Excel: Versionen, Umgang mit Dateien und Alternativen zu dem Programm
Microsoft Excel kommt überwiegend im geschäftlichen Sektor zum Einsatz. Speziell immer dann, wenn Berechnungen anstehen, Daten, Zahlen, Worte oder Diagramme wichtig werden oder Inhalte verständlich dargestellt werden sollen. Doch ebenfalls im privaten Bereich zeigt sich die Software als bevorzugte Tabellenkalkulation, wenn etwa die Kosten für Lebensmittel zu kalkulieren sind oder Ausgaben wie Miete, Energiekosten, Versicherungen und mehr berechnet werden müssen.
Was ist Excel?
Excel ist das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft. Mit ihm lassen sich Zahlen und Worte in tabellarische Form bringen. Im Anschluss besteht die Option, diese in den unterschiedlichsten Arten auszuwerten. Der Anwender kann hierzu auf eine große Zahl an Excel-Funktionen zurückgreifen.
Excel als kostenpflichtiges Programm von Microsoft Office
Das Programm Excel ist ein Teil des kostenpflichtigen Pakets von Microsoft Office. Somit kann es nicht als eigenständiges Tool heruntergeladen werden.
Verschiedene Excel-Versionen: Das sind die Unterschiede
Im Grunde unterscheidet man zwischen Excel 2010 (14.0), 2013 (15.0) 2016 (16.0) und 2019 (ebenfalls 16.0). In den verschiedenen Excel-Versionen hat sich seit der ersten Umsetzung für Windows im November 1987 immer wieder etwas verändert. Mit Excel 2007 kam zum Beispiel die Unterstützung für 1.048.576 Zeilen sowie 16.384 Spalten. Version 14.0 brachte die Berechnung mithilfe von mehreren Kernen, Excel 2013 dann 50 neue Berechnungsfunktionen sowie ein neues Design und Power Pivot, mit dem es erstmals möglich war, große Datenmengen in dem Programm durch den Nutzer auswerten zu lassen.
Mit Excel 2016 wurde die Windows-10-Anpassung vorgenommen und Vorhersage-Funktion, bessere Diagramme und Power Query eingeführt. Zum Release von Excel 2019 am 24. September 2018 wurde dann noch einmal an den Funktionen gefeilt. So ist etwa die verbesserte Anbindung an Power Pivot gegeben, neue Eigenschaften wurden hinzugefügt und Kartendiagramme waren ebenfalls verfügbar. 2010 war die Anwendung im Übrigen bereits 15 Jahre alt.
Die Optionen mit der Tabellenkalkulation sind vielfältig. Etwas, das sich Microsoft für seine Büropakete und seine Kalkulationstabellen zurecht auf die Fahne schreibt. Denn es lassen sich beispielsweise Grafiken und Diagramme erstellen, das Inventur-Management übernehmen, To-do-Listen aufsetzen, Notizen anlegen, Zeitpläne definieren und vieles weitere.
Besonders an der Lösung von Microsoft im Rahmen seiner Office-Pakete mit Excel ist, dass der User erstellte Verkettungen problemlos weitergeben kann. Somit werden Kalkulationen und Analysen deutlich vereinfacht, was die Abläufe optimiert. Zudem bietet das Tabellenkalkulationsprogramm mehr als 400 Funktionen.
Diese Dateiformate sind kompatibel mit Excel
Neben den gängigen Formaten wie die Datei-Endungen, die auf XML-basieren oder das XML-basierte Add-In-Format, werden ebenfalls übliche Textformat wie TXT, CSV PRN oder DIF und SLK unterstützt. Hinzukommen zum Beispiel
- DBF
- ODS
- XPS
Microsoft Office erlaubt mit der Arbeit von Excel nicht nur eine umfassende Kompatibilität mit unterschiedlichen Dateiformaten, sondern auch beispielsweise das Einfügen von Inhalten über die Zwischenablage.
So können Sie Dateien speichern, teilen und schützen
Um eine Excel-Tabelle in einer Arbeitsmappe zu sichern, wird das klassische Symbol in der Symbolleiste verwendet. Im Anschluss kann die erstellte Datei mit Kollegen, Freunden oder anderen über E-Mail, Messenger oder Cloud geteilt werden. Das Programm bietet zum Teilen hierbei verschiedene Möglichkeiten und unterschiedliche Dateiformate. Zudem besteht die Option, die Tabelle mit einem Schreibschutz zu versehen oder gar mit einem Passwort zu schützen.
