Bedingte Formatierungen in Excel: Das ist möglich

Bedingte Formatierungen in Microsoft Excel sind ein sinnvolles Werkzeug, Tabellen, Berichte oder Zellen markanter zu gestalten, einen Bereich oder mehrere Spalten hervorzuheben, Daten zu analysieren, Unterschiede zu verdeutlichen oder Trends zu ermitteln. Dazu dienen Datenbalken, Symbolsätze oder Farbskalen. Entsprechend der festgelegten Bedingungen wird die Darstellung von Zellen geändert oder der Zellbereich formatiert. Zu den zahlreichen integrierten Bedingungen können Sie individuell Ihre eigenen erstellen.

Bedingte Formatierungen in Excel lassen sich vielseitig anwenden, ob auf eine Excel-Tabelle, einen bestimmten Zellbereich oder einen PivotTable-Bericht. Verschiedene Aktionen und Formatvorlagen stehen Ihnen dabei zur Verfügung. Der entscheidende Vorteil für Excel-Nutzer ist, dass besondere Werte oder Ergebnisse durch farbliche Kennzeichnung hervorgehoben werden können. Wenn sich ein Wert ändert, wird die Formatierung – je nach Bedingungen – automatisch angepasst.

Formatieren Sie mit einem Vergleichsoperator, lassen sich Zellen einfacher finden. Sie können Werte besser sichtbar machen, zum Beispiel größer oder kleiner als ein definierter Wert oder bestimmte Werte, die zwischen einer Ober- und Untergrenze liegen. Damit werden die gewünschten oder gesuchten Daten farblich dargestellt. Zur Bearbeitung stehen die Schnellformatierung oder die erweiterte Formatierung zur Verfügung. Bei der erweiterten Formatierung kann mit Formeln gearbeitet werden, um beispielsweise eine Excel-Spalte automatisch farbig zu markieren.

Nun können Sie unter "Regelbeschreibung bearbeiten" im Listenfeld "Nur Zellen formatieren mit" Aktionen ausführen:

• Datum und Vergleichsdatum auswählen, z. B. Gestern, Nächste Woche, oder Diesen Monat

Dann: Um ein Format anzugeben auf "Formatieren" klicken, es erscheint das Dialogfeld "Zellen formatieren". Das Gewünschtes Zahlenformat, Füllformat, Rahmen oder Schriftart auswählen, auf "OK" klicken.

Es ist möglich, mehrere Formate auszuwählen. Sie können im Feld "Vorschau" sehen, welche Formate ausgewählt wurden.

Inhalte und Werte in Zellen lassen sich mit Datenbanken, Farbskalen oder Symbolsätzen visuell aufwerten und attraktiver sowie übersichtlicher gestalten. Sollen Werte in einem Zellbereich miteinander verglichen werden, gelingt das mit diesen bedingten Formatierungen einfacher.

Mit Datenbalken lassen sich Zellen einfacher miteinander vergleichen. Der Wert in der Zelle wird durch die Länge des Balkens angezeigt. Je höher der Wert, desto länger der Datenbalken, je niedriger der Wert, desto kürzer ist der Balken. Auf diese Weise können hohe oder niedrige Werte schnell ermittelt werden.

Zellen mit Farbskalen formatieren

Farbskalen helfen dabei, unterschiedliche Dateninformationen leichter einzuordnen und deren Inhalt rasch miteinander vergleichen zu können. Je nach Farbschattierung werden hohe oder niedrige Werte angezeigt. Sie können Zellen mit einer 2- oder 3-Farbskala formatieren.

Finden Sie die Option nicht, die Sie für Ihre eigene Formatierungsregel brauchen, kann eine logische Formel weiterhelfen. Mithilfe einer Formel können Sie beispielsweise Excel-Zellen automatisch einfärben, sobald Inhalte vorhanden sind. Umgekehrt können Zellen bedingt formatiert werden, die leer sind.

Indem Sie Zellen direkt auf dem Arbeitsblatt markieren, können Sie Zellbezüge in eine Formel eingeben. Es handelt sich dabei um absolute Zellbezüge. Excel kann allerdings die Zellbezüge auch für jede Zelle im markierten Bereich anpassen. Wünschen Sie dies, wählen Sie relative Zellbezüge.

