Probleme mit Dateianhängen? So lösen Sie sie!

Fehlerquelle 1: Dateianhänge werden nicht übertragen

Ein Leser berichtete kürzlich ein seltsames Phänomen: Keine der Dateien, die er in Outlook an eine E-Mail anfügte, kamen bei den Empfängern an. Die E-Mails waren intakt, enthielten aber keine Anhänge. Wenn er die Dateien per E-Mail über die Weboberfläche seines E-Mail-Providers verschickte, kamen sie fehlerfrei an.

Die Fehlerursache bei diesem Nutzer war das gewählte E-Mail-Format: Solange als Format „Rich-Text“ eingestellt war, gingen die Dateianhänge beim Versand verloren – und zwar ohne Fehlermeldung.

Nachdem das E-Mail-Format auf HTML umgestellt wurde, gab es keine Probleme mit dem Versand von Dateien mehr.

Falls Sie ebenfalls das Problem haben, dass Dateianhänge verschwinden, gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen, E-Mail-Format“ auf.
2. Wählen Sie das Format „HTML“ im Feld „Verfassen im Nachrichtenformat“ aus.
3. Klicken Sie auf dem „Register“ auf den Button „Internetformat“.
4. Wählen Sie hier „In HTML-Format konvertieren“ unter „Outlook Rich-Text-Optionen“ aus. So stellen Sie sicher, dass nicht nur die von Ihnen neu geschriebenen E-Mails, sondern auch Antworten und Weiterleitungen ins HTML-Format umgewandelt werden (Outlook verwendet für Antworten und Weiterleitungen normalerweise das Format, in dem die Original-Mail empfangen wurde).
5. Schließen Sie die Dialoge.

Noch ein Hinweis: Falls trotz der Umstellung des Nachrichtenformats Dateianhänge bei einem einzelnen Nutzer nicht ankommen, haben Sie für diesen Kontakt wahrscheinlich explizit das Nachrichtenformat Rich-Text ausgewählt. Das ändern Sie wie folgt:

1. Öffnen Sie den Kontakt.
2. Klicken Sie doppelt auf die E-Mail-Adresse, um den Dialog „E-Mail-Eigenschaften“ zu öffnen.
3. Im Feld „Internetformat“ wählen Sie hier „Outlook wählt das optimale Sendeformat“ (oder „Als Nur-Text senden“) aus.
4. Speichern und schließen Sie den Kontakt.

Wenn sich die Empfänger Ihrer Mails stattdessen darüber beklagen, dass Anhänge in Form einer Datei namens Winmail.dat ankommen und nicht lesbar sind, dann hat das den folgenden Grund: Sie haben in Ihrem Outlook das Nachrichtenformat Rich-Text eingestellt und die Empfänger der E-Mails arbeiten nicht mit Outlook. Um diesen Fehler in Zukunft zu vermeiden, schalten Sie in Outlook über EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-FORMAT entweder HTML oder Nur-Text ein.

Schicken Sie die Dateianhänge nach der Umstellung des Nachrichtenformats noch einmal. Falls das nicht möglich ist, empfehlen Sie dem Empfänger der Winmail.dat das kostenlose Programm Fentun (www.fentun.com), das die Anhänge aus der Winmail.dat korrekt extrahiert.

Fehlerquelle 2: Virenscanner und Firewalls verhindern den Versand

Wenn Outlook eine E-Mail mit Anhang zwar abschickt, aber nicht aus dem Postausgang entfernt und das mehrmals wiederholt, ist häufig der Virenscanner die Fehlerursache. Genauer gesagt ist es ein in Form eines Add-Ins in Outlook integrierter Virenscanner, der nicht nur die eingehende, sondern auch die ausgehende elektronische Post überprüft. Ein solches Add-In kann auch die Ursache dafür sein, dass auf einem bestimmten Computer E-Mails mit Anhang mehrmals eingehen, obwohl sie nur einmal verschickt wurden.

Normalerweise baut Outlook beim Versenden/Empfangen von E-Mails eine Verbindung zum Mailserver auf. Dann wird geprüft, welche E-Mails auf dem Server liegen und welche E-Mails laut einer in Outlook geführten Liste schon ins Outlook-Postfach übertragen wurden. Anschließend werden die noch nicht in Outlook vorhandenen E-Mails abgerufen. Danach beendet Outlook die Verbindung und aktualisiert die Liste der empfangenen E-Mails. Falls die Verbindung vorzeitig abgebrochen wird, aktualisiert Outlook die Liste der empfangenen E-Mails nicht, obwohl möglicherweise bereits E-Mails übertragen wurden. Outlook verfügt also beim nächsten Verbindungsaufbau über eine nicht mehr aktuelle Liste und holt die nicht in der Liste verzeichneten E-Mails (selbst wenn sie bereits im Postfach liegen) erneut. Die Liste wird erst aktualisiert, nachdem die Serververbindung korrekt geschlossen wurde.

