Wie Sie den Überblick über delegierte Aufgaben behalten

Aufgaben delegieren

Zum Delegieren einer Aufgabe rufen Sie in Outlook ab Version 2013 den Befehl Start – Neue Elemente – Aufgabenanfrage auf, in Outlook 2010 Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Aufgabenanfrage, in Outlook 2003/2007 Neu – Neue Aufgabenanfrage. Dann tragen Sie die Daten und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein, an den Sie die Aufgabe übertragen wollen, und senden die Aufgabe ab. Was aber, wenn Sie die Aufgabe erst einmal in Ihren Aufgabenplaner eingetragen haben und erst später merken, dass Sie nicht genug Zeit dafür haben und sie doch besser delegieren? Dann gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie die Aufgabe im Aufgabenplaner mit der rechten Maustaste an und rufen Sie Aufgabe zuweisen auf.
2. Anschließend geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen wollen, schreiben eine kurze Nachricht und passen das Fälligkeitsdatum so an, dass Sie noch Zeit haben, das Ergebnis zu überprüfen. 

3. Achten Sie darauf, dass die beiden Optionen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist eingeschaltet sind. Sonst erscheint die Aufgabe nicht in Ihrem Aufgabenplaner; außerdem werden Sie nach Abschluss der Aufgabe nicht automatisch benachrichtigt. 

4. Senden Sie die Aufgabenanfrage ab. 
 

So sorgen Sie dafür, dass Sie automatisch über den Fortschritt informiert werden

Damit delegierte Aufgaben immer auch in Ihrem Aufgabenplaner erscheinen und Sie benachrichtigt werden, wenn die Aufgabe erledigt ist, müssen die beiden in Schritt 3 genannten Optionen in Ihrem Outlook eingeschaltet sein. Dann müssen Sie beim Delegieren nicht immer daran denken, die Optionen aus Schritt 3 aus dem vorherigen Abschnitt zu aktivieren. Per Voreinstellung sind die Optionen eingeschaltet, kontrollieren Sie das aber lieber zur Sicherheit:

1. In Outlook ab Version 2010 rufen Sie den Befehl Datei – Optionen – Aufgaben auf, in Outlook 2003/2007 Extras – Optionen – Aufgabenoptionen. 

2. In Outlook ab 2010 schalten Sie die folgenden Optionen ein: Meine Aufgabenliste mit Kopien von Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren und Statusbericht senden, wenn ich eine zugewiesene Aufgabe erledigt habe A. 

3. In Outlook 2003/2007 schalten Sie die beiden Optionen Zugeordnete Aufgaben aktualisiert in Aufgabenliste behalten und Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden ein. 

4. Schließen Sie die Dialoge. 

So lassen Sie sich den Erledigungsstatus und die Zuständigkeit anzeigen

In der Vorgangsliste (Ansicht Einfache Liste) fehlt die Spalte % erledigt, die in der Ansicht Liste mit Details eingeblendet wird. Wenn Sie öfter umfangreiche Aufgaben delegieren und Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Outlook dokumentieren, wie viel Prozent der Aufgabe sie bereits erledigt haben, dann empfehle ich Ihnen, die Spalte % erledigt auch in die Ansicht Einfache Liste einzufügen. So bleiben Sie besser über den Fort- schritt auf dem Laufenden. Dazu gehen Sie so vor:

1. Wählen Sie im Aufgabenplaner die Ansicht Einfache Liste: Befehl Ansicht – Ansicht ändern – Einfache Liste.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften, zum Beispiel auf Betreff bzw. in älteren Versionen Aufgabenbetreff, und rufen Sie den Befehl Feldauswahl auf.
3. Ziehen Sie die Schaltfläche % erledigt B aus dem Dialog mit gedrückter linker Maustaste zu der Reihe mit den Spaltenüberschriften. Mein Vorschlag: Ziehen Sie sie an die Position rechts von der Spaltenüberschrift Fällig am. Ein roter Pfeil zeigt an, wo % erledigt als neue Spaltenüberschrift eingefügt wird C. Sobald sich die Schaltfläche an der gewünschten Position befindet, lassen Sie die Maustaste los.
4. Falls in der Ansicht noch keine Spalte Zuständig angezeigt wird, fügen Sie sie wie eben beschrieben ein. Zuständig finden Sie ganz am Ende der Liste im Dialog Feldauswahl.
5. Danach schließen Sie den Dialog Feldauswahl.