ALPEN-Methode: Aufgaben, Termine, Aktivitäten aufschreiben

Notieren Sie alle Aufgaben, Termine und sonstige Aktivitäten entweder auf Papier, in einer Textdatei, einer Tabelle oder in Outlook. Probieren Sie am besten aus, welches Medium für Sie am besten passt.

Wenn Sie Outlook für die Tagesplanung nutzen, dann eignet sich die Heute-Ansicht gut dazu, sich einen Überblick über die für den jeweiligen Tag geplanten Aufgaben und Termine zu verschaffen.

Noch flexibler sind Sie, wenn Sie zusätzlich zu der Termin- und Aufgabenübersicht in Outlook noch eine Excel-Tabelle führen, in die Sie die Termine und Aufgaben für jeden Tag eintrage. Dazu notieren Sie in der Tabelle die geschätzte Dauer (siehe den Punkt „L“ - Länge der Tätigkeiten abschätzen) sowie die tatsächliche Dauer jeder Aufgabe. Auf diese Weise haben Sie zum einen ein Abrechnungswerkzeug und zum anderen eine saubere tage- und wochenweise Dokumentation Ihrer Arbeit, was in Outlook auf diese Weise nicht so übersichtlich möglich ist.

Aufgaben, die am Ende des Tages noch übrig sind, ziehen Sie per Maus zu dem Tag, an dem Sie sie erledigen können. Auch das Umstellen von Aufgaben oder das nachträgliche Einfügen neuer Aufgaben ist in Excel mit wenigen Mausklicks erledigt.

Auf dem Tabellenblatt können Sie auch neue Aufgaben notieren, die sich während der Arbeit ergeben und die Sie an einem späteren Tag erledigen wollen.