Microsoft Outlook - Übersicht, Möglichkeiten und Expertentipps zum Verkaufsschlager von Microsoft

Wer sich mit moderner Bürokommunikation und Software-Applikationen für den PC oder für mobile Endgeräte beschäftigt, kommt an den Programmen des global agierenden Herstellers Microsoft nicht vorbei. Microsoft als Unternehmen existiert knapp 45 Jahre und beschäftigt weltweit circa 150.000 Mitarbeiter. Das weltbekannte Technologieunternehmen mit Sitz in Redmond in den USA ist der größte Softwarehersteller der Welt. Es erwirtschaftete im letzten Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von mehr als 125 Milliarden US-Dollar. Sein Gründer Bill Gates ist ebenso wie das Betriebssystem Windows und das Microsoft-Office-Paket mit den wichtigen Bestandteilen Word, Excel, PowerPoint und Outlook international bekannt.

Microsoft Outlook wird von Millionen von Privatleuten und unzähligen Firmen genutzt. Es verdankt seinen Erfolg vor allem der intuitiv gestalteten Benutzeroberfläche und der Integration von Kalender, Kontaktliste, Notizen und einer Aufgabenliste. Durch die Option, Programme wie Microsoft Excel, Microsoft Teams oder Skype mit Outlook zu vernetzen, ergeben sich vielfältige Mehrwerte und Möglichkeiten der Kooperation. In der Praxis bedeutet dies, dass es auf Knopfdruck möglich ist, aus Outlook über Skype eine Videokonferenz aufzubauen oder eine Excel-Liste oder Dateien als Anhang einer E-Mail zu versenden. Nicht zuletzt durch die Nutzung von Microsoft Exchange ergeben sich in Unternehmen sinnvolle Formen der kollaborativen Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Datensicherheit.

Microsoft Outlook wurde im Jahr 1997 erstmals als Groupware-Client für Microsoft Exchange ausgeliefert und im Laufe der Jahre konsequent weiterentwickelt. Mit Microsoft Outlook können neben Exchange-E-Mails ebenfalls alle anderen E-Mail-Anbieter integriert werden. Dies geschieht in den meisten Fällen automatisch. Vor allem Anwender, die standardmäßig andere Software von Microsoft, beispielsweise MS Word oder MS Excel nutzen, kommen an Microsoft Outlook nicht vorbei.

Microsoft Outlook ist zusammenfassend eine professionelle Kommunikationssoftware des Unternehmens Microsoft. Sie überzeugt neben dem Empfangen und Versenden von E-Mails durch weitere praxisrelevante Funktionen. Outlook ist Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets. Die Software kann entweder als einmalige Paketversion erworben oder jährlich als Abo-Version unter dem aktuellen Namen Microsoft 365 genutzt werden.

Microsoft Outlook ist als Softwareapplikation für den PC kostenpflichtig. Auf Tablets und Smartphones wird seit Kurzem alternativ eine kostenlose Version angeboten. Es gibt unterschiedliche Angebote, die auf der Internetseite von Microsoft unter www.microsoft.com abgerufen werden können. Outlook wird von Microsoft ausschließlich als Bundle-Version mit anderen Programmen im Rahmen des Microsoft-Office-Pakets angeboten. Im Frühjahr 2020 wurde der Name des Microsoft-Office-Pakets von Office 365 auf Microsoft 365 geändert. Microsoft 365 kann sowohl für Privatanwender wie für Unternehmen und Studenten erworben werden. Hierfür eignen sich die Abo-Versionen Microsoft 365 Family und Microsoft 365 Single. 

Möchte man Microsoft Outlook nicht in einem Paket, sondern als Einzelversion kaufen, ist dies ausschließlich über Zwischenhändler im Internet möglich. Statt eines Abo-Pakets kann man das Microsoft-Office-Paket alternativ als Home & Business 2019 für einmalig 299 Euro kaufen.

