Excel Online: Das kann die kostenlose Version

Excel Online basiert auf dem bekannten Tabellenkalkulations-Programm Excel von Microsoft. Es gehört zum Paket der Microsoft Office Online Anwendungen, dazu zählen weitere Programme wie Word Online oder PowerPoint Online. Seit Herbst 2009 sind die unterschiedlichen Microsoft Office-Anwendungen auch online verfügbar. Sie haben den Vorteil, dass sie mit Einschränkungen kostenlos genutzt werden können. Allerdings bieten die Online-Versionen teilweise weniger Funktionen.

Damit Excel Online genutzt werden kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt werden: Der Nutzer braucht ein Microsoft-Konto und einen aktualisierten Webbrowser. Sollte der Nutzer eine veraltete Version eines Webbrowsers nutzen, kann es sein, dass Excel Online nicht funktioniert. Dieses Problem ist allerdings schnell mit einer Aktualisierung des Browsers behoben. Üblicherweise dürften die Webbrowser in aktualisierter Form auf dem Rechner vorhanden sein, sodass hier seitens des Browsers eine ungehinderte Nutzung von Excel Online gewährleistet ist.

Diese Webbrowser unterstützen Excel Online

• Ab Google Chrome 18
• Ab Mozilla Firefox 12
• Ab Apple Safari 5
• Ab Internet Explorer 10

Die meisten Windows-Nutzer haben bereits ein Microsoft-Konto

Da es sich bei Excel Online um eine Anwendung des Herstellers Microsoft handelt, ist die Nutzung des Dienstes ausschließlich mit einem Microsoft-Konto möglich. Spätestens seit der Veröffentlichung von Windows 10 sind Nutzer fast dazu gezwungen, ein Online-Konto bei dem Anbieter zu erstellen. Sollten Sie also Windows 10-User sein, dann haben Sie aller Wahrscheinlichkeit nach bereits ein entsprechendes Konto, mit dem Sie die Online-Dienste, wie beispielsweise Excel Online, nutzen können.

Nachdem Sie alle Schritte durchgeführt haben, stehen Ihnen die verschiedenen Online-Dienste von Microsoft zur Verfügung. Sie können also direkt eine Excel-Online-Tabelle erstellen.

• Internetverbindung zwingend erforderlich
• Ältere Excel-Dateien können nicht verarbeitet werden
• Dateigröße auf 10 MB beschränkt
• Teilweise gibt es Formatfehler
• Makros funktionieren nicht
• erweiterte Formatierung von Diagrammen nicht möglich

Bei Excel Online stehen viele verschiedene Funktionen bereit, die ein Arbeiten an Tabellen ermöglichen. Trotzdem beinhaltet die Web-Version gegenüber der Desktopversion ein paar Einschränkungen. Wer die volle Leistungsfähigkeit des Programms ausnutzen möchte, der sollte sich weiterhin Microsoft Office kaufen.

Excel Online ist, wie es der Name bereits verrät, ein Online-Dienst, der nur verfügbar ist, wenn eine Internetverbindung besteht. Das heißt, wer gerade keinen Zugang zum Netz hat, kann Excel Online nicht nutzen und die online gespeicherten Daten nicht abrufen. Die Dateien werden in der Microsoft Cloud OneDrive gespeichert. Bei der Anmeldung erhalten alle Nutzer einen kostenlosen Speicherplatz von 5GB. Wer mehr Speicher benötigt, der muss sich beim Anbieter entsprechende Kapazitäten für einen monatlichen Betrag kaufen.

Ein weiterer Nachteil ist, dass ältere Excel-Dateien in Excel Online nicht geöffnet werden können. Dieses Problem ist allerdings relativ schnell gelöst. Vorhandene Dokumente müssen vom älteren Standartformat .xls in die neueren Versionen .xlsx oder .xlsm konvertiert und abgespeichert werden. Danach können sie problemlos in der Online-Version von Excel geöffnet und bearbeitet werden. Allerdings ist es so, dass teilweise Formatfehler in Excel Online entstehen. Das heißt, Formatierungen aus der Desktopversion werden online zum Teil nicht korrekt angezeigt. Im Bereich der Diagramme gibt es ebenfalls Formatierungsschwierigkeiten. Zwar können Diagramme erstellt, bearbeitet und angezeigt werden, jedoch lässt sich beispielsweise die Farbe nicht ändern. Der Nutzer muss sich mit der Standardformatierung zufriedengeben. Außerdem können große Dateien nicht in Excel Online geöffnet werden. Das Online-Tool lässt ausschließlich eine Dateigröße bis 10MB zu.

