So finden und sichern Sie Ihre Daten und Einstellungen in Microsoft Outlook
Im Laufe von Monaten oder Jahren sammeln sich in Microsoft Outlook Hunderte oder Tausende von E-Mails, Anlagen, Kalendereinträgen und Daten an. Möchten Sie diese Daten und die Einstellungen von Outlook sichern, um sie auf einen neuen PC umzuziehen oder um eine Sicherheitskopie zu erstellen, gibt es hierzu unterschiedliche Optionen und Wege.
Entscheidend ist, dass Ihre Daten in Microsoft Outlook und die Einstellungen in Outlook in unterschiedlichen Dateien gespeichert werden. Während alle E-Mails, Kalendereinträge und Daten in sogenannten PST- oder OST-Dateien abgespeichert werden, erfolgt die Sicherung von Funktionseinstellungen in der Registry von Windows. Um sowohl die Einstellungen wie die Daten zu sichern, müssen grundsätzlich Dateien der Registry und Containerdateien mit Outlook-Daten gesichert werden.
Datensicherung direkt aus Microsoft Outlook
Es ist möglich, sämtliche Daten wie E-Mails inklusive ihrer Anhänge, Termine, Aufgaben, Kontakte, Notizen und Journaldaten direkt aus Outlook zu sichern, da Microsoft Outlook diese Informationen in einer zentralen Datei mit der Erweiterung *.PST oder *.OST abspeichert. Standardmäßig heißt die Datei Outlook.pst oder Outlook.ost. Nutzen Sie mehrere Profile oder verwalten Sie unter Microsoft Outlook verschiedene E-Mail-Konten, wird für jedes Profil bzw. jedes Konto eine eigene PST-Datei oder OST-Datei angelegt. Alle archivierten Daten werden ebenfalls in PST-Dateien gespeichert.
Als PST-Dateien (Personal-Store-Datei) bezeichnet man sogenannte Containerdateien, die in der Lage sind, unterschiedliche Informationen aus Microsoft Outlook abzuspeichern. Vor allem POP-3-Konten speichern ihre Informationen in PST-Dateien. Bis Outlook 2013 wurden die Daten aus IMAP-Konten ebenfalls in PST-Dateien abgespeichert. Ab Microsoft Outlook 2016 erfolgt die Speicherung in einer OST-Datei (Outlook-Offlinedatei). Neben OST- und PST-Dateien müssen in Outlook die NST-Dateien unterschieden werden. Hierbei handelt es sich um Outlook-Gruppenspeicher-Dateien. In ihr werden Gruppenunterhaltungen oder lokale Gruppendaten archiviert.
Alle von Outlook generierten PST-Dateien sind standardmäßig, abhängig vom Betriebssystem in folgendem Ordner zu finden:
Windows 10: C:\Benutzer\< BENUTZERNAME >\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows 7/Vista: C:\Benutzer\< BENUTZERNAME >\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\< BENUTZERNAME >\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Die Containerdateien sind üblicherweise versteckt, sodass sie mit einem normalen Suchlauf im Windows-Explorer nicht dargestellt werden können. Um Containerdateien im Explorer sichtbar zu machen, rufen Sie im Explorer den Befehl „Extras → Ordneroptionen → Ansicht“ auf und schalten die Option „Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen“ ein. Nutzer von Windows XP wählen: „Versteckte Dateien und Ordner: Alle Dateien und Ordner anzeigen“.
Speicherpfade in Outlook lokalisieren
Eine weitere Möglichkeit, um die Speicherpfade der Containerdateien zu lokalisieren, finden Sie direkt in Outlook. Mit den folgenden drei Schritten erhalten Sie eine dezidierte Info, welche PST oder OST-Dateien auf ihrem Computer lokal gespeichert werden:
Navigieren Sie in Outlook zur Registerkarte „Datei“ und wechseln Sie in das Menü „Informationen.“
Zunächst Outlook-Informationen öffnen Wechseln Sie im nächsten Schritt in das Optionsmenü „Kontoeinstellungen.“
Jetzt die Kontoeinstellungen öffnen Navigieren Sie zur Registerkarte „Datendatei,“ um die einzelnen OST oder PST-Dateien und deren Pfade auf ihrem Computer zu finden.
Hier werden ihnen die Pfade angezeigt
Unterschiedliche Datenspeicherung von Outlook-Informationen
Das Herzstück von Microsoft Outlook stellen die PST- oder OST-Dateien dar. In ihnen werden Daten, Anlagen von E-Mails, Kalendereinträge und vieles mehr gesichert. Der größte Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien besteht in ihrer Verfügbarkeit. PST-Dateien enthalten alle Daten, die mit Microsoft Outlook gesendet und empfangen wurden. OST-Dateien können im Gegensatz als lokale Kopie Ihrer Outlook-Daten angesehen werden. Das Dateiduplikat wird bei einer Unterbrechung des Internetempfanges benötigt, damit sie weiterhin mit Outlook arbeiten können. Die eigentliche Masterdatei befindet sich grundsätzlich auf den Servern von Microsoft, zum Beispiel bei einem Microsoft Exchange- Konto. Sie wird automatisiert online abgerufen und aktualisiert.
Neben den OST- und PST-Dateien werden die Outlook-Kontoeinstellungen in der Windows Registry abgespeichert.
Eine PST-Datei erstellen und sichern – problemlos aus Outlook möglich
Um eine individualisierte PST-Datei aus Microsoft Outlook zu sichern, navigieren Sie zur Registerkarte „Datei“ und wechseln in den Menübereich „Öffnen und Exportieren.“
Zunächst "Öffnen und Exportieren" anklicken Klicken Sie im nächsten Schritt auf die Schaltfläche „Importieren/Exportieren“ und wählen Sie im folgenden Auswahlfenster den Eintrag „In Datei exportieren.“
Im Import/Export-Assistenten "In Datei exportieren" anklicken. Danach auf "Weiter". Im nächsten Schritt haben Sie die Option, eine Outlook-Datendatei oder eine durch Trennzeichen getrennte Datei zu erstellen. Wählen Sie die Outlook-Datendatei (PST) aus.
Wählen Sie "Outlook-Datendatei (.pst)". Im letzten Step können Sie auswählen, welche Daten und Informationen Sie in einer PST-Datei speichern möchten. Durch Anwählen der einzelnen Ordner bestimmen Sie den Datenumfang.
Wählen Sie dann den gewünschten Ordner aus.
Die PST-Datei kann auf einem Speicherort wie einem Massenspeicher, einer DVD oder Ihrer Festplatte zwischengespeichert werden. Falls Ihre Original-PST-Datei beispielsweise durch einen Programmabsturz beschädigt wird und sich nicht mehr öffnen lässt, können Sie diese durch die gesicherte PST-Datei ersetzen. Möchten Sie die PST-Datei auf einem neuen Computer in Microsoft Outlook einlesen, geschieht dies ebenfalls im Import- und Export-Assistenten im Menüpunkt „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren.“
Beim Laden der PST-Datei von einer DVD kann es zu einer Fehlermeldung kommen. Outlook meldet, dass die PST-Datei schreibgeschützt ist und liest die Daten nicht ein. In einem solchen Fall müssen Sie den Schreibschutz aufheben. Hierfür klicken Sie die Datei nach dem Kopieren auf die Festplatte im Windows Explorer mit der rechten Maustaste an, rufen den Menüpunkt „Eigenschaften“ auf und deaktivieren das Attribut „Schreibgeschützt.“
Die Kontoeinstellungen von Outlook sichern – so geht’s
Nachdem Sie eine PST-Datei erstellt und gesichert haben, sollten Sie ebenfalls die Kontoeinstellungen von Outlook sichern. Die Konto- und Profileinstellungen finden Sie in der Windows-Registry. Sie werden für die aktuelle Version von Microsoft Outlook in folgendem Schlüssel gespeichert:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.
Nutzer von Outlook 2010 finden die Einstellungen unter folgendem Pfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676
Im Pfad ist für jedes der von Ihnen genutzten Profile ein eigener Ordner enthalten. Die Einstellungen zu den E-Mail-Konten sind innerhalb jedes dieser Profilordner im Ordner 9375CFF0413111d3B88A-00104B2A6676 gespeichert.
Registerdatei in drei Schritten sichern
Um die entsprechende Datei zu sichern, gehen Sie wie folgt vor:
Schließen Sie alle Office-Anwendungen und vor allem Microsoft Outlook.
Klicken Sie in Microsoft Windows mit der rechten Maustaste auf „Start“ und wählen Sie den Menüpunkt „Ausführen.“ Es öffnet sich ein neues Fenster, im das Sie den folgenden Befehl eingeben: Regedit.
Bei "Ausführen" regedit eingeben. Im Registrierungs-Editor suchen Sie nach dem entsprechenden Eintrag. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste können Sie die Datei kopieren und an einem sicheren Ort zwischenspeichern.
Suchen Sie den gewünschten Eintrag.
Möchten Sie die auf diese Weise gesicherten Profildaten nach einer Neuinstallation von Windows bzw. Outlook erneut einspielen, reicht ein Doppelklick auf die REG-Datei im Windows-Explorer.
Wichtig: Bei jedem Einspielen überschreiben Sie die in der Registry vorhandenen Profileinstellungen. Um Datenverlust und Systemabstürzen vorzubeugen, sollten Sie Änderungen an der Registry nur vornehmen, wenn Sie Sicherungskopien angelegt haben und sicher sind, dass ein Einspielen von Registry-Dateien sinnvoll und zielführend ist.
Zusammenfassung: Daten und Einstellungen von Outlook aus zwei unterschiedlichen Pfaden sichern
Möchten Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten und Einstellungen aus Microsoft Outlook vornehmen, müssen Sie im Mindestfall zwei unterschiedliche Dateien archivieren. Dies liegt daran, dass Ihre E-Mails, Kalendereinträge und alle Outlook-Daten allgemein in PST oder OST-Dateien gesichert werden. Ihre Einstellungen werden im Gegensatz in der Windows-Registry abgelegt und gesichert. Eine bestehende PST-Datei können Sie entweder direkt aus dem Windows-Explorer kopieren und an einem sicheren Speicherort zwischenspeichern.
Alternativ können Sie die PST-Datei ebenfalls direkt über den Import/Export-Assistenten von Outlook erstellen lassen. Die entsprechende Registry-Datei finden Sie, indem Sie im Fenster „Ausführen“ den Befehl „regedit“ eingeben.
Haben Sie alle Dateien gesichert, können Sie Outlook auf einem neuen Rechner installieren und mit ihren bestehenden Daten und Einstellungen weiterführen. Ebenso zielführend ist eine kontinuierliche Datensicherung der Dateien, um zu jeder Zeit vor Datenverlust, Viren oder Hackerangriffen gewappnet zu sein.
FAQ
Was wird in der Registry in Microsoft Windows gesichert?
Die Registry oder Registrierungsdatenbank kann als zentrale Konfigurationsdatenbank bezeichnet werden. In ihr werden die spezifischen Einstellungen für Microsoft Outlook ebenso gespeichert, wie die Einstellungen für Windows. Neben Programmeinstellungen werden in der Registry ebenfalls die Autostart-Programme gespeichert und systemrelevante Informationen abgelegt.
Wozu nutzt man den Befehl regedit?
Mit dem Befehl Regedit oder Regedit.exe öffnen Sie in Microsoft Windows den Registry-Editor. Sie können in der Folge die einzelnen Einträge der Registrierungsdatenbank in Windows ansehen, bearbeiten oder kopieren.
Welche Inhalte werden in OST-Dateien gespeichert?
Die meisten modernen E-Mail-Konten arbeiten mit Offline-Datendateien (OST). In ihnen werden synchronisierte Kopien der Postfachinformationen lokal abgelegt. Die Masterkopie befindet sich generell auf einem Onlineserver, zum Beispiel bei Microsoft Exchange-Konten auf einem Server von Microsoft.