Ein Virenscanner-Add-In schaltet sich zwischen Outlook und den Mailserver. Outlook kommuniziert also mit dem Virenscanner und nicht mehr mit dem Mailserver – ebenso kommuniziert der Mailserver von nun an nur noch mit dem Virenscanner. Auf diese Weise kommt eine weitere Fehlerquelle hinzu. Eine Fehlfunktion im Virenscanner kann dann dafür sorgen, dass die Liste der gesendeten E-Mails nicht aktualisiert wird.

Umgekehrt kann es passieren, dass eine E-Mail zwar verschickt wurde, sie durch eine Fehlfunktion aber im Postausgang nicht als „versandt“ gekennzeichnet wird.

Auch wenn Ihr Outlook mit dem integrierten Virenscanner jahrelang korrekt gearbeitet hat, kann durch ein Update eine solche Fehlfunktion zustande kommen.

Deshalb empfiehlt es sich, grundsätzlich ein Virenscanner-Add-In in Outlook zu deaktivieren. Dieses Add-In bringt nämlich kein Mehr an Sicherheit: Ein Virus oder ein anderer digitaler Schädling, den Sie in einem Dateianhang erhalten haben, wird erst dann aktiv, sobald Sie den Dateianhang öffnen. Alle handelsüblichen Virenscanner aber überprüfen automatisch jede neu geöffnete Datei – und sollten so auch Viren in Dateianhängen erkennen, sobald Sie den Anhang öffnen. Da der als Add-In in Outlook integrierte Scanner die gleichen Virendefinitionen und Methoden nutzt, um digitale Schädlinge zu erkennen, wie der im Hintergrund laufende Scanner, bringt das Add-In also keinen zusätzlichen Schutz.

Schalten Sie das Add-In deshalb entweder in Ihrem Anti-Viren- und Internetschutzpaket oder direkt in Outlook ab. Ein Spamschutz-Add-In dagegen sollten Sie beibehalten, da es erfahrungsgemäß beim Aussortieren von Spam hilft.

In Outlook bis Version 2003 schalten Sie das Virenscanner-Add-In so ab:

1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf.
2. Auf dem Register WEITERE klicken Sie auf ERWEITERTE OPTIONEN und dann auf ADD-IN MANAGER. Hier sind meist die Add-Ins zu finden, die von einem Virenscanner stammen.
3. Falls Sie nicht fündig werden, klicken Sie auf dem Register ERWEITERTE OPTIONEN auf COM-Add-Ins.
4. Schalten Sie das Add-In ab, indem Sie das Häkchen vor dem Namen entfernen.
5. Schließen Sie alle Dialoge.

In Outlook 2007 gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER auf.
2. Öffnen Sie das Register ADD-INS.
3. Suchen Sie nach dem Virenscanner-Add-In, indem Sie unter VERWALTEN nacheinander die verschiedenen Kategorien auswählen und jeweils auf GEHE ZU klicken.
4. Entfernen Sie das Häkchen vor dem Namen des Add-Ins.
5. Schließen Sie alle Dialoge.

Fehlerquelle 3: Outlook reagiert beim Einfügen von Dateien nicht mehr

Ist Ihnen das auch schon passiert? Wenn Sie zum Einfügen einer Datei in eine neue E-Mail auf das Klammer-Icon klicken, bleibt Outlook hängen und reagiert nicht mehr. Per Drag & Drop dagegen können Sie die Dateien problemlos in das Nachrichtenfenster ziehen.

Der Fehler tritt dann auf, wenn Sie ein Netzlaufwerk mit einem Laufwerksbuchstaben verknüpft haben und beim Klick auf das Icon DATEI EINFÜGEN das Netzlaufwerk nicht verfügbar ist. Das kann passieren, wenn der Computer, auf dem sich das Laufwerk befindet, ausgeschaltet ist oder Sie gerade nicht in dem gleichen Netzwerk angemeldet sind wie der Server mit dem Netzlaufwerk.

Beim Klick auf das Klammer-Icon öffnet Outlook den Dialog DATEI EINFÜGEN. Und wenn das Netzlaufwerk nicht verfügbar ist, wartet Outlook erst einmal, bis der dafür eingestellte Timeout abgelaufen ist.

Um diese lästige Pause zu vermeiden, trennen Sie Ihren Computer vom (nicht verfügbaren) Netzlaufwerk:

1. Rufen Sie START >> ARBEITSPLATZ auf.
2. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> NETZLAUFWERK TRENNEN auf.

Wenn das EXTRAS-Menü in Windows Vista/7 nicht zu sehen ist, drücken Sie die Taste ALT, damit das Menü angezeigt wird. Falls das Trennen des Netzlaufwerks das Öffnen des Dialogs DATEI EINFÜGEN nicht beschleunigt, bereinigen Sie den Browserverlauf im Internet Explorer. Hier werden nämlich auch die von Ihnen eingegebenen FTP- und Netzwerkadressen aufgezeichnet.

1. Starten Sie dazu den INTERNET EXPLORER.
2. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> INTERNETOPTIONEN auf.
3. Klicken Sie unter BROWSERVERLAUF auf LÖSCHEN.
4. Klicken Sie dann auf VERLAUF LÖSCHEN und bestätigen Sie mit JA.
5. Schließen Sie die Dialoge im Internet Explorer.