So nutzen Sie die erweiterte Suche in Outlook 2003, 2007, 2010

In Outlook bis Version 2003 rufen Sie den Befehl „Extras, Suchen, Erweiterte Suche“ auf, in Outlook 2007 den Befehl „Extras, Sofortsuche, Erweiterte Suche“.

In Outlook 2010 ist die Erweiterte Suchfunktion (unnötig) gut versteckt. Am schnellsten rufen Sie sie nach wie vor auf, indem Sie die schon in früheren Versionen gebräuchliche Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F drücken.

Über das Menüband ist die Vorgehensweise deutlich umständlicher:

1. Klicken Sie in das Suchfeld („Alle ...elemente durchsuchen“).

2. Nun ist im Menüband zusätzlich das Register „Suchtools“ zu sehen. Klicken Sie hier in der Gruppe „Optionen“ auf den Button „Suchtools“ und dann auf den Befehl „Erweiterte Suche“.
   
   

In den beiden Feldern oberhalb der Reiter wählen Sie aus, nach welchen Outlook-Elementen gesucht werden soll (zum Beispiel nach Nachrichten) und in welchem Ordner (das bestimmen Sie nach einem Klick auf „Durchsuchen“).

Auf dem Register „Nachrichten“ geben Sie an, nach welchen Begriffen im Betreff und/oder im Nachrichtentext gesucht werden soll. Außerdem filtern Sie hier nach Absender, Empfänger und dem Zeitraum. Die einzelnen Felder haben folgende Bedeutung:

• „Suchen nach“ (auf dem Register „Nachrichten“): Hier geben Sie den Suchbegriff bzw. mehrere Begriffe getrennt durch Kommas ein; falls Sie mehrere Begriffe eintragen, zeigt Outlook alle Nachrichten an, die einen dieser Begriffe enthalten (es ist also die Suche mit dem Operator ODER).

• „In“: Hier bestimmen Sie bei der Suche nach E-Mails, ob nur das Betreff-Feld, der Betreff und der Nachrichtentext bzw. weitere E-Mail-Elemente durchsucht werden sollen.

• „Von“: Damit können Sie die Suche auf E-Mails von einem bestimmten Absender beschränken; dazu wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus.

• „Gesendet an“: Umgekehrt können Sie die Suche auch nach einem bestimmten Empfänger begrenzen.

• „In denen ich“: Hier können Sie angeben, ob nur in E-Mails gesucht werden soll, bei denen Sie der einzige Empfänger im „An“-Feld sind oder die Sie zusammen mit anderen erhalten haben (Ihr Name steht im „An“- bzw. im „Cc“-Feld)

• „Zeit“: Hier können Sie angeben, dass nur nach E-Mails gesucht werden soll, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums bzw. vor einem bestimmten Zeitpunkt erhalten bzw. gesendet haben.

Auf dem Register „Weitere Optionen“ können Sie u. a. nach E-Mails mit bzw. ohne Dateianhang oder auch nach der Größe der E-Mail filtern:

• „Kategorien“: Darüber können Sie gezielt nur nach E-Mails suchen, denen Sie bestimmte Kategorien zugewiesen haben.

• „Nur solche Elemente“: Hier bestimmen Sie, ob gelesene oder nur ungelesene E-Mails berücksichtigt werden sollen.

• „Nur Elemente mit“: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Anhänge haben bzw. keine.

• „Mit Wichtigkeit“: Damit lassen Sie nur E-Mails zeigen, denen Sie eine bestimmte Dringlichkeitsstufe zugewiesen haben.

• „Nur solche Elemente“: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Sie mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet oder als „Erledigt“ markiert haben.

• „Groß-/Kleinschreibung beachten“: Hier geben Sie an, ob der Suchbegriff in genau der Groß- und Kleinschreibung gesucht werden soll, die Sie eingegeben haben.

• „Größe“: Damit bestimmen Sie, ob die Größe der E-Mail berücksichtigt werden soll. So können Sie nach besonders umfangreichen E-Mails suchen lassen.

Auf dem Register „Erweitert“ können Sie die Suchkriterien fast nach Belieben festlegen. Dazu klicken Sie auf „Feld“, wählen die Felder aus, auf die sich die Bedingung beziehen soll und geben die Kriterien ein.

Sobald Sie alle Kriterien eingegeben haben, klicken Sie auf „Suche starten“.

Die erweiterte Sofortsuche bei Outlook 2007

Eine der Neuerungen in Outlook 2007 ist, dass der bisherige Suchdialog aufgesplittet wurde: Normalerweise ist nur ein Suchfeld zu sehen, in das Sie den Suchbegriff (bzw. mehrere Begriffe getrennt durch Kommas) eintippen. Zusätzlich können Sie den so genannten Abfragegenerator einblenden, um die Suche über einige Optionen zu steuern. Zum Einblenden des Abfragegenerators klicken Sie auf den Doppelpfeil rechts neben dem Suchfeld oder Sie rufen den Befehl „Extras, Sofortsuche, Abfragegenerator erweitern“ auf.

In dem orange hinterlegten Dialog können Sie beispielsweise im Posteingang nach dem E-Mail-Empfänger, dem Absender, dem Betreff oder einem Begriff (bzw. einer Phrase) im Nachrichtentext suchen. Dazu geben Sie in das jeweilige Feld den gewünschten Suchtext ein – schon filtert Outlook die Elemente (etwa im Posteingang) heraus, die den Begriff enthalten. Wenn Sie eines davon öffnen, ist der Suchbegriff farbig markiert.

Falls Sie nach anderen Kriterien suchen wollen, klicken Sie unten im Dialog auf „Kriterien hinzufügen“ und wählen eins der weiteren Felder aus – im Beispiel „Kategorien“.

Sobald Sie wieder sämtliche Elemente in diesem Outlook-Modul sehen wollen, etwa alle E-Mails, klicken Sie auf das „X“ links neben dem Doppelpfeil, mit dem Sie die Schnellsuche geöffnet haben.