Mit diesen Dateiformaten kann Excel arbeiten

Microsoft Excel hat im Laufe der Jahre viele Weiterentwicklungen durchlaufen. Auch die gängigen Excel-Dateiformate haben sich geändert. Allerdings können mit neueren Versionen von Excel die meisten Dateitypen geöffnet und bearbeitet werden, die in den vorherigen Versionen gängig waren. Damit das Arbeiten mit Excel erleichtert wird, ist es wichtig, die kompatiblen Excel-Dateiformate zu kennen.

Es gibt eine ganze Reihe von Dateiformaten, in denen Sie Ihre Excel-Dokumente speichern können. Im Folgenden finden Sie einen Überblick:

Microsoft selbst hat natürlich eine Reihe von Formaten, in denen die bearbeiteten Dokumente gespeichert werden können. Sie entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, sodass manche alten Excel-Dateiformate gar nicht mehr bedient werden, auch wenn sie früher der verbreitete Standard waren. Hier sehen Sie die Dateitypen, die Microsoft Excel selbst verwendet:

Auch wenn Microsoft Office ein umfassendes Paket an Bürotools liefert, werden andere Office-Lösungen teilweise bevorzugt. Daraus haben sich einige Standard-Dateitypen für verschiedene Aufgaben herauskristallisiert, die nicht aus dem Microsoft-Bundle stammen. Diese können jedoch trotzdem in Microsoft Office geöffnet werden. Ein gutes Beispiel dafür ist das PDF aus dem Hause Adobe – es ist nach wie vor das wohl wichtigste Format für elektronische Schriftstücke. Hier ist eine Liste der fremden Dateiformate, die Microsoft Office unterstützt:

Bei manchen Arbeitsmappen bietet es sich an, sie als Textdateien zu speichern. Dies hier sind die Dateiformate, die sich dafür eignen:

Die Dateiformate dBase III und dBase IV (DBF) können Sie mit Microsoft Office öffnen. Es ist allerdings nicht möglich, Excel-Dateien in diesem Format zu speichern. Zum Speichern müssen Sie die Dateien in ein anderes Format umwandeln.

Das Format zum Speichern ist abhängig von der weiteren Verwendung des Dokuments:

• Bearbeiten Sie die einfache Arbeitsmappe fortlaufend selbst, speichern Sie diese im bereits ausgewählten Excel-Dateiformat.
• Möchten Sie beispielsweise Arbeitsmappen mit Makro-Vorlagen speichern, reicht XLSX nicht aus – Sie sollten das Format XLSM wählen.
• Schicken Sie diese einem Kollegen, der eine alte Excel-Version besitzt, speichern Sie sie als XLS-Datei – die neuen XLSX-Dateien kann er nicht öffnen.
• Verwendet der Empfänger ein anderes Tool zur Tabellenkalkulation als Microsoft Excel, können Sie sich an den Dateiformaten orientieren, in denen er seine Dokumente schickt – das kann beispielsweise ODT sein, die Dateiendung von OpenOffice bzw. LibreOffice. Versäumen Sie es, die Arbeitsmappe im entsprechenden Format zu speichern, ist das meist nicht schlimm: Viele der Excel-Alternativen sind mit den Excel-Dateiformaten kompatibel und können geöffnet werden.
• Je nach geplanter Verwendung Ihres Dokuments kann es nötig sein, ein PDF zu wählen oder das Dokument in eine Textdatei umzuwandeln.

Copy and Paste ist ein hilfreiches Tool bei der Arbeit am Computer. Es ist allerdings nicht möglich, alle Dateiformate damit in eine Microsoft Excel-Tabelle zu übernehmen. Hier sehen Sie eine Übersicht der Formate, die unterstützt werden. In einigen Fällen zeigt Ihnen das Programm bei der Übertragung der Daten ein Fehler an, obwohl das Format eigentlich unterstützt werden sollte. Stellen Sie hier sicher, dass Sie die richtige Spalte für das Einfügen markiert haben.

Möchten Sie eine Excel-Datei öffnen, deren Format jedoch veraltet ist und Ihre Excel-Version sie somit nicht mehr öffnet? Dann benennen Sie diese um: Statt unter XLS speichern Sie die Datei unter XLSX. Nun sollte Excel diese öffnen können. Ist hingegen Ihr Excel-Programm schon etwas älter und Sie bekommen eine Arbeitsmappe von jemandem zugeschickt, der eine neue Version besitzt, müssen Sie die Datei von XLSX auf XLS umbenennen.

Wird das Format der zu öffnenden Datei von Microsoft Excel gar nicht unterstützt, suchen Sie online nach einem Dateikonverter. Hier können Sie die Datei (meist kostenlos) in ein Format umwandeln lassen, das von Microsoft Excel unterstützt wird. Oder speichern Sie die Datei alternativ in einem Format, das von einem anderen Programm unterstützt wird, von dem aus Sie es dann in ein von Excel unterstütztes Format exportieren können.

Ein Umwandeln der Datei in ein anderes Format ist häufig nicht nötig: Microsoft Excel ist mit vielen der gängigen Formate kompatibel.

So vielfältig wie die Funktionen sind auch die Dateiformate

Microsoft bietet eine Vielzahl an eigenen Excel-Dateiformaten. Sie erlauben das Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Arbeitsmappen mit unterschiedlichem Umfang und verschieden enthaltenen Befehlen. Ob Sie Zahlen und Daten, Text oder Bilder speichern möchten: Es gibt für alle Aufgaben die passenden Programme und Anwendungen.

Einige Dateiformate, die sich für die alltägliche Arbeit etabliert haben, stammen von anderen Herstellern. Gleiches gilt für einige kostenlose Excel-Alternativen. Für ein unkompliziertes Arbeiten hat Microsoft seinem Programm Excel die Fähigkeit verliehen, auch diese Dateiformate zu bearbeiten. Falls ein benötigtes Programm nicht unterstützt wird, gibt es jedoch verschiedene Lösungswege, die Datei so anzupassen, dass sie dennoch bearbeitet werden kann.