Die Formel ZÄHLENWENN gibt zum Beispiel Wahrheitswerte zurück. Wenn diese Formel verwendet wird, können doppelt vorkommende Werte ermittelt oder Inhalte, die in einer bestimmten Häufigkeit auftreten, farblich markiert werden. So lassen sich auch Unikate finden und farbig hervorheben. Weitere Formeln, die für die bedingte Formatierung genutzt werden können, sind

• REST: so können automatisch abwechselnde Zeilenfarben eingestellt werden
• IDENTISCH: mit dieser Formel können gesuchte Daten in einer Excel-Tabelle markiert werden, die einem festgelegten Wert entsprechen
• ISTFEHLER: kennzeichnet leere Zellen in der Excel-Tabelle automatisch oder lässt Fehlerwerte aus der Arbeitsmappe verschwinden
• NICHT und ISTZAHL: formatiert alle Excel-Zellen, in denen sich keine Zahlen befinden
• MAX: der größte Wert der Zelle wird in der Tabelle hervorgehoben
• MIN: erlaubt die bedingte Formatierung des kleinsten Werts in der Excel-Liste, damit das Minimum auf einen Blick erkennbar ist
• LINKS: abhängig von einer am Anfang stehenden Zeichenfolge werden Excel-Zellen automatisch formatiert und erhalten eine einheitliche Textfarbe
• GROSS und LINKS: ermöglichen die farbige Kennzeichnung einer Zelle mit neuem Inhalt
• RECHTS: Zellen können abhängig vom letzten Zeichen der Zeichenfolge formatiert werden
• HEUTE: hiermit können Termine mit der Ampelmethode farbig formatiert werden oder Datumswerte hervorgehoben werden, die bald aktuell werden
• MONAT oder JAHR: ermöglichen, die Excel-Liste in Monate oder Jahre zu unterteilen; mit JAHR können außerdem Datumswerte des aktuellen Jahrs markiert werden und Jahreswerte hervorgehoben werden
• ODER und WOCHENTAG: hebt Werte nach Wochentagen farbig hervor

Bedingte Formatierungen können kopiert und auf anderen oder neuen Daten des Arbeitsblattes angewendet oder wieder gelöscht werden.

Alternativ kann die bedingte Formatierung mit den Tastenkombinationen kopiert und in eine andere Excel-Zelle eingefügt werden.

Bedingte Formatierung löschen

Man unterscheidet zwischen einem Löschvorgang auf einem Arbeitsblatt oder einem Löschvorgang in einem Zellbereich.

Mit einem PivotTable-Bericht haben Nutzer die Möglichkeit, große Datenmengen rasch zusammenzufassen. Zellbereich, Excel-Tabelle oder PivotTable-Bericht – bedingte Formatierungen funktionieren im Grunde überall gleich. Lediglich im PivotTable Bericht gibt es einige Besonderheiten, die Sie kennen sollten:

• Einige bedingte Formate funktionieren nicht auf Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts.
• Ändern Sie das Layout des PivotTable-Berichts auf irgendeine Weise, besteht die bedingte Formatierung weiter, bis die Felder in den zugrunde liegenden Daten entfernt werden.
• Bedingte Formatierungen für Felder im Wertebereich basieren möglicherweise auf der Datenhierarchie. Der Bereich dieser bedingten Formatierungen wird durch die nächst niedrigere oder nächst höhere Ebene der Hierarchie in Zeilen für eine oder mehrere Spalten oder in Spalten für eine oder mehrere Zeilen bestimmt.
• Der Bereich der bedingten Formatierung für Felder im Wertebereich lässt sich durch drei Methoden definieren:

• • Auswahl
  • Entsprechendes Feld
  • Wertfeld

Die Standartmethode ist die Auswahl.

Diese Methode eignet sich sowohl für eine zusammenhängende Reihe von Feldern im Wertebereich, z. B. Erhebungsdaten für eine Region, als auch für eine nicht zusammenhängende Reihe von Feldern im Wertebereich, wie Erhebungsdaten für verschiedene Regionen auf unterschiedlichen Ebenen der Datenhierarchie.

Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld

Diese Methode eignet sich, wenn Sie

• es vermeiden wollen, viele nicht zusammenhängende Elemente auswählen zu müssen
• mehrere Felder im Wertebereich für eine Datenhierarchieebene bedingt formatieren wollen
• Teilergebnisse ausschließen wollen

Bereichsdefinition durch ein Wertfeld

Diese Methode eignet sich, wenn Sie

• es vermeiden wollen, viele nicht zusammenhängende Elemente auswählen zu müssen
• mehrere Felder im Wertebereich für sämtliche Hierarchieebenen bedingt formatieren wollen
• Gesamtsummen und Teilergebnisse mit einbeziehen wollen.

Wenn Sie in Ihrer Excel-Tabelle bestimmte Datenwerte farblich hervorheben wollen, ist die bedingte Formatierung in Excel ideal geeignet. Ihnen stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um die bedingte Formatierung anzuwenden. Entweder Sie verwenden von Excel vorgegebene Regeln, um Textinhalte, Zahlenwerte oder Datumsangaben farblich zu markieren. Oder Sie legen selbst eine Regel mit verschiedenen Bedingungen fest, unter der die relevanten Werte gekennzeichnet werden sollen. Mithilfe von Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen können Sie Daten leicht und effektiv miteinander vergleichen. Falls die Gestaltungsoptionen nicht mehr gebraucht werden, können Sie die mit ein paar Klicks entfernen.

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