So bearbeiten Sie Excel-Tabellen nach Ihren Wünschen

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel gibt es in diversen MS Office-Paketen und kann auf Desktop, Tablet PC und Smartphone genutzt werden. Ob für den privaten oder geschäftlichen Gebrauch – dabei helfen die zahlreichen Optionen nicht nur bei komplizierten Berechnungen. Mit Excel haben Sie auch die Möglichkeit, eine Tabelle anzulegen und mit dieser Ihre Daten zu ordnen. Um diese zu bearbeiten gibt es jedoch einige Ding zu beachten.

Sobald Sie eine Excel-Datei geöffnet oder eine neue Datei erstellt haben, sehen Sie im oberen Bereich die Menüstruktur mit „Datei“, „Start“, „Seitenlayout“, „Formeln“ sowie weiteren Punkten. Unter diesen finden Sie jeweils diverse Bedienelemente, die Symbolen oder mit Text gekennzeichnet sind. Dieses Menüband ist für die Arbeit mit Excel essenziell. Hier finden Sie alle Excel-Funktionen, die Sie für diverse Vorhaben benötigen. Zudem gibt es viele weitere Elemente, die in Excel enthalten sind.

Aufbau der Tabellen

Im unteren Bereich sehen Sie das erste Arbeitsblatt, welches im Ausgangszustand als „Tabelle1“ benannt ist. Hier kann das Arbeitsblatt nach Belieben benannt werden. Dieses ist nach Spalten und Zeilen strukturiert. Einzelne Zellen können Sie mit Buchstaben und Zahlen füllen bzw. Ihre Daten eintragen. Die Zelle ganz links oben heißt entsprechend „A1“. Praktischerweise können innerhalb einer Datei weitere Arbeitsblätter mit Klick auf das Plus neben „Tabelle 1“ hinzugefügt werden. Das hilft, die Übersicht zu bewahren, wenn die Inhalte etwas komplexer sind.

Weitere erwähnenswerte Elemente beim Aufbau von Excel-Tabellen sind zum Beispiel:

• die Scrollbalken am unteren und rechten Rand des Arbeitsblattes
• das Kontextmenü, welches sich über die rechte Maustaste öffnet
• die Fußzeile mit Anzeigeeinstellungen, Umschaltmöglichkeit zwischen verschiedenen Anzeigemodi und Zoom-Funktion

Excel-Tabellen können Sie für vielfältige Zwecke nutzen. Zudem gibt es besondere Tabellen, die Daten unter bestimmten Umständen darstellen.

Private und geschäftliche Tabellen

Excel-Tabellen bringen Struktur in private als auch geschäftliche Angelegenheiten. Beispiele sind Adressenliste oder Kostenkalkulationen.

Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen ermöglichen es, Daten in aggregierter Form darzustellen, ohne den Datenbestand selbst zu verändern. So ist es möglich, Spalten und Zeilen nach definierten Kriterien zu filtern und für Teilgruppen separate Berechnungen, etwa für Summen oder Durchschnitte, zu erstellen.

Mit Formatierungen in Excel kann man Wichtiges hervorheben, indem Unterstreichungen oder Farbe ins Spiel gebracht werden. Diese sind über das Menü oben oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste möglich. Darüber hinaus ist es möglich, auch nach Feldtypen wie Datum, Uhrzeit oder Währung in Tabellen zu formatieren. Das hilft, die Tabelle übersichtlich zu gestalten.

Rahmenoptionen

Die Linien zwischen den Zellen können Sie nach diesen Punkten gestalten. Klicken Sie dazu im Reiter „Start“ auf „Rahmenlinie unten“. Hier können unter anderem diese Punkte formatiert werden:

• Dicke
• Farbe
• Linienart
• Position

Zellen formatieren

In Excel können Sie ganz einfach einzelne Zellen formatieren: Sie können das Layout ändern, indem wir Zellen, ganze Spalten sowie Zeilen oder per STRG + A das komplette Arbeitsblatt markieren und dann über das Menü oben oder über die rechte Maustaste die gewünschte Option auswählen.

