Kalender und Terminübersichten in Outlook mit wenigen Klicks drucken

Der elektronische Kalender in Outlook ist für die tägliche, professionelle Terminplanung essenziell. Trotz der Vorteile elektronischer Kalender und der vielen Möglichkeiten von Outlook gelingt es wenigen Nutzern, ausschließlich papierlos zu arbeiten. Dies ist zwar möglich, gleichzeitig nicht grundsätzlich sinnvoll. Wer beispielsweise unterwegs kein Notebook mitnehmen möchte oder mit Handy und Tablet eine schlechte Internetverbindung hat, hat ein Problem seine Termine einzuhalten. Aus praktischen Erwägungen ist es zielführend, einen Ausdruck zu erzeugen.

Nutzer können in Outlook Kalenderblätter oder Aufgabenlisten in wenigen Schritten ausdrucken und als Papierversion mitnehmen. Darüber hinaus ist es möglich, leere Kalenderblätter zu drucken, um sie in einen Zeitplaner einzuheften.

• Unterschiedliche Druckformate definieren.
• Die Seitenbereiche angeben, die ausgedruckt werden sollen.
• Die Details bei privaten Terminen nicht drucken lassen.
• Seitenzahlen auf dem Ausdruck integrieren.
• Mit der Seitenansicht den Ausdruck vorab betrachten, um eine Feinjustierung vorzunehmen.

3. Nachdem Sie alle Optionen und Einstellungen angepasst haben, drucken Sie den Kalender mit dem Befehl „Drucken“ aus.

Der kostenlose Kalenderdruck-Assistent von Microsoft unterstützt Nutzer darin, mit Microsoft Outlook ansprechende und praxisorientierte Ausdrucke des Kalenders und des Aufgabenplaners zu machen. Der Kalenderdruck-Assistent enthält Tools und Erweiterungen, mit denen sich Ausdrucke flexibler und professioneller gestalten lassen als mit den Bordmitteln von Outlook. Der Kalenderdruck-Assistent kann bis zur Version Outlook 2013, in allen 32-Bit-Version verwendet werden. Die folgenden Betriebssysteme werden unterstützt:

• Windows 7,
• Windows Vista Service Pack 2,
• Windows XP Service Pack 3

Neuere Versionen von Outlook, beispielsweise die aktuelle Version von Outlook 365 unterstützen das Zusatzprogramm nicht.

Wo und wie Sie den Kalenderdruck-Assistenten installieren

Das Tool erhalten Sie direkt auf der Microsoft-Support-Seite: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645 zum Download.

Wie Sie den Druck-Assistenten von Microsoft anpassen

Möchten Sie, dass im Assistenten die Nummern der Kalenderwochen angezeigt werden, passen Sie das Tool wie folgt an:

So wählen Sie die richtige Vorlage aus

Am rechten Fensterrand im Kalenderdruck-Assistenten finden Sie im Aufgabenbereich eine Liste mit Vorlagen. Diese ist nach Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresvorlagen unterteilt. Finden Sie die Liste nicht, ist diese in den Einstellungen ausgeschaltet. Sie können die Liste in diesem Fall mit dem Befehl: „Ansicht > Aufgabenbereich“ einschalten.

Die Vorlagen sind entweder im Format DIN A4 oder DIN A3 in Outlook enthalten. Mehrseitige Vorlagen erkennen Sie an einem „Zwei-Seiten“ Icon. Darüber hinaus zeigen die verschiedenen Icons an, ob die Vorlagen ausschließlich Kalenderdaten oder auch Aufgaben enthalten. Wählen Sie die gewünschte Vorlagenrubrik aus und suchen Sie die passende Vorlage aus.

Wie Sie den richtigen Zeitraum auswählen

In der Fenstermitte des Kalenderdruck-Assistenten erscheint die Vorlage mit dem aktuellen Zeitraum. Der Assistent fügt die Termine aus dem Kalender ein. Falls Sie einen anderen Zeitraum drucken wollen, wählen Sie diesen im Datumsnavigator unter Kalenderleiste aus.

Nicht alle Vorlagen verfügen über einen integrierten Block, in dem die fälligen Aufgaben erscheinen. Wenn Sie die Aufgaben drucken möchten, setzen Sie rechts vor der Checkbox „Kalender und Aufgaben“ ein Häkchen vor dem Eintrag „Aufgaben“. In Outlook 2007 steht zusätzlich die Option „Vorgangsliste" zur Auswahl.

So passen Sie die Anzeige der Aufgaben an

Über das Menü „Ansicht“ bestimmen Sie:

• Ob die Aufgaben nach dem Start- oder dem Fälligkeitsdatum sortiert werden.
• Ob ebenfalls erledigte Aufgaben angezeigt werden.
• Ob Ihre Aufgaben ohne Datum im Ausdruck erscheinen sollen.

Wie Sie die Schrift und das Farbschema anpassen

Möchten Sie Ihren Kalenderdruck in einer anderen Schrift drucken oder ein anderes Farbschema verwenden, navigieren Sie in der Symbolleiste zum Auswahlfeld: „Schriftart bzw. Farben.“ In der Folge habe Sie die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Schriftarten und Farbkombinationen zu wählen.

Möchten Sie die Schrift oder das Farbschema in anderen Vorlagen verwenden, ist dies problemlos möglich. Klicken Sie hierfür „Auswahl“ an. Rechts neben dem Menüpunkt Auswahl erscheint rechts ein auffälliger „Button V.“ Klicken Sie auf diesen Button, um ein neues Menü zu öffnen. Im Auswahlmenü können Sie auswählen, ob Sie:

• Die Auswahl für alle Ansichten übernehmen oder
• Zum neuen Standard für den Assistenten machen möchten.

So wählen Sie das richtige Seitenformat aus

Über den Befehl „Datei > Seite einrichten“ erhalten Sie eine Liste mit allen möglichen Papierformaten. Wählen Sie das passende Format aus oder geben Sie eine benutzerdefinierte Größe ein. Bestimmen Sie darüber hinaus, ob im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. Die Seitenränder lassen sich im Kalenderdruck-Assistenten von Microsoft nicht ändern.

So fügen Sie zusätzliche Bilder und Grafiken in Ihren Kalender ein

Bei einigen Vorlagen für Monats- bzw. Jahreskalender sind Felder vorgesehen, in die Sie individuelle Bilder und Grafiken, beispielsweise Ihr Firmenlogo einfügen können. Möchten Sie eine Grafik einfügen, klicken Sie den Platzhalter für ein Bild doppelt an. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie eine Grafik auswählen können. Klicken Sie anschließend in das Feld unter dem Bild (Geben Sie hier eine Beschriftung ein). Löschen Sie den Platzhaltertext oder geben Sie eine Bildunterschrift ein.

So drucken Sie Ihren fertigen Kalender schnell und effektiv

Nachdem Sie alle Einstellungen im Kalenderdruck-Assistenten vorgenommen haben, können Sie Ihren ersten Ausdruck starten. Dies funktioniert nach folgendem Schema: