Briefpapier für E-Mails verwenden - Outlook 2007/2010

Outlook verfügt über eine Sammlung an vordefinierten Designs, die sogenannten Briefpapiere, mit denen Sie E-Mails im HTML- und im Rich-Text-Format gestalten können. Sie können diese Designs gleich so verwenden, wie sie in Outlook angeboten werden, oder Sie passen sie an Ihre Vorstellungen an. Auch die Gestaltung eigener Briefpapiere ist möglich.

Outlook 2007/2010: E-Mail mit Briefpapier schreiben

Wenn Sie in den beiden neueren Outlook-Versionen eine neue E-Mail erzeugen und mit einem bestimmten Briefpapier gestalten wollen, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie das E-Mail-Modul.
2. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl AKTIONEN >> NEUE E-MAIL-NACHRICHT MIT auf. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register START auf den Button NEUE ELEMENTE und dann auf E-MAIL-NACHRICHT mit.
3. Falls Sie bereits Briefpapier in Outlook verwendet haben, finden Sie im Untermenü einen Eintrag für jedes Layout. Wenn das gewünschte in der Liste zu sehen ist, wählen Sie es mit einem Mausklick aus. Fahren Sie dann mit Schritt 8 fort. Falls das gewünschte Briefpapier nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf WEITERE BRIEFPAPIERE.
4. Wählen Sie ein Briefpapier aus. Im Vorschaufenster sehen Sie, wie es wirkt.
5. Über die Felder AKTIVE GRAFIKEN und HINTERGRUNDBILD können Sie diese Elemente in den Briefpapieren ein- oder ausschalten. Um Darstellungsprobleme beim Empfänger zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf aktive Grafiken zu verzichten, denn diese werden bei vielen E-Mail-Clients gar nicht angezeigt.
6. Die vorgegebene Farbgestaltung können Sie außerdem durch Ein- bzw. Abschalten der Option LEBENDIGE FARBEN beeinflussen.
7. Klicken Sie auf OK, sobald Sie das passende Briefpapier gefunden haben.
8. Füllen Sie das AN-Feld und den BETREFF aus, geben Sie die Nachricht ein und senden Sie die E-Mail ab.

Outlook 2007/2010: Briefpapier für alle E-Mails vorgeben

Wenn automatisch jede neue E-Mail mit einem bestimmten Briefpapier gestaltet werden soll, definieren Sie dieses Briefpapier als Standard:

1. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-FORMAT auf und klicken auf den Button BRIEFPAPIER UND SCHRIFTARTEN. In Outlook 2010 rufen Sie den Befehl DATEI >> OPTIONEN auf, öffnen das Register E-MAIL und klicken auf BRIEFPAPIER UND SCHRIFTARTEN.
2. Öffnen Sie das Register PERSÖNLICHES BRIEFPAPIER und klicken Sie hier auf den Button DESIGN.
3. Es erscheint nun der bereits bekannte Dialog, aus dem Sie das gewünschte Briefpapier und die gewünschten Optionen auswählen. Klicken Sie dann auf OK.
4. Im Feld SCHRIFTART behalten Sie am besten die Vorgabe DESIGNSCHRIFTART VERWENDEN bei.
5. Schließen Sie die Dialoge.
6. Falls Sie einmal kein Briefpapier verwenden wollen, rufen Sie den Befehl AKTIONEN >> NEUE E-MAIL-NACHRICHT MIT bzw. START >> E-MAIL-NACHRICHT mit auf und wählen HTML bzw. NUR TEXT oder RICH-TEXT aus. 

Anders als die früheren Outlook-Versionen bringen die beiden neueren keine Möglichkeit mehr mit, ein eigenes Briefpapier zu entwerfen bzw. die Einstellungen eines Briefpapiers anzupassen.

Sie können allerdings – wie schon in früheren Versionen – ein Briefpapier im HTML-Format mit einem anderen Programm erzeugen und es in Outlook einbinden. Sie brauchen dazu entweder ein Programm wie Word, das HTML-Dateien erzeugt, oder den Windows-Editor und HTML-Kenntnisse.

Zum Erzeugen von Briefpapier mit Word gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie Word auf und klicken Sie auf NEU.
2. Gestalten Sie das Dokument so, wie Sie es haben wollen (Schriften, eventuell eine Hintergrundfarbe bzw. ein Hintergrundbild). Am besten nutzen Sie dazu die WEBLAYOUT-Ansicht.
3. Rufen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER (in Word 2007 nach einem Klick auf die Office-Schaltfläche, in Word 2010 nach einem Klick auf das DATEI-Menü) auf.
4. Wählen Sie DATEITYP: WEBSEITE, GEFILTERT aus.
5. Speichern Sie die HTM-Datei auf der Festplatte.
6. Öffnen Sie mit dem Windows-Explorer den Speicherort für Briefpapier (siehe Kasten) und kopieren bzw. verschieben Sie die HTM-Datei und den den gleichnamigen Ordner, den Word angelegt hat, in den Ordner.

Das Briefpapier steht nun unter dem angegebenen Namen in Outlook zur Auswahl. Falls nicht, starten Sie Outlook neu.