Welche Tipps und Tricks Sie in Microsoft Outlook kennen sollten

Microsoft Outlook gehört zu den renommiertesten und effektivsten Kommunikationsprogrammen auf dem Markt der Softwareapplikationen. Neben den allgemein bekannten Funktionen, beispielsweise sie man eine Schriftart oder Farbe ändert, eine Formatierung anpasst, die Rechtschreibprüfung startet oder das Fenster vom Kalender öffnet, gibt es weitere Insidertipps und Tricks, die jeder Nutzer kennen sollte. Diese Tipps und Hinweise versetzen Anwender von Outlook in die Lage, das Optimum aus Outlook herauszuholen, um Outlook schneller und präziser zu bedienen.

Grundsätzlich steht jeder Anwender vor der Frage, ob er auf ein kostenpflichtiges Kommunikationsprogramm wie Microsoft Outlook zurückgreifen soll oder mit kostenfreien Applikationen, beispielsweise mit Microsoft Mail oder Mozilla Thunderbird zufrieden ist. Hat man sich für Microsoft Outlook entschieden, kommt zusätzlich die Frage auf, ob man Outlook oder Office in der 32- oder der 64-Bit-Version kaufen sollte.

Hierbei handelt es sich um eine Grundsatzfrage und darum, wie leistungsfähig der eingesetzte Computer ist. Bei einer 32-Bit-Version kann ein Arbeitsspeicher von im Höchstfall 4 GB installiert werden. Ein 64-Bit-Betriebssystem unterstützt im Gegensatz einen wesentlich höheren Arbeitsspeicher und verfügt damit über eine höhere Leistungsfähigkeit. In der Regel können 8 GB, 16 GB oder mehr Arbeitsspeicher genutzt werden.

Handbücher zu allen Programmen und Funktionen von Outlook und zusätzlich zu allen anderen Softwareapplikationen von Microsoft finden Nutzer im Internet unter folgendem Link: docs.microsoft.com/de-de/.

Die tägliche Arbeit mit Outlook macht Spaß, wenn das Programm schnell und ohne Funktionsausfälle funktioniert. Startet die Softwareapplikation langsam und behäbig, können zu viele oder zu langsame Add-ins schuld daran sein. In diesem Fall ist es wichtig, nicht benötigte Add-Ins zu entfernen, um das System erneut zu beschleunigen.

Große PST oder OST-Dateien können ein System und die Kommunikation mit Microsoft Outlook ebenfalls verlangsamen. Es macht aus diesem Grund Sinn, in regelmäßigen Abständen die Größe der PST-Datei zu untersuchen. In einer PST oder OST-Datei sind alle Informationen und Einstellungen aus Outlook als Eintrag gespeichert. Die Größe der Datei kann verringert werden, indem Ordner oder Dateien mit großem Volumen anderweitig gespeichert oder archiviert werden.

Nach einer größeren Aktionen, in denen Dateien überprüft und gelöscht werden, kann es vorkommen, dass die Datendatei nicht im selben Moment in ihrer Größe schrumpft. Dies ist der Fall, da Outlook nicht umgehend nach einer Löschung von Informationen die Datendatei bereinigt. Die Komprimierung der Datendatei kann alternativ ebenfalls von Hand angestoßen werden. Durch dieses Vorgehen werden notwendige Backups schneller durchgeführt. Darüber hinaus startet Outlook schneller.

Interessant und praxisorientiert kann es ebenso sein, die Zeiten, die Sie mit Outlook arbeiten, festzuhalten und auszuwerten. Nicht ausschließlich für Selbstständige, Freelancer oder Arbeitgeber kann es wichtig sein, zu wissen, wie lange Arbeitsschritte dauern. Privatpersonen profitieren ebenfalls von der Auswertung der Informationen, die mühelos nach Microsoft Excel transferiert werden können.

Neue E-Mail öffnen - überall und jederzeit

Mit einem Doppelklick auf eine freie Stelle in einem Ordner oder im Posteingang öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie eine neue E-Mail schreiben können.

