Olfolders: Outlook-Netzwerk ohne Exchange und Server-Software
Installieren Sie Olfolders oder Olfolders PE (Personal Edition) auf einem zentralen PC im Netzwerk (auf einem Windows-Server oder einer Arbeitsstation) und richten diese Installation als Olfolders-Server ein. Die Olfolders-Installationen auf den übrigen Computern werden als Clients definiert. Diese Clients können dann in Echtzeit gleichzeitig auf die Outlook-Daten auf dem Olfolders-Server zugreifen.
Damit der Olfolders-Server den Clients die Daten bereitstellen kann, muss auf dem Server der Ordner mit den Outlook-PST-Daten freigegeben werden. Auf welche Daten die Clients Zugriff erhalten, wird auf dem Olfolders-Server eingestellt. Dazu wählt man in den Eigenschaften für jeden Benutzer aus, welche Daten er zu sehen bekommt und ändern darf. Allerdings ist nur in Olfolders, nicht in der Personal Edition, eine detaillierte Regelung für einzelne Outlook-Ordner möglich (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Die Clients verfügen über ihre lokale Outlook-PST-Datei und können zusätzlich auf die Daten auf dem Server zugreifen. Anders als bei Synchronisierungs-Software, die in vielen kleinen Büros ja oft zum Datenaustausch genutzt wird, müssen bei Olfolders die Daten also nicht im Netzwerk verteilt werden. Erst wenn von einem Client aus eine auf dem Server abgelegte E-Mail oder ein Kontakt geöffnet wird, werden die Daten über das Netzwerk übertragen. Der Olfolders-Server fungiert also wie ein Exchange Server als zentrale Datenbank. Die Offline-Nutzung der Daten wie bei Exchange ist allerdings nicht möglich.
Abgelegt werden die Daten in einer Outlook-PST-Datei auf dem Server. Wegen der Beschränkung der Dateigröße auf zwei Gigabyte in Outlook bis Version 2002/XP empfiehlt sich für den Olfolders-Server Outlook 2003 oder höher – sonst könnte der Speicher knapp werden.
Als Olfolders-Server kann im Prinzip jeder beliebige Computer im Netzwerk dienen. Allerdings muss er ständig laufen, damit die Daten für die Clients zugänglich sind.
Olfolders vs. Olfolders PE
Thomas Quester, der Entwickler, bietet Olfolders in zwei Versionen an. Die wichtigsten Unterschiede:
- Olfolders PE unterstützt einen Server und maximal zehn Clients. In Olfolders ist die Netzwerkgröße – theoretisch – unbegrenzt.
- Olfolders bringt einen integrierten Mail-Server (POP3 und SMTP) mit, Olfolders PE nicht. Der integrierte Mail-Server regelt nicht nur den E-Mail-Verkehr, sondern archiviert auf Wunsch auch E-Mails und filtert Malware und Spam aus.
- Die Benutzerrechte können in Olfolders PE nur auf Dateiebene definiert werden, in Olfolders lassen sich die Zugriffsrechte auch für Outlook-Ordner und einzelne Elemente einstellen.
- Mit Olfolders erwirbt man zusätzlich auch Lizenzen für QSyncronisation, das sich zum Datenabgleich zum Beispiel zwischen Desktop-PC und Notebook nutzen lässt.
Ein Upgrade von Olfolders PE auf Olfolders ist möglich.
Preise und Systemvoraussetzungen
Die beiden Olfolders-Editionen arbeiten mit Windows ab Version 2000 (bis Windows 7) zusammen und unterstützen Outlook 2002/XP bis 2010.
Eine Einschränkung bei Outlook 2010: Da hier die herkömmliche Menüleiste fehlt, lässt sich Olfolders nicht über EXTRAS >> OLFOLDERS >> ZUM SERVER VERBINDEN installieren, sondern lediglich über START >> SYSTEMSTEUERUNG >> MAIL.
Für ein Minimalnetz, bestehend aus zwei Nutzern inklusive Serverlizenz, bezahlen Sie bei Olfolders PE 44 Euro. Bei Olfolders beginnen die Preise ab 84 Euro (eine Client- und eine Serverlizenz). Bei größeren Mengen sinken die Lizenzpreise rasch: So zahlen Sie bei zehn Lizenzen nur noch 53,51 Euro pro Lizenz (bei der Personal Edition je 39 Euro).
Für beide Olfolders-Produkte stehen auf 30 Tage beschränkte Testversionen bereit. Um den vollen Funktionsumfang ausprobieren zu können, müssen Sie eine kostenlose Testlizenz beim Hersteller anfordern (andernfalls sind pro Ordner nur maximal 25 Einträge sichtbar).
Die Software erhalten Sie unter www.olfolders.de.
