E-Mail & KI: Effizienter Mails schreiben mit AI-Software
Im Berufsleben gehört die tägliche E-Mail-Kommunikation zu den zeitaufwendigsten Beschäftigungen. Immer wieder werden Standardmails an Kunden versendet, redundante Inhalte aufs neue in Form gebracht und verschickt. Spätestens mit der Erscheinung von ChatGPT hat sich in diesem Bereich einiges verändert.
Heute lässt sich der E-Mail-Versand nicht mehr nur an den Praktikanten weitergeben, sondern vor allem an die KI. Der Vorteil dabei ist, dass künstliche Intelligenz deutlich weniger Fehler macht als ein Azubi, Praktikant oder Kollege und dabei auch noch schneller arbeitet. Wie das System funktioniert und welchen Einfluss es auf die Büroarbeit hat, haben wir nachfolgend genauer zusammengefasst.
KI für E-Mails – wann es sich lohnt und für wen
Eine der größten Ängste in Bezug auf KI-Systeme ist der Verlust des eigenen Jobs. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass KI nicht als Ersatz für den menschlichen Arbeitseinsatz gedacht ist, sondern als Ergänzung. Indem eine künstliche Intelligenz beispielsweise einen Großteil des E-Mail-Verkehrs übernimmt, bleibt dem menschlichen Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf seine Kernkompetenzen zu fokussieren.
Arbeit wird abgenommen, aber nicht weggenommen. Die Zeitersparnis steht dabei besonders im Fokus, denn wie viele Stunden verbringen wir damit, die richtige Formulierung zu finden und jeden Kunden angemessen anzuschreiben? Die KI ist zwar nicht in der Lage, eine emotionale Note in den Text zu bringen, sie schafft aber ein Grundgerüst, an dem sich der E-Mail-Verfasser orientieren kann.
Das bedeutet, dass Themen wie Brainstorming, Kampagnenaufbau und Newsletter-Zusammenstellung an eine intelligente Software ausgelagert werden können. Aber wann und für wen lohnt sich das? Nachfolgend einige Anwendungsbereiche, in denen ein KI-System zur E-Mail-Erstellung helfen kann:
- Erstellung von Newslettern
- Angebote, die per E-Mail an Kunden verschickt werden
- Automatische Beantwortung von Standardfragen
- Vertriebs-E-Mails
Eine Hauptrolle spielt die intelligente Software für E-Mail-Marketing, da sich die Klickrate versendeter E-Mail-Post durch die optimale Gestaltung steigern lässt. Wie das funktioniert und welche Vorzüge ein KI-System hat, zeigen die folgenden Vorteile.
E-Mail-Kampagnen ohne IT-Experten erstellen – mit professionellem Layout
Eines der Hauptprobleme in kleineren Betrieben ist, dass es keinen passenden Designer oder IT-Experten für die Gestaltung hochwertiger E-Mail-Kampagnen gibt. Die Investition für einen Freelancer ist teuer, für KMUs oft unbezahlbar. KI-Anbieter wie HubSpot haben sich darauf fokussiert, Systeme mit Vorlagen zu erstellen, die per Klick-and-Send-Verfahren genutzt werden können.
Ein solcher Editor lässt sich auch ohne technische Grundkenntnisse bedienen und so können E-Mail-Kampagnen ohne zusätzliches Personal realisiert werden. Themen wie Layout, Branding und Call to Action lassen sich dabei explizit auf den jeweiligen Empfänger der E-Mail anpassen.
Durch A/B-Tests die Effizienz einzelner Kampagnen überwachen
Geht es dabei darum, die Benutzerzufriedenheit zu überprüfen, spielt der A/B-Test eine wichtige Rolle. Er wird durchgeführt, um festzustellen, welcher E-Mail-Betreff die höhere Klickrate generiert. Dabei werden zwei verschiedene Betreffzeilen verwendet und einander gegenübergestellt. Mit der richtigen KI-Software lässt sich das Ergebnis tracken und bei der nächsten E-Mail-Kampagne einbinden.
Zeigt sich beispielsweise, dass Mails mit dem Titel „A“ besser beim Empfänger ankommen und eher gelesen werden, kann das mithilfe der intelligenten Analyse festgehalten und künftig berücksichtigt werden.