Wer vor der Frage steht, ob er sich für Microsoft Outlook oder eine andere Kommunikationssoftware, wie beispielsweise Thunderbird entscheiden soll, muss sich vorab intensiv informieren. Verwender sollten persönlich festlegen, welche Funktionen entscheidend sind und worauf verzichtet werden kann. Microsoft Outlook eignet sich vor allem für Anwender, die aus beruflichen oder privaten Gründen viele Nachrichten senden, empfangen und verwalten müssen. Wer zusätzlich mit anderen Programmen aus dem Office-Paket von Microsoft arbeitet, ist ebenfalls gut beraten, Microsoft Outlook zu verwenden.

Zum einen ist die Kommunikationssoftware in den meisten Abo-Versionen von Microsoft 365 standardmäßig enthalten. Darüber hinaus sind alle Microsoft-Applikationen professionell aufeinander abgestimmt. Aus diesem Grund ist es ohne Aufwand möglich, einen Termin für eine Skype-Konferenz oder ein Microsoft-Teams-Meeting direkt aus Outlook zu versenden.

Kleinere Unternehmen, die als E-Mail-Client mit Microsoft Exchange arbeiten, sollten ebenfalls Microsoft Outlook als Standard-Kommunikationsplattform nutzen, da beide Programme perfekt harmonieren. Zusammenfassend eignet sich Microsoft Outlook für alle Anwender:

• Die in Bezug auf Funktionalität, Anwenderfreundlichkeit und Zusammenfassung im Team viel von Ihrem Mailprogramm erwarten,
• Generell bereit sind, für Software Geld auszugeben und
• Die aktuell mit Microsoft-Software arbeiten.  

Haben Sie Ihre spezifische Outlook-Version ermittelt, können Sie entscheiden:

• ob Sie eine neue Version benötigen oder
• mit der bestehenden Outlook-Version und den vorhandenen Funktionen weiterarbeiten möchten.

Outlook-Versionen: E-Mail-Kommunikation seit 1997

Die Geschichte von Microsoft Outlook beginnt 1997 mit Microsoft Exchange Server 5.5. Mit der ersten Version von Outlook wurden Exchange Client und Windows Messaging ersetzt. Das erste Outlook wurde als Outlook 8 bezeichnet. Outlook erschien in seinem ersten Release sowohl für Windows, MS-DOS und als Outlook for Macintosh. Im Jahr 1997 setzte man vor allem auf 16-Bit-Windows-Systeme. In der ersten Outlook-Version einer 32-Bit-Windows-Version unterstützte Outlook erstmals pop3 / smtp- und imap-Protokolle. Die 32-Bit-Version wurde als Microsoft Outlook 97 mit dem Softwarepaket Office 97 vertrieben. Die meisten Paketangebot stehen ebenfalls auf dem Mac unter macOs oder auf mobilen Apple-Geräten unter iOS zur Verfügung.

In der Folge wurden nahezu jährlich neue Outlook-Versionen mit weiteren Funktionen in folgender Reihenfolge auf den Markt gebracht:

• Outlook 98 (Outlook 8.5),
• Outlook 2000 (Outlook 9),
• Outlook XP (Outlook 2002 oder Outlook 10)
• Outlook 2003 (Outlook 11)
• Outlook 2007 (Outlook 12 im Office Paket Office 2007)
• Outlook 2010 (Outlook 14 im Office-Paket Office 2010)
• Outlook 2013 (Outlook 15)
• Outlook 2016 (Outlook 16)
• Outlook 2019 (Outlook 19)
• Office 365 (Outlook 19)

In der Folge können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto bei unterschiedlichen Diensten und bei Outlook mit Benutzername und Passwort anmelden. Der Benutzername ist in den meisten Fällen Ihre E-Mail-Adresse, gefolgt von einem persönlichen Passwort. Bei Rückfragen steht Ihnen die Support-Funktion von Microsoft zur Verfügung. 

Zusammenfassend ist das Microsoft-Konto Ihre Eintrittskarte:

• um Software wie Outlook oder Word,
• persönliche Dateien, Fotos, Personen und Inhalte

übergreifend auf unterschiedlichen Endgeräten zu bearbeiten und zu speichern.

Microsoft Outlook und das Office-Paket werden aktuell nicht als DVD-Version sondern als Download angeboten. Dies bedeutet in der Praxis, dass Sie Outlook aus dem geschützten Kontobereich Ihres Microsoft-Kontos laden können. Voraussetzung hierfür ist neben einem Microsoft-Konto ebenfalls der Abschluss eines kostenpflichtigen Abos für Microsoft 365. Der Download funktioniert ohne Probleme, wenn Sie den folgenden 7-Punkte-Plan anwenden:

Die professionelle Outlook-Einrichtung – Ihr 7-Punkte-Plan

Nachdem Sie ein Microsoft-Konto erstellt und sich für eine Office-Variante entschieden haben, können Sie die einzelnen Office-Programme inklusive Microsoft-Outlook auf der Festplatte Ihres PC installieren. Das ist nicht schwer, da mit den Programmen ein Installationsassistent ausgeliefert wird. Bevor Microsoft Outlook und die anderen Office-Programme installiert werden können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Endgerät die Systemanforderungen erfüllt. Die Systemanforderungen erläutert Microsoft auf einer Hilfeseite eindeutig. Auf den meisten aktuellen oder neuwertigen Computern ist Microsoft Outlook lauffähig. Bei älteren PC kann der Ladevorgang mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Funktion der Softwareapplikation ist hierdurch nicht beeinträchtigt.

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Outlook-Kennwort bei jedem Start von Outlook neu eingegeben werden muss. Der Grund für diesen inkorrekten Vorgang liegt in einer fehlerhaften Zuordnung und falschen Einstellungen im Trust-Center. Auf den Hilfeseiten von Microsoft finden Sie eine Anleitung, mit der Sie die Zuordnung im Trust Center manuell nachjustieren können. Nutzen Sie Outlook 365 werden Sie im Mindestfall jährlich, in manchen Fällen öfter gebeten, Ihr Outlook-Passwort im Programm einzugeben. Der Kennwortschutz von Outlook wird von Microsoft mit hoher Priorität behandelt, um einer unautorisierten Nutzung von Outlook vorzubeugen. Aus Usersicht ist der Passwortschutz ebenfalls wichtig, da auf diese Weise der Schutz personenbezogener Daten sichergestellt wird. 

Microsoft Outlook gilt als Standardprogramm in der modernen Bürokommunikation. Als Teil des Office-Pakets, dass aktuell unter dem Namen Microsoft 365 in der Abo-Version vertrieben wird, beinhaltet es viele Funktionen. Neben der Möglichkeit, E-Mails professionell zu erstellen, zu empfangen und zu versenden, ist Microsoft Outlook vielfältig aufgestellt. Ein Kalender, das Erstellen von spezifischen Aufgaben, eine Notizfunktion und weitere Funktionen sind wegweisend. Vor allem durch die Kollaboration aller Microsoft-Anwendungen entwickelt sich ein hoher Mehrwert für Nutzer.

Sie können interaktiv zusammenarbeiten, Besprechungen oder Meetings auf Knopfdruck implementieren und wichtige Dokumente und Dateien in individuellen Ordnerstrukturen ablegen und mobil auf diese zugreifen. Welche Version und welches Abo-Angebot das individuell beste ist, müssen Anwender persönlich prüfen. Zur Installation von Microsoft Outlook benötigen Sie ein Microsoft-Konto, um einen Download der Software auf Ihren PC zu starten. In jedem Fall ist Microsoft Outlook das bekannteste Kommunikationsprogramm mit umfassenden Funktionen für berufliche und private Zwecke.