Excel-Seite einrichten und anpassen: Drucken von Tabellen leicht gemacht

In Excel zu drucken kann für einige Nutzer herausfordernd sein. Über die Schaltfläche lässt sich die Datei zwar durch den entsprechenden Befehl drucken, jedoch kann es so zu ungewollten Ausdrucken kommen. Die Excel-Seiten müssen erst angepasst werden, sodass die gewünschten Inhalte auf einer Druckseite sichtbar sind und zusätzlich keine leeren Blätter ausgegeben werden. Das Programm bietet hierbei zum einen die Möglichkeit, Excel-Seiten auszurichten und zu skalieren und Seitenränder anzupassen. Andererseits erlaubt es Nutzern, Druckbereiche im Arbeitsblatt auszuwählen, Fehlermeldungen oder Kombinationsfelder für den Druck zu verstecken oder mehrere Tabellenblätter auszudrucken.

Die Daten des Tabellenblatts können so verkleinert oder vergrößert werden, dass sie auf eine bestimmte Anzahl an Druckseiten passt. Wollen Anwender die Inhalte nur auf eine Excel-Seite drucken, kann das Papierformat ausgerichtet und die Daten skaliert werden.

Im Register Kopfzeile/Fußzeile kann eingestellt werden, welche Tabellenblätter gedruckt werden sollen. Das Besondere hierbei ist, dass mehrere Blätter einer Arbeitsmappe fortlaufend nummeriert werden können und die fortlaufende Seitenzahl auf dem Ausdruck übernommen wird. Sollte es der Fall sein, dass Tabellen aus unterschiedlichen Arbeitsmappen mit fortlaufender Nummerierung zusammengefasst werden sollen, kann dies im anfangs genannten Register ebenfalls vorgenommen werden.

Nutzer finden im Seite einrichten-Fenster verschiedene Optionen, was aus dem Tabellenblatt gedruckt werden soll und in welcher Reihenfolge. So kann zum Beispiel eingestellt werden, ob die Gitternetzlinien auf den gedruckten Seiten sichtbar sein sollen oder nicht. Neben der Möglichkeit, Kommentare und Notizen auszudrucken, kann außerdem festgelegt werden, ob Spalten- und Zeilenüberschriften ausgedruckt werden sollen. Beim Anwählen dieser Option werden die Spaltenbuchstaben und Zeilennummerierungen auf dem Ausdruck sichtbar sein. Weiterhin können Excel-Anwender die Darstellung von Fehlerwerten anpassen, sodass diese nicht gedruckt werden.

Leider steht keine Option zur Verfügung, das Drucken von verwendeten Kombinationsfeldern einzustellen. Diese Dropdownliste ist ein Steuerelement, mit dem Benutzer einen Wert aus einer Liste wählen können. Beim Drucken einer Excel-Tabelle erscheinen oft alle Werte der Liste, obwohl nur ein Element ausgedruckt werden soll. Um dies zu verhindern, muss man die Pfeile verbergen.

Sie wollen Ihre Daten nicht über Excel ausdrucken, sondern in ein Word-Seriendokument übertragen? Das ist zwischen den beiden Programmen mit dem Seriendruck möglich. Hierbei wird die Excel-Tabelle als Datenquelle im Word-Dokument genutzt und die Daten werden automatisch eingetragen. Es kann vorkommen, dass Word die Zahlenformate nicht korrekt übernimmt oder nicht alle Zellinhalte abbildet. Die Probleme können in den entsprechenden Optionen aber behoben werden.

Unter einem Makro versteht man eine Folge von Befehlen bzw. Aktionen, die mit einem Klick automatisch ausgeführt werden können. Damit können Nutzer bei sich wiederholenden Aufgaben die Arbeit erleichtern und Zeit sparen. Auch bei Excel-Tabellen können diese angewendet werden. Beispielsweise haben Excel-Benutzer die Möglichkeit, den Druckbereich mit einem VBA-Makro automatisch festzulegen oder mit einem Klick alle Tabellenblätter einer aktiven Mappe auszudrucken.

Durch die Einstellungen, Tabellenblätter und ihre Inhalte anzupassen, stellt Excel seinen Benutzern unkomplizierte Wege bereit, Excel-Seiten gewünscht zu drucken. Dabei kann nicht nur das Papierformat ausgewählt und individuell skaliert werden, sondern auch Seitenränder angepasst werden. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, Druckbereiche manuell oder automatisch durch Makros festzulegen, sodass nur spezielle Datenausschnitte gedruckt werden können. Wer die Excel-Tabelle als Datenquelle in Word nutzen und für andere Empfänger verfügbar machen möchte, kann per Seriendruck in ein Word-Seriendokument übertragen.