Outlook: Neues Profil erstellen und defekte Konten wiederherstellen
Das Mailprogramm Microsoft Outlook erfreut sich großer Beliebtheit und kann diverse Postfächer gleichzeitig synchronisieren, sodass Sie statt zehn verschiedener Online-Postfächer nur eine einzige Anwendung auf Ihrem Computer nutzen möchten. Doch manchmal gehören E-Mail-Konten einfach nicht zusammen: Etwa die privaten Mails zusammen mit vertraulichen Berufs-Mailverkehr. In diesem Fall erstellen Sie am besten ein zweites Mail-Konto mit einem neuen Profil in den Optionen von Outlook. Gleichzeitig hilft ein neu erstelltes Profil bei Outlook aber auch bei defekten Mail-Postfächern, sodass Sie in wenigen Schritten wieder vollen Zugriff auf Ihre alten E-Mails bekommen. Wie das funktioniert, erläutern wir Ihnen Schritt für Schritt.
Wenn die automatische Reparatur von Outlook und der PST-Datei das Problem nicht löst, richten Sie ein neues Profil für Outlook ein. Damit erhalten Sie wieder ein funktionstüchtiges Outlook, in das Sie dann noch die PST-Datei importieren. Schon funktioniert Ihr Outlook wieder.
Outlook: Ein zweites Profil einrichten
Das Erstellen eines neuen Outlook-Profils ist dank zahlreicher Updates in den letzten Jahren stark vereinfacht worden. Früher mussten dutzende Schritte erfolgen, um ein zweites Konto hinzuzufügen. Nun ist es in Outlook in wenigen Schritten umgesetzt. Diese Anleitung ist auch für Sie geeignet, wenn Ihr ursprüngliches Mail-Postfach Fehlermeldungen anzeigt und nicht mehr geöffnet werden kann. Um die Fehler zu umgehen, richten Sie ein weiteres Profil (neben dem Standardprofil) ein und folgen Sie den weiteren Schritten.
Öffnen Sie in Outlook in der oberen Leiste das Menü "Datei".
Im Unterpunkt "Informationen" drücken Sie auf das Dropdown-Menü "Kontoeinstellungen".
Hier wählen Sie "Profile verwalten" an. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.
In den Kontoinformationen "Profile verwalten" auswählen Drücken Sie beim Unterpunkt Profile auf "Profile anzeigen...". Hier können Sie für Ihre Konten ein neues Profil anlegen.
Im Mail-Setup wählen Sie "Profile anzeigen" Wenn Sie bisher noch kein weiteres Profil in Outlook eingerichtet haben, ist hier als einziges Profil Outlook eingetragen. Klicken Sie auf "Hinzufügen". Geben Sie zum Erstellen einen Profilnamen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Anschließend können Sie die Login-Daten für Ihr neues oder gewohntes Mail-Konto eingeben und den Konfigurations-Assistenten abschließen.
Wählen Sie anschließend im Profil-Dialogfenster (Siehe Schritt 4) den Punkt "Immer dieses Profil verwenden" das neu erstellte Mail-Konto an, wenn das zweite Profil Ihr Hauptprofil werden soll.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben ein neues funktionierendes Outlook-Profil erstellt! Wenn Sie mit dem vorherigen Outlook-Profil Probleme hatten, sollten diese nicht mehr auftreten. Outlook richtet neben der Datei Outlook.pst (für das bisher einzige Profil) noch eine weitere PST-Datei ein, die Outlook1.pst heißt bzw. den Namen des Profils und die Erweiterung .PST bekommt.
Outlook: Alte Mails und Kontakte in neues Profil importieren
Der erste Schritt ist getan: Das neue Profil startet fehlerfrei. Damit können Sie an Ihrem Windows-Rechner wieder auf Mails zugreifen. Allerdings ist das neue Profil komplett leer - das ist natürlich nur dann gewollt, wenn eine neue Mail-Adresse eingerichtet wurde. Sie können aber auch alte Daten in das neu erstellte Outlook-Profil importieren. Damit Sie Zugriff auf Ihre bisher in Outlook gespeicherten Daten und das alte Postfach erhalten, starten Sie Outlook neu (also mit dem neuen Profil) und öffnen die PST-Datei, die Sie mit dem bisherigen Standardprofil verwendet haben. Daraufhin werden Kalender, Mails und Kontakte wiederhergestellt:
Öffnen Sie in Outlook in der oberen Leiste den Punkt "Datei".
Im Unterpunkt "Öffnen und Exportieren" drücken Sie auf "Outlook-Datendatei öffnen".
Anschließend öffnet sich der Datei-Explorer, der den genauen Speicherort der PST-Datei verrät.
Es öffnet sich der Datei-Explorer Wählen Sie die Datendatei des alten Profils an. Anschließend importieren die alten Mails, Kontakte und Kalendereinträge der alten Outlook-Profilinstanz.
Sobald Sie die Ordner aus der alten PST-Datei wieder ausblenden wollen, klicken Sie in der Ordnerliste oder im E-Mail-Modul mit der rechten Maustaste auf den zweiten Eintrag Persönliche Ordner und rufen den Befehl Eigenschaften für „Persönliche Ordner“ auf. Klicken Sie auf Erweitert und vergewissern Sie sich im Feld Datei, dass es sich um die Datei Outlook.pst (und nicht - in unserem Beispiel - Outlook-2.pst) handelt.
Anschließend können Sie theoretisch das ursprüngliche Profil löschen und den Profilnamen wieder auf Outlook.pst ändern. Dadurch wird es wieder zum Standardprofil und Outlook vermischt keine Benutzerkonten mehr. Stellen Sie allerdings sicher, in keinem Fall die falsche Datei zu löschen! Sonst müssen Sie die gesamten Schritte noch einmal durchlaufen oder im schlimmsten Fall sind die Daten aus dem alten Postfach verloren.
Klicken Sie dann diesen Persönlichen Ordner noch einmal mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Persönliche Ordner schließen auf. Damit sind auch in den übrigen Outlook-Modulen die zusätzlichen Persönlichen Ordner verschwunden.
Microsoft Outlook: Profile reparieren und Probleme lösen
Wenn die Outlook-Datendatei oder das erstellte Outlook-Profil Probleme bereitet, helfen neben den Outlook-Reparaturfunktionen auch Werkzeuge von externen Entwicklern. Eines davon ist etwa die SmartTools Outlook Toolbox. Sollten die oben genannte Schritte nicht ausreichen und Ihre alten Mails sind weiterhin im digitalen Nirvana, hilft zum Beispiel die SmartTools Outlook Toolbox. Dieses kostenpflichtige Programm hilft dabei, den Datenhaushalt der Outlook- Profile und Datendateien zu überprüfen und zu reparieren. Dabei bietet es eine einfache Oberfläche, die auf den ersten Blick Fehler aufzeigt. So können Probleme schnell gefunden und behoben werden.
So kann das Tool etwa automatisch die PST-Datendatei auf das neu erstellte Outlook-Profil anwenden und im gleichen Zug mögliche Fehler beheben. Außerdem kann das Tool - genauso wie Outlook - Profile zum Standardprofil ernennen, Sicherungskopien anlegen oder eine neue Datendatei erstellen.
Wirklichen Mehrwert bietet die Software, wenn Sie im Outlook-Kalender fehlerhafte wiederkehrende Erinnerungen erhalten, kryptische Zeichen angezeigt werden oder die gesetzten Mail-Regeln nicht mehr funktionieren. Mit einem Klick analysiert das Programm Profil und Datendatei, findet die Probleme und behebt sie. Danach sind Kalender, Regeln und Profile wieder in Ordnung gebracht.
