QuickStep „Erledigt“ anpassen

Die mit Outlook 2010 gelieferten QuickSteps müssen Sie erst anpassen, damit Sie sie sinnvoll nutzen können (einzige Ausnahme: der QuickStep „Antworten und löschen“). So erfordern die QuickSteps „An Vorgesetzte(n)“ und „Team-E-Mail“, dass Sie zuerst die jeweiligen E-Mail-Adressen eintragen. Für „Verschieben in: ?“ und „Erledigt“ müssen Sie angeben, in welchen Ordner die E-Mails verschoben werden sollen.

Wie Sie beim Bearbeiten eines QuickSteps vorgehen, beschreibe ich exemplarisch anhand von „Erledigt“:

1. Klicken Sie auf das Icon „QuickSteps verwalten“. Das ist das Mini-Icon an der rechten unteren Ecke der QuickSteps-Gruppe. Alternativ können Sie auf den Button „Weitere“ und dann auf „QuickSteps verwalten“ klicken.

2. Wählen Sie den QuickStep „Erledigt“ aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

3. Der QuickStep markiert eine E-Mail als „gelesen“ und als „erledigt“ und verschiebt sie in einen Ordner. Sie können hier im Feld „Ordner auswählen“ bestimmen, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben werden soll oder aber – was wohl sinnvoller ist – die Option „Immer nach Ordner fragen“ auswählen. Dann erscheint nach dem Aufruf des QuickSteps eine entsprechende Abfrage.
Falls erledigte E-Mails nicht in Ordner einsortiert, sondern gleich gelöscht werden sollen, wählen Sie (im darüberliegenden Feld) stattdessen „Nachricht löschen“ anstelle von „In Ordner verschieben“ aus.

4. Falls zusätzlich noch eine weitere Aktion ausgeführt werden soll, klicken Sie auf den Button „Aktion hinzufügen“ und wählen die gewünschte aus.

5. Für einen QuickStep wie diesen, den Sie wahrscheinlich sehr häufig nutzen werden, empfiehlt es sich, ein Tastenkürzel zu definieren. Dazu klicken Sie in das Feld „Tastenkombination“ und entscheiden sich für eine der verfügbaren Kombinationen. Völlig frei in der Wahl sind Sie dabei nicht: Es stehen nur STRG+UMSCHALT+1 bis STRG+UMSCHALT+9 zur Verfügung.

6. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und schließen den Dialog „QuickSteps verwalten“.