Das funktioniert allerdings nur auf freien Stellen unterhalb der E-Mail-Liste – sonst öffnet Outlook die E-Mail, neben die Sie geklickt haben. Sie können jedoch die E-Mail-Liste ausblenden, indem Sie in Outlook bis Version 2007 auf das Plus-Icon neben der Spalte, nach der gerade gruppiert wird, klicken. In Outlook 2010 minimieren Sie die Liste durch einen Klick auf das schwarze Dreieck neben der gruppierten Spalte.

Inhalt der Zwischenablage als E-Mail versenden

Sie haben in Outlook oder in einem anderen Programm etwas geschrieben und wollen diesen Text als E-Mail (oder als Teil einer E-Mail) versenden?

1. Markieren Sie den Textabschnitt und kopieren Sie ihn mit Strg+C in die Zwischenablage.
2. Wechseln Sie nach Outlook (egal, welches Modul gerade geöffnet ist).
3. Drücken Sie Umschalt+Einfg – schon öffnet Outlook ein neues E-Mail-Fenster und kopiert den Inhalt der Zwischenablage hinein.

Falls kein E-Mail-Fenster erscheint, klicken Sie irgendein Element im Outlook-Fenster an (das kann auch ein Termin oder ein Kontakt sein) und drücken noch mal Umschalt+Einfg.

Einladungen annehmen bzw. ablehnen per Tastenkombination

Sie haben eine Besprechungsanfrage erhalten? Wenn Sie sie annehmen wollen, wählen Sie sie im Posteingang aus und drücken Alt+C („c“ für „aCcept“, übersetzt: „akzeptieren“). Wenn Sie sie ablehnen wollen, wählen Sie sie aus und drücken Alt+D („D“ für „decline“, auf Deutsch „ablehnen“).

Letzte Suche in Outlook wiederholen

Sicher wissen Sie, dass Sie in einer längeren E-Mail mit Bearbeiten ⇒ Suchen (bis Outlook 2003) bzw. Nachricht ⇒ Suchen bzw. mit dem Tastenkürzel F4 nach einer Zeichenkette suchen können. Solange Sie den Suchdialog geöffnet haben, können Sie mit dem Button Weitersuchen zur jeweils nächsten Fundstelle springen.

Wenn Sie den Dialog aber wieder geschlossen haben, drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+F4 – schon springt Outlook zur nächsten Fundstelle, ohne erst den Dialog zu öffnen.

Sobald Sie an der letzten Fundstelle angelangt sind, zeigt Outlook eine entsprechende Meldung an.

Outlook noch schneller sortieren und durchsuchen

Sie wollen alle E-Mails aus dem aktuellen Ordner anzeigen lassen, die von einem bestimmten Absender stammen? In Outlook bis Version 2007 gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie in das Suchfeld bzw. drücken Sie Strg+E, um den Cursor in das Suchfeld zu setzen.
2. Tippen Sie die ersten Buchstaben des Absendernamens ein. Outlook filtert nun alle E-Mails aus, die im Absender, im Betreff bzw. im Nachrichtentext den eingegebenen Suchtext enthalten.
3. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Von, damit die E-Mails von diesem Absender zusammen angezeigt werden.

In Outlook 2010 gibt es eine schnellere Variante (aber leider erst ab dieser Version):

1. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Von, um nach dieser Spalte sortieren zu lassen. Auf diese Weise werden alle E-Mails jedes Absenders untereinander angezeigt.
2. Geben Sie die ersten Buchstaben ein, mit denen der Absendernamen beginnt. Damit springen Sie zur ersten E-Mail dieses Absenders.

Adressfeld in Outlook automatisch vervollständigen lassen

Normalerweise schlägt Outlook bereits verwendete E-Mail-Adressen vor, sobald Sie ein, zwei Buchstaben ins An-Feld eingegeben haben. Dabei durchsucht Outlook die Liste der bereits früher eingegebenen E-Mail-Adressen (die AutoVervollständigen-Liste). Falls das nicht passiert, können Sie nach der Eingabe mit Strg+K nach passenden Einträgen im Adressbuch suchen lassen.

Passiert es Ihnen auch öfters, dass Sie in einer E-Mail gleich eine ganze Reihe von Dateianlagen empfangen und Schwierigkeiten haben, die Dateien auseinanderzuhalten, weil sich die Namen erst am Ende unterscheiden, Outlook die Dateinamen jedoch nicht vollständig anzeigt? Dann müssen Sie erst die E-Mail öffnen, um die vollständigen Namen zu sehen.