In die Liste der Dinge, die bei Excel Online nicht funktionieren, reihen sich zudem Makros ein. Ein Makro besteht aus einer oder mehreren Aktionen, die aufgezeichnet werden und bei Bedarf automatisiert wiederholt werden können. Makros beschleunigen also Arbeitsprozesse, indem einzelne Schritte nicht immer wieder einzeln durchgeführt werden müssen, sondern einmalig aufgezeichnet und abgespeichert werden, um sie dann automatisiert anzuwenden.

• Kostenfreie Nutzung von Excel
• Dokumente können unkompliziert mit mehreren Nutzern geteilt werden
• In Echtzeit online zusammenarbeiten und Dokumente bearbeiten
• Automatische Speicherung der Tabellenkalkulationen und Arbeitsblätter
• Zeit- und ortsunabhängig verfügbar

Der wohl größte Vorteil: Das Tool ist kostenlos und erspart daher die Anschaffungskosten des Microsoft Office-Pakets. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Excel oder andere Microsoft Office Anwendungen nicht dauerhaft und in einem großen Umfang genutzt werden müssen. Um Arbeitsmappen zu erstellen, müssen Sie lediglich ein Microsoft-Konto eröffnen, das ebenfalls gratis ist. Wer mit dem Gedanken spielt, die Microsoft Office-Anwendungen offline zu nutzen, der kann in der Web-Version „testen“, ob die Programme hilfreich sind und einen weiterbringen.

Weiter bietet Excel Online die Echtzeitbearbeitung der Dokumente mit mehreren Personen. Anstatt sich wie üblich die Daten beispielsweise per E-Mail zuzusenden, können mehrere Leute zeitgleich online ein Dokument bearbeiten. Das hat den Vorteil, dass interne Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden können. Außerdem können bereits vorhandene Excel-Dateien, die auf der Desktopversion erstellt wurden, in Excel Online bearbeitet werden. Dazu muss der Nutzer lediglich das entsprechende Dokument in OneDrive hochladen, wo es anschließend über Excel Online bearbeitet werden kann. Das führt gleich zum nächsten Vorteil: Tabellen können ganz einfach im Webbrowser bearbeitet werden. Der Nutzer muss weder etwas runter- noch hochladen, um Änderungen vorzunehmen.

Excel Online bietet sich vor allem dann an, wenn mehrere Personen von mehreren Standorten aus an einem Dokument arbeiten möchten. Jeder kann, unabhängig von der Hardware, Dateien bearbeiten, da die Dokumente in der Microsoft-Cloud gespeichert sind. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Arbeitnehmer teilweise im Homeoffice arbeitet. Mit Anwendung wie Excel Online besteht die Möglichkeit, Dateien von jedem Rechner, Tablet oder Telefon abzurufen. Die einzigen Voraussetzungen dafür sind ein Microsoft-Konto und eine Verbindung zum Internet.

Die Anforderungen, um Excel online nutzen zu können, sind vergleichsweise gering. Es reichen ein Internetzugang und ein Microsoft-Konto, um die Office-Dienste des Anbieters kostenlos in Anspruch zu nehmen. Weiter bestehen keine spezifischen Voraussetzungen an die Hardware oder den Webbrowser. Darüber hinaus verfügen einige Windows-User bereits über ein Microsoft-Konto. Sollte das nicht der Fall sein, ist ein Account in wenigen Schritten erstellt. Wer Excel Online nutzen möchte, sollte sich bewusst sein, dass einige Funktionen aus der Desktopversion nicht verfügbar sind. Darüber hinaus gibt es weitere Einschränkungen wie Dateigrößen oder Formatierungsschwierigkeiten. Je nachdem, in welchem Umfang Excel genutzt werden soll, bietet die Online-Version eine kostenlose Alternative mit einer Vielzahl grundlegender Funktionen. Besonders wenn mehrere Personen ortsunabhängig in einem Dokument arbeiten möchten, ist Excel Online ein hilfreiches Tool, um Arbeitsprozesse schneller und effizienter zu gestalten.