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E-Mail-Signatur – Grundlagen und Aufbau von Signaturen

So erstellen Sie private oder geschäftliche E-Mail-Signaturen

Eine E-Mail-Signatur unter einer versandten Nachricht erleichtert es Empfängern, den genauen Absender der E-Mail zu erkennen. Eine E-Mail-Signatur ist für private E-Mails freiwillig. Geschäftliche E-Mails müssen seit 2007 über eine Signatur verfügen, die verschiedene Pflichtangaben enthalten muss, um als gesetzeskonform zu gelten. Bei Geschäftsbriefen per Mail, Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen muss eindeutig nachvollziehbar sein, wer die Nachricht versandt hat. Dies bedeutet sowohl für Freiberufler wie für global agierende Konzerne eine wichtige Notwendigkeit. Siemüssen an geschäftliche E-Mails eine Signatur anhängen, aus der die folgenden Pflichtangaben ersichtlich sind:

  • Der Name des Absenders.
  • Die vollständige Adresse des Absenders.
  • Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail, Telefon, Fax.
  • Abhängig von der Rechts- oder Gesellschaftsform die Handelsregisternummer oder der Geschäftsführer sowie eine Angabe zum Registergericht.

Für Privatanwender kann es ebenfalls nützlich sein, eine Signatur in jede E-Mail einzufügen. Dies wirkt professionell und zeigt auf, dass es sich bei der Nachricht in keinem Fall um Werbung oder Spam handelt. Durch eine E-Mail-Signatur steigen die Chancen, dass die E-Mail beim Empfänger nicht vom Spam-Filter aussortiert wird. Eine Signatur zu erstellen ist einfach möglich und wirkt kompetent.

Signaturvorlage Privat

Signaturvorlage geschäftlich

 

Max Mustermann

Musterstraße 23

D- 12345 Musterort

 

T:  01234-45678

F:  01234-90876

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Außendienstmitarbeiter Farben und Lacke

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Amtsgericht Münster

Handelsregisternummer:

Geschäftsführung: Franz Mustermann

Tipp:

Nutzen Sie als Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur einen allgemein lesbaren und gebräuchlichen Font wie Arial, Times New Roman oder Helvetica. Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass die Schriftart Ihrer Signatur vom Empfänger gelesen werden kann. Wenig geläufige Schriftarten könnten ansonsten vom Mailprogramm des Empfängers ersetzt werden. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder zu Zeichenfehlern führen, die vom Inhalt Ihrer Mail ablenken und nicht professionell wirken.

Eine Signatur in Microsoft Outlook erstellen

Eine Signatur in Microsoft Outlook erstellen

Um erstmalig eine Signatur in Microsoft Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Eine Signatur in Microsoft Outlook erstellen

Um erstmalig eine Signatur in Microsoft Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie im Menüpunkt „Neue E-Mail“ eine neue Nachricht.

  2. Im Menüband unter Einstellungen finden Sie den Unterpunkt „Signatur“

  3. Öffnen Sie den Menüpunkt „Signaturen“ und geben Sie Ihre Daten ein. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, vorhandene Signaturen anzupassen. Im Freifeld können Sie die Schriftarten und die Schriftgröße verändern, Links und Bilder einfügen und die E-Mail-Signatur im Layout harmonisieren.

  4. Auf der rechten Seite sollten Sie zusätzlich angeben, wann die Standardsignatur eingeblendet werden soll. Sie können verschiedene E-Mail-Signaturen unterschiedlichen E-Mail-Konten zuweisen.

  5. Mit einem Klick auf „OK“ haben Sie alle Änderungen gespeichert und können ab sofort die erstellte E-Mail-Signatur nutzen. Möchten Sie Änderungen vornehmen, beginnen Sie erneut bei Schritt 1.

Signaturen in Thunderbird einstellen

In Thunderbird finden Sie die Einstellung für Signaturen, im Menüpunkt:

Einstellungen > Konteneinstellungen.

Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie für jedes E-Mail-Konto eine E-Mail-Signatur einstellen können. Ebenfalls ist es in Thunderbird möglich, eine erstellte E-Mail-Signatur als Textdatei, HTML-Datei oder Grafikdatei anzuhängen. Diese wird in der Folge automatisch in die E-Mail eingepflegt.

Tipp:

Mit dem kostenlosen Add-On Signature Switch für Thunderbird können Sie eine E-Mail-Signatur auf Knopfdruck manuell vom privaten in den geschäftlichen Modus umswitchen. Noch praktischer ist  die eingebaute Automatik: Hier können Sie verschiedenen E-Mail-Adressen unterschiedliche E-Mail-Signaturen zuordnen.

Signature Switch lässt sich problemlos über den Add-on-Manager von Thunderbird installieren. Ist die Erstinstallation komplettiert, finden Sie das Programm beim Verfassen einer Mail unter "Optionen". In der Grundeinstellung können Sie zunächst Ihre vorhandene Signatur ein- und ausschalten. Um zusätzliche E-Mail-Signaturen verwenden zu können, rufen Sie die Optionen von Signature Switch auf.

Einarbeiten einer Signatur in Windows Mail

In Windows Mail können Sie ebenfalls eine E-Mail-Signatur eingeben. Dies funktioniert in folgenden Schritten:

  • Wählen Sie „Einstellungen > Signatur“ aus.
  • Entscheiden Sie sich für ein E-Mail-Konto oder aktivieren Sie das Feld: „Für alle Konten übernehmen.“
  • Überprüfen Sie im nächsten Schritt, ob der Schieberegler „E-Mail-Signatur verwenden“ in Position „Ein“ steht, und geben Sie Ihre E-Mail-Signatur ein.