Daten importieren und exportieren
Das Erfassen von Informationen ist stets zeitaufwendig. Daher bietet die Software Excel von Microsoft gezielte Lösungen. So hilft der Text-import-Assistent etwa, Textdokumente in Tabellen umzuwandeln. Über den Menüpunkt „Daten/Externe Daten importieren“ lassen sich selbst Werte aus dem Internet importieren. Zum Exportieren einer Tabelle wird beispielsweise der Punkt „Speichern unter“ gewählt. Im Anschluss kann hier noch das Dateiformat definiert werden.
Excel: Das Programm nach Bedarf anpassen
Damit der Workflow ungehindert gelingt, kann die Arbeitsoberfläche von Excel den individuellen Bedürfnissen und Ansprüchen entsprechend angepasst werden.
Arbeitsoberfläche im Programm gestalten
Damit stets alle benötigten Funktionen griffbereit sind, bringt Microsoft weitreichende Optionen, das Tool anzupassen. So lassen sich problemlos etwa das Menüband samt Bearbeitungsleiste individualisieren. Ebenso der Arbeitsbereich sowie dessen Zeilen, Zellen und Spalten können angepasst werden.
Seite einrichten für den perfekten Druck
Sollen bestimmte Bereiche des Tabellenblatts auf eine spezielle Blattgröße gedruckt werden, ist es nötig, den Druckbereich zu definieren. Das gelingt mit wenigen Klicks:
Navigieren Sie zur Registerkarte "Seitenlayout".
Wählen Sie beispielsweise unter Breite und Höhe "1 Seite" aus.
Achten Sie auf die Ausrichtung im Hochformat und Querformat.
Hier können Excel-Anwender unter anderem einstellen, wie mehrere Arbeitsblätter oder Arbeitsmappen gedruckt werden sollen oder den Druckbereich wählen.
Excel: Programm mithilfe der Optionen konfigurieren
In den Excel-Programmeinstellungen finden sich wichtige Funktionen, mit denen Excel gesteuert werden kann. Damit wird nicht nur das Erscheinungsbild definiert, sondern ebenso die diversen Grundeinstellungen. Zu dem Menü gelangen Sie über "Datei" > "Optionen".
Add-Ins in Excel
Mit den Add-Ins für Excel ermöglicht Microsoft das Verwenden von Excel-Anwenderfunktionen unabhängig von Windows, Mac oder dem iPad für individuelle Erweiterungen. Zudem lassen sich diese im Browser nutzen.
Nutzung und Alternativen von Excel
Generell ist der User für die Tabellenkalkulation nicht auf das Angebot von Microsoft Office beschränkt. Kostenlose Alternativen bieten beispielsweise LibreOffice oder OpenOffice, welches neben den Kalkulationstabellen ebenfalls ein Textverarbeitungsprogramm mitbringt.
Excel gratis testen
Zwar kostet das Büropaket, in dem unter anderem Excel enthalten ist, Geld. Allerdings gibt es die Möglichkeit, eine Testversion kostenlos herunterzuladen. Diese kann im Regelfall für eine Dauer von 30 Tagen kostenfrei genutzt werden.
Excel als mobile App
Die Applikation lässt sich kostenlos downloaden und einrichten. Für Nutzer von Windows-Smartphones sowie Windows-Tablets bietet sie zudem sämtliche Excel-Funktionen ohne Mehrkosten. Alle anderen User haben ohne Office 365 Abonnement nur Lesestatus.
Kostenlose Version: Excel-Online
Microsoft offeriert mit Excel-Online einen Webdienst, der in der kostenlosen „Microsoft Office Online Suite“ enthalten ist. Hierüber können Excel-Arbeitsblätter im Browser erstellt und bearbeitet werden. Gespeichert wird automatisch im XLSX-Format.
Excel: Das Programm ist vielfältig in seiner Anwendung und bietet viele Individualisierungen
Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel können Nutzer Daten oder ganze Datensätze optimal erfassen bzw. erstellen und auswerten. Zudem bietet die Software mit Funktionen die Möglichkeit, das Ergebnis optisch aufzubereiten. Dank der Konnektivität sowie Kompatibilität ist es darüber hinaus möglich, die erstellten Kalkulationstabellen zu teilen oder in andere Dateiformate zu exportieren, sodass ein gemeinsames Arbeiten im Rahmen des Programms stattfinden kann.