In Outlook geht es auch ohne Öffnen der E-Mail. Dazu finden Sie im Kontextmenü (im Posteingang) einen eigenen Befehl, über den Sie ein Untermenü öffnen, in dem die Namen sämtlicher Anlagen zu sehen sind. Aus dem Untermenü heraus können Sie einzelne Anlagen sofort mit dem dazugehörigen Programm öffnen. Der Befehl im Kontextmenü heißt Anlagen anzeigen.

Per Drag&Drop lassen sich E-Mails normalerweise sehr einfach in einen Ordner verschieben. Manchmal ist Drag&Drop jedoch nicht praktikabel, beispielsweise beim „Mausersatz“ mancher Notebooks. Da hilft ein Befehl aus dem Kontextmenü:

• In Outlook bis Version 2007 klicken Sie die E-Mail(s) mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl In Ordner verschieben auf. Im Dialog, der nun geöffnet wird, wählen Sie den gewünschten Zielordner aus und klicken auf OK.
• In Outlook 2010 klicken Sie die E-Mail(s) mit der rechten Maustaste an, rufen den Befehl Verschieben auf und wählen aus dem Untermenü, das nun geöffnet wird, den gewünschten Ordner aus. Im Untermenü erscheinen allerdings nur die Ordner der obersten Ebene; tiefer verschachtelte Ordner finden Sie über den Menüeintrag In anderen Ordner.

Eigene Notizen oder Nachrichten im Allgemeinen können Sie mit Schnellbausteinen professionalisieren. Ähnlich wie Serienbausteine im Microsoft Word bestehen Schnellbausteine in Outlook aus vorgefertigten Texten oder Textteilen, die in der Registerkarte "Einfügen" in der Kategorie "Text" als Schnellbaustein gespeichert werden können. Prinzipiell können aus jeder E-Mail ein oder mehrere Schnellbausteine erwachsen. 

Nicht alle Nachrichten sind wichtig und müssen aufbewahrt werden. Manche E-Mails sind gleichzeitig aus beruflicher oder privater Sicht essenziell und sollten archiviert und zusätzlich ausgedruckt werden. Auch wenn Outlook über eine gute, bordeigene Druckfunktion verfügt, werden nicht alle aufwendig gestalteten E-Mails korrekt ausgedruckt. Das funktioniert ohne Mühe über die Ansicht der E-Mail im Browser. Der Ausdruck funktioniert ebenfalls mit in html-formatierten Nachrichten. Im Browser finden Sie zudem spezifische Ansichtseinstellungen, mit denen Sie den Ausdruck vorab betrachten und einstellen können. 

1. Kontextmenü per Tastatur öffnen: Umschalt-Taste + F10-Taste drücken.
2. Dialogfenster öffnen: STRG + Umschalt-Taste  + Y.
3. Verschieben von Nachrichten in einen Ordner:  STRG + UMSCHALT + V.
4. Notiz anlegen (aus jedem Modul): STRG + N oder STRG + UMSCHALT + N.
5. Mehrere E-Mails auf einmal ausdrucken: STRG-Taste gedrückt halten und die E-Mails nacheinander mit der Maus anklicken.
6. Ungelesene, unwichtige E-Mails mit einem Klick löschen: STRG + A.
7. Outlook nur einmal starten: C:\Programme\Microsoft Office\OFFICExx\outlook.exe" /recycle (Für xx geben Sie die Versionsnummer Ihres Outlook an und kopieren Sie den Befehl per Rechtsklick  in die Eingabeaufforderung)

Nutzer schätzen an Microsoft Outlook vor allem die Benutzerfreundlichkeit sowie den Funktionsumfang, der neben dem Verfassen und Versenden von E-Mails viele weitere Tools und Funktionen beinhaltet. Die allgemeinen Funktionen von Outlook zu kennen, ist essenziell. Darüber hinaus ist es aus Effizienzgründen vorteilhaft, weitere Tipps und Tricks auszuprobieren und anzuwenden. Mit ihnen ist es möglich, das Optimum aus Microsoft Outlook herauszuholen, jede Aufgabe professionell zu bearbeiten und alle Möglichkeiten zu nutzen, die die Softwareapplikation für private oder geschäftliche Nutzer bietet.