Nach einer Löschaktion: Lassen Sie die Datendatei komprimieren, damit die Datei kleiner wird
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Nach einer Löschaktion: Lassen Sie die Datendatei komprimieren, damit die Datei kleiner wird

Kürzlich meldete sich ein Leser: Er hatte in seinem Outlook mehrere Hundert Megabyte an Dateianhängen gelöscht, die Datendatei war nach dem „Frühjahrsputz“ aber noch genauso groß wie vorher.
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Das liegt daran, dass Outlook nach einer Löschaktion den Speicherplatz, den die gelöschten Elemente belegt hatten, nicht sofort freigibt. Dazu ist nämlich erst eine Reorganisation der Datendatei notwendig. Würde Outlook nach jedem Löschen oder nach dem Hinzufügen von Daten die Datendatei neu organisieren, wäre das Programm ständig beschäftigt, Ihre Festplatte würde dauernd laufen, was den Verschleiß drastisch erhöhen würde. Deshalb markiert Outlook den von gelöschten Elementen belegten Platz als „unbenutzt“ und räumt erst dann automatisch auf, wenn die gelöschten Elemente 20 Prozent der Datendatei umfassen. Dazu nutzt das Programm Leerlaufzeiten, sodass Sie die Reorganisation nicht bemerken.

Da es einige Zeit dauern kann, bis Outlook die Datei automatisch reorganisiert, empfehle ich, nach einer größeren Löschaktion die Komprimierung der Datendatei von Hand anzustoßen. Damit schrumpft die Datendatei sofort. Das macht sich dann auch bei künftigen Backup-Vorgängen bemerkbar, da diese nicht mehr so lange dauern. So lassen Sie die Datendatei komprimieren:

 

  1. Rufen Sie in Outlook ab 2010 Datei – Kontoeinstellungen – Kontoeinstellungen auf. In Outlook 2007 und 2003 rufen Sie Extras – Optionen – E-Mail-Setup auf.
  2. Klicken Sie auf Datendateien, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Jetzt komprimieren A.
  4. Es erscheint ein Fenster, das den Fortschritt der Komprimierungsaktion anzeigt. Sobald das Fenster ausgeblendet wird, schließen Sie den Dialog aus dem Bild.
  5. Falls Sie mehrere Datendateien haben (weil Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook nutzen), komprimieren Sie alle Datendateien, in denen Sie zuvor Elemente gelöscht haben.