Versand von Adressen über eine Kontaktgruppe – die E-Mail-Adresse effektiv verbergen
Es gibt Situationen, in denen die Adressaten einer E-Mail nicht sehen sollen, wer die Mail ebenfalls bekommen hat. Die Gründe für das verdeckte Versenden von Nachrichten sind vielfältig und betreffen in den meisten Fällen sensible Daten oder spezifische Sachverhalte in einem Unternehmen. Selbst bei allgemein zugänglichen Informationen kann es problematisch sein, wenn eine E-Mail-Nachricht an viele Empfänger über eine Kontaktgruppe versandt wird, bei der jeder Empfänger die unterschiedlichen E-Mail-Adressen entziffern kann.
Vor allem im Sinne des Datenschutzes muss darauf geachtet werden, dass personenbezogene Informationen, zu denen ebenfalls die E-Mail-Adresse gehört, beim Versand von Gruppen-E-Mails nicht sichtbar sind. Dies gilt solange, bis alle Adressaten der Übermittlung in Klarschrift zugestimmt haben.
So verstecken Sie eine Kontaktgruppe
In Microsoft Outlook können Sie alle Adressaten und ihre E-Mail-Adressen in einer Verteilerliste oder in neueren Versionen in einer Kontaktgruppe verbergen. Dies ist möglich, indem Sie das Feld „Bcc“ (Blind carbon copy / Unsichtbarer Durchschlag) nutzen, dass mit jeder neuen E-Mail-Nachricht in Outlook angeklickt werden kann. Ein Verstecken der Kontaktgruppe funktioniert wie folgt:
Erstellen Sie eine neue Mail und klicken Sie auf den Button „Bcc“.
Wählen Sie die Gruppe mit einem Doppelklick aus dem Adressbuch aus und schließen Sie den Dialog mit „OK“.
Setzen Sie die zu verbergende Kontaktgruppe ins Bcc-Feld
Durch dieses Vorgehen landet der Verteilername im Bcc-Feld. Beim Absenden der Nachricht wird der Verteilergruppe durch die einzelnen E-Mail-Adressen ersetzt. Diese werden bei den Empfängern nicht angezeigt.
Tipp: Sollte die Schaltfläche „Bcc“ im Mail-Fenster nicht zu sehen sein, gehen Sie wie folgt vor
Klicken Sie im Mail-Fenster auf „An“ (statt auf „Bcc“).
Klicken Sie einmalig auf die Verteilerliste und in der Folge auf die Schaltfläche „Bcc.“ Der Name der Kontaktgruppe und alle Mail-Adressen werden durch dieses Vorgehen im Bcc-Feld dargestellt.
Das Feld „An“ kann ohne Eintrag gelassen werden. Alternativ kann es sinnvoll sein, Ihre eigene Mail-Adresse in dieses Feld einzusetzen oder eine Fantasieadresse, wie zum Beispiel „rundbrief@ihrfirmenname.de“ zu verwenden. Die Adresse muss nicht in jedem Fall existieren, solange sie den Business-Konventionen entspricht: „name@domain.de.“