Was kann die KI leisten und wo sind ihre Schwächen? Eine Gegenüberstellung
Künstliche Intelligenz ist nach wie vor nicht in der Lage, den Menschen zu ersetzen. Obwohl diese Furcht immer wieder besprochen wird, sieht die Praxis anders aus. Es sind vor allem Synergieeffekte, von denen die Berufswelt profitiert. Die KI ist in der Lage, redundante Prozesse zu übernehmen, die nach Algorithmen und immer gleichen Schemata ablaufen.
Dazu gehört auch die Erstellung von E-Mail, die für Mitarbeiter selbst sehr zeitaufwendig ist. Im weiteren Verlauf beschäftigen wir uns mit den Vorteilen, nehmen aber auch die Schwächen der KI unter die Lupe.
Angepasst auf die Zielgruppe – Schreibblockaden und Unsicherheiten mit KI überwinden
Wer kennt es nicht? Das E-Mail-Feld ist seit einer Viertelstunde leer, weil einfach die Inspiration für die passenden Worte fehlt. Ein KI Email Generator kennt solche Probleme nicht und zaubert innerhalb kürzester Zeit einen Text, der sich an den Bedürfnissen der Zielgruppe orientiert. Die Art der E-Mail spielt dabei eine untergeordnete Rolle, denn kluge Software ist in der Lage, verschiedene Themenbereiche abzudecken.
Persönliche Ansprache des Empfängers – auf Basis der jeweiligen Präferenzen
Eine KI ist in der Lage, E-Mails entsprechend den Bedürfnissen des Empfängers zu verfassen. Hierfür wird das Verhalten des Adressaten analysiert und der Inhalt des Textes anschließend personalisiert. Für ihre Arbeit stützen sich AI-Generatoren auf Faktoren wie Empfängername, bisher bestellte Produkte oder gebuchte Dienstleistungen oder vorherige Interaktionen mit dem jeweiligen Unternehmen. Der Inhalt der E-Mail ist für den Empfänger aufgrund dieser Analysen relevanter und die Kundenbindung lässt sich effektiv stärken.
Passender Inhalt mit einer hohen Klickrate – darauf setzt die KI
Oben haben wir schon über den A/B-Test gesprochen, der das Verhalten der E-Mail-Empfänger klar darlegt. Die KI ist ihrerseits in der Lage, auf Basis der Analysen zu agieren und künftige E-Mail-Inhalte zu optimieren. Ob ein Empfänger auf die Mail klickt und den Inhalt konsumiert, entscheidet sich bereits bei der Betreffzeile.
Wer hat nicht schon einmal eine Mail im Postfach gehabt, die aufgrund des Betreffs nicht ignoriert werden konnte. Indem die KI solche Zeilen generiert, lassen sich Klickraten steigern, was wiederum mehr Wachstum fürs Geschäft bedeuten kann.
Analysieren und mit Follow-up-E-Mails für Kundenbindung sorgen
Intelligente Software ist nicht nur dazu in der Lage, einen Text zu generieren und ihn automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verschicken. Sie ist auch dazu fähig, den erzielten Effekt beim Empfänger zu beobachten. Wurde die versendete E-Mail vom Adressaten empfangen und geöffnet, wird das im System registriert.
Erfolgt nun ein Klick auf ein bestimmtes Produkt, nimmt die künstliche Intelligenz diesen Umstand auf und kann auf Wunsch entsprechende Follow-up-E-Mails erstellen. Diese passen sich dann der Interaktion des Kunden an und sorgen somit für eine persönlichere Ansprache.
Beispiel: Die KI verschickt eine E-Mail mit einem besonderen Angebot. Der Empfänger öffnet die Nachricht, klickt auf das Produkt, kauft aber nicht. Je nach Einstellungen ist es nun möglich, eine Follow-up-Mail zu erstellen und dem Kunden ein personalisiertes Angebot für das angesehene Produkt zu erstellen. So lässt sich die Chance auf einen Kaufabschluss erhöhen.
