limit in Bezug auf die zulässige Größe einer Mail oder eines einzelnen angehängten Dokuments gibt der Anbieter Ihrer E-Mail-Adresse vor. In kostenpflichtigen E-Mailverträgen dürfen 50 Megabyte oder bis zu 100 Megabyte an Daten versandt werden. Provider kostenloser E-Mail-Adressen deckeln die Größe von Anhängen bei 10, 20 oder 25 Megabyte. In der Regel reichen die angegebenen Größenordnungen aus, um:

• Textdateien,
• kleine Videos oder
• Musikdateien

auf diese Weise von Postfach zu Postfach als Mail-Anhang zu versenden.

Grundsätzlich sollten E-Mails mit Anlagen nicht zu groß werden. Dies hat vor allem technische Gründe. Die Größe von E-Mails ist international auf im Höchstfall 5 MB festgelegt. Dies ist nachvollziehbar, wenn miteinbezogen wird, dass E-Mails vom Mailprogramm in Pakete von jeweils 256 KB aufgeteilt werden.

Der Router, der zwischen Endgerät und Provider geschaltet ist, verkleinert die Pakete auf eine Größe von unter 1,5 KB. Dies bedeutet, dass ein Anhang mit 10 MB aus mehr als 100 Einzelpaketen besteht. Diese werden getrennt versandt und beim Empfänger in der richtigen Reihenfolge zusammengesetzt. E-Mails mit großen Datenmengen im Mail-Anhang werden darüber hinaus vom System als Virenmail oder Spam-Mail eingestuft und in den Spam-Ordner verschoben. Um dies zu umgehen, sollten die Anhänge von E-Mails in der Regel nicht mehr als 5 MB betragen.

Wesentlich ist darüber hinaus, dass der Empfänger ebenfalls über die Funktion verfügt, größere Dateien mit seinem Account empfangen kann. Ist dies nicht der Fall, kommt die E-Mail mit einem Fehlervermerk des Anbieters zurück, in der Sie informiert werden, dass das Versandlimit überschritten wurde. 

Um größere Dateien und Datenmengen zu versenden, haben Sie mehrere Alternativmöglichkeiten:

• Mehrere E-Mails mit Anhängen versenden, die das Limit des Anbieters nicht überschreiten.
• Die E-Mail-Anhänge bei einem Cloudspeicher wie Dropbox oder OneDrive speichern und ausschließlich den Link versenden. Der Empfänger kann die Datei in der Folge eigenverantwortlich laden.
• Die Dateien komprimieren. Hierfür bieten sich Programme wie WinZip oder WinRAR an. Sie wandeln einen Anhang zu einer ZIP-Datei um und können die Größe um 50 – 80 % reduzieren.
• Große Dateien bei einem Filehoster wie transfernow.net speichern und vom Empfänger abrufen lassen. Hier können zwischen 4 bis 20 Gigabyte übertragen werden.