Visitenkarten mit jeder E-Mail senden

Damit Ihre Visitenkarte automatisch mit jeder E-Mail verschickt wird, hängen Sie sie am besten direkt an die Signatur an. Dadurch fügt Outlook die Visitenkarte im standardisierten vCard-Format als Anhang mit der Erweiterung .VCF an die E-Mails an. Auf diese Weise kann die Visitenkarte auch mit anderen E-Mail-Programmen gelesen werden.

Ihre Kontaktdaten müssen Sie dazu übrigens nicht zuerst in Form einer VCF-Datei speichern: Outlook holt sich die Daten auf Wunsch direkt aus dem Adressbuch.

So geht’s in Outlook bis Version 2003

In Outlook bis 2003 erweitern Sie die Signatur wie folgt um Ihre Visitenkarte:

1. Rufen Sie den Befehl Extras → Optionen auf.
2. Klicken Sie auf dem Register E-Mail-Format auf Signaturen.
3. Falls noch nicht geschehen, definieren Sie eine neue Signatur. Andernfalls wählen Sie Ihre Signatur und klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Unter vCard-Optionen klicken Sie auf Neue vCard von Kontakt.
5. Wählen Sie Ihren Kontakt aus und klicken Sie auf OK.
6. Falls Sie noch weitere Signaturen definiert haben, hängen Sie wie beschrieben die dazugehörige vCard an.
7. Schließen Sie die Dialoge.

So geht’s in Outlook 2007/2010

Anders als die früheren Versionen fügen Outlook 2007 und 2010 die Visitenkarte nicht nur als Anhang an die E-Mail an, sondern setzen eine grafische Darstellung der Visitenkarte in die Signatur. Zum Mitsenden der Visitenkarte gehen Sie so vor:

1. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl Extras → Optionen → E-Mail-Format auf. In Outlook 2010 wählen Sie den Befehl Datei → Optionen → E-Mail.
2. Klicken Sie auf den Button Signaturen.
3. Wählen Sie die gewünschte Signatur aus und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die grafische Darstellung der Visitenkarte erscheinen soll, typischerweise am Ende der Signatur.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste oberhalb des Signaturfeldes auf den Button Visitenkarte.
5. Wählen Sie Ihren Kontakteintrag aus dem Adressbuch aus und klicken Sie auf OK.
6. Falls Sie wie im Bild eine weitere Signatur verwenden, hängen Sie wie beschrieben auch an diese eine Visitenkarte an.
7. Schließen Sie die Dialoge.

Wenn Sie nicht wollen, dass im Nachrichtentext eine grafische Darstellung der Visitenkarte erscheint, müssen Sie sie jeweils von Hand aus der E-Mail löschen – die VCF-Datei wird als Anhang beibehalten. Falls Sie die Grafik bereits beim Definieren der Signatur nach Schritt 5 wieder löschen, wird auch keine VCF-Datei angehängt.