Die richtige Post zur richtigen Zeit – die KI weiß, wann E-Mails gelesen werden
Viele Informationen lassen sich auch durch Mitarbeiter erfassen, der Prozess ist allerdings aufwendig und bei einem umfangreichen Kundenstamm nicht realisierbar. Ein KI-E-Mail-Generator ist in der Lage, die Präferenzen und Bedürfnisse des jeweiligen Empfängers zu speichern und entsprechend zu agieren.
So verschickt die Software Texte immer dann, wenn der Adressat mit hoher Wahrscheinlichkeit gerade aktiv ist und die Mail öffnen wird. Das Wissen wird auf Basis von Algorithmen und Analysen des bisherigen Verhaltens gesammelt. Je häufiger der KI-Textgenerator im Einsatz ist und je mehr Interaktionen es mit einem Kunden gab, desto höher ist die Effizienz.
Optimierungspotenzial mit KI-Systemen erkennen und für den eigenen Erfolg nutzen
Das Thema „Fehlerquote“ ist in den meisten Jobs sehr relevant. Da nutzt es auch nichts, dass statistisch vor allem intelligente Menschen zu Fehlern neigen. AI-Generatoren sind dazu in der Lage, die Leistung einer verschickten E-Mail zu speichern und sie zu analysieren.
So lassen sich Berichte auswerfen, die dem Unternehmen Tipps und Anregungen für künftige Kampagnen geben. Am Ende steht als Ziel die Steigerung der Effektivität beim E-Mail-Versand und die Verbesserung der Conversion Rate.
Potenzielle Fallstricke – wo die KI an ihre Grenzen kommt
Künstliche Intelligenz ist sehr weit fortgeschritten und kann effektiv dazu beitragen, hochwertige E-Mails zu erstellen und den eigenen Zeitaufwand zu reduzieren. Dabei darf aber nicht in Vergessenheit geraten, dass die KI allein nicht arbeiten kann. Menschlicher Input enthält die nötige Portion Kreativität und Emotion, die von einer künstlichen Intelligenz nicht generiert werden kann.
Es ist also nicht zielführend, die Erstellung von Geschäftspost ausschließlich in das Aufgabengebiet einer Software zu legen. Stattdessen ist es sinnvoll, die besten Effekte von KI und die Fähigkeiten des Menschen miteinander zu verbinden. Nachfolgend ein Überblick über die größten Schwächen, die nur der Mensch beheben kann:
- Emotionale Intelligenz: Eine KI erstellt ihre Texte auf Basis von Logik und Algorithmen. Emotionale Intelligenz und die vollständige Erfassung des Kontextes bleiben dabei noch immer auf der Strecke. Hier braucht es menschlichen Input, um den Inhalt auf die Emotionen des Empfängers einer Mail abzustimmen. Auch das sogenannte „zwischen den Zeilen lesen“ beherrscht die KI nicht, hier ist der Mensch gefragt.
- Persönliche Note: Ein Standardtext der KI wirkt oft automatisiert und wenig persönlich, er schreckt den Leser ab. Theoretisch könnten sich zwei KI-Systeme miteinander unterhalten, eine persönliche Note fehlt dann aber. Der menschliche Charme und die direkte Ansprache funktionieren am besten, wenn der künstlich generierte Text noch einmal überarbeitet wird.
- Datenschutz: Ein Risikofaktor ist das Thema Datenschutz, denn die KI stützt ihr Wissen auf Daten, die bereits gesammelt wurden. So gehört es zu den ethischen Prämissen, den Empfänger von E-Mails über die Nutzung von KI aufzuklären. Bislang ist unklar, ob dieser Schritt in Zukunft nicht sogar zur Pflicht wird.
Fazit: AI-Generatoren haben viel Potenzial, ersetzen den Menschen aber nicht
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz lässt sich der E-Mail-Verkehr im Unternehmen optimieren und beschleunigen. Die Furcht, dass der Bedarf an menschlichem Input verloren geht, ist aber unbegründet.
Die besten Ergebnisse lassen sich nur dann erzielen, wenn die KI von einem Menschen genutzt wird, der seine persönliche Note einfließen lässt. Das bedeutet für die Arbeitspraxis ein notwendiges Umdenken, denn die Zeitersparnis und gesteigerte Effizienz zu KI möchten sich die wenigsten Unternehmen entgehen lassen.
