Legen Sie eine Notiz einfach im Ordner ab
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Legen Sie eine Notiz einfach im Ordner ab

Notizen sind ein praktisches Hilfsmittel, damit Sie während der Arbeitszeit nichts vergessen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden zwei Tricks, mit denen Sie Ihre Notizen besser organisieren und schneller wiederfinden können.
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Notiz in einem bestimmten Ordner speichern

Was die wenigsten wissen: Outlook verfügt über eine Funktion namens Öffentliche Nachricht. Damit legen Sie eine Nachricht in Ihrem Posteingang oder einem bestimmten Ordner an, ohne sie erst versenden zu müssen. Trotz der Bezeichnung ist diese Nachricht nur für Sie sichtbar. Eine Öffentliche Nachricht legen Sie so an:

  1. Wechseln Sie in den Ordner, in dem die Notiz abgelegt werden soll.
  2. In Outlook ab 2010 rufen Sie den Befehl Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen auf, in Outlook 2007 lautet der Befehl Datei – Neu – Öffentliche Nachricht in diesem Ordner.
  3. Es erscheint ein Nachrichtenfenster, in dem die Empfängerfelder fehlen. Geben Sie einen aussagekräftigen Betre und in das Nachrichtenfeld die Notiz ein. Falls nötig, formatieren Sie die Notiz und/oder fügen noch Dateien ein. Sie können der öffentlichen Nachricht auch Kategorien zuweisen.
  4. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Öffentliche Nachricht A.

Öffentliche Nachrichten erkennen Sie im Posteingang oder in einem Ordner am Icon in der Spalte Symbol: Es handelt sich um einen gelben Notizzettel mit einem blauen Pin. Der Pin bedeutet allerdings nicht, dass die Nachricht am oberen Rand der Nachrichtenliste stehen bleibt, wenn Sie die Nachrichten zum Beispiel chronologisch nach der Spalte Erhalten sortieren. Sobald neue Nachrichten eintreffen, wird sie vielmehr nach unten verschoben.

Wenn die Notiz Sie an etwas erinnern soll, was mit einer bestimmten E-Mail zu tun hat, macht das aber nichts, da die Notiz mit der E-Mail „mitwandert“.

Eigenen Ordner für Notizen in Outlook anlegen

Wenn Sie in Outlook viele Notizen anlegen, wird es schnell unübersichtlich. Allerdings können Sie - wie in anderen Outlook-Modulen - auch für die Notizen Ordner anlegen, um Ordnung zu halten. Dazu gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil rechts neben dem „Neu“-Button und rufen Sie „Neuer Ordner“ auf. In Outlook 2007 können Sie auch mit der rechten Maustaste in das Feld unter „Meine Notizen“ in der Navigationsleiste klicken und den Befehl „Neuer Ordner“ aufrufen.

  2. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein.

  3. Achten Sie darauf, dass im Feld „Ordner soll angelegt werden unter“ die Notizen ausgewählt sind, und klicken Sie auf „OK“.