Schrift formatieren

Bei der Typographie haben Sie die Auswahl zwischen

• Schriftart und -größe
• Schriftfarbe und Hintergrundfarbe
• fett, kursiv und unterstrichen als Alternative zur Standarddarstellung
• Effekten: durchgestrichen, tiefergestellt und hochgestellt

Daten als Tabelle formatieren

Mit Klick auf „Start“ und „Daten als Tabelle formatieren“ können Sie sich aus einer Reihe von Formatvorlagen bedienen. Dies funktioniert, wenn Sie eine ganz neue Tabelle erstellen, jedoch auch, wenn wir einen bestehenden Zellenbereich markieren.

Bedingte Formatierung in Excel Tabellen

Ein Spezialfall sind bedingte Formatierungen. Sie ermöglichen es, in betriebswirtschaftlichen Kalkulationen negative Ergebnisse wie von Zauberhand mit roten Zahlen darzustellen. Bei positiven Ergebnissen sind die Ziffern automatisch grün.

Durch Tabellentools können Sie zum Beispiel die Tabellengröße anpassen, Spalten oder Zeilen ein- und ausblenden oder Dubletten entfernen. „Daten als Tabelle formatieren“ erzeugt ein neues Element „Tabellentools“ im Menüband, über das sich intuitiv weitere Formatierungen vornehmen lassen.

Zeilen und Spalten fixieren: So geht‘s

Zeilen und Spalten fixieren ist nicht schwer: Um beim Scrollen die oberen Zeilen und / oder die linken Spalten stehen zu lassen, gehen Sie über den Menüpunkt „Ansicht“ auf „Fenster fixieren“ und wählen dort das Gewünschte aus. Mit dieser Funktion können Sie zum Beispiel auch Überschriften fixieren. Haben Sie eine große Anzahl an Daten in die Excel-Tabelle eingegeben und scrollen runter, so verschwindet meist die Überschrift. Möchten Sie jedoch weiterhin sehen, wonach die Daten eingeteilt sind, können Sie die ersten Zeilen fixieren.

Excel Tabellen: Daten sortieren und filtern

Angenommen Sie haben eine Adressenliste mit den Spalten Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl und Ort. Sie können diese Daten nach Belieben aufsteigend oder absteigend oder auch nach Farben sortieren und filtern. Vielleicht möchten Sie alle Personen, mit Vornamen „Max“ oder mit der Postleitzahl 80333 finden. Diese Funktionen erreichen Sie über „Daten“ und „Sortieren“ beziehungsweise „Filtern“.

Kommentarfunktion in Excel-Tabellen

Kommentare und Notizen halten sich dezent im Hintergrund, so dass sie Funktion und Layout des Tabellenblatts nicht stören. Sie lassen sich jeweils mit einem Klick auf die rechte Maustaste finden und einfügen.

Während Notizen eher für sich selbst stehen, sind Kommentare dazu gedacht, von einem anderen Bearbeiter beantwortet zu werden, so dass sich hieraus eine Diskussion entwickeln kann. Es ist möglich über den Menüpunkt „Überprüfen“ und den Unterpunkt „Notizen“ diese in Kommentare zu wandeln. Im Gegensatz zu früheren Versionen gibt es im aktuellen Excel für Microsoft 365 keine Möglichkeit, Farben und Schrift zu formatieren.

Dabei ist es möglich, auch spaltenübergreifend etwas zu finden, gibt es unter „Start“ eine Suchfunktion, die leicht anhand der Lupe zu erkennen ist. So könnte man zum Beispiel „Max Müller“ gleichzeitig nach Vor- und den Nachnamen suchen. Spezielle Suchen können Sie sich auch mittels Funktionen zusammenbasteln. So finden Sie mit =MIN (WENN(A1:A10<>0;A1:A10))' das Minimum der Zellen A1 bis A10 ohne die Null.

Praktisch ist auch die Ersetzen-Funktion im Dropdown-Menü unterhalb der Lupe. Mit ihr könnten Sie auf einen Schlag alle Personen mit dem Vornamen „Max“ in einen beliebigen anderen Namen umbenennen.

Zudem existiert eine weitere Funktion, mit der das auch auf der Ebene einzelner Zeichen funktioniert. =WECHSELN(A1;".";",")*1 tauscht Punkt in Komma, was hilfreich sein kann, wenn wie in den USA üblich Punkte zur Abtrennung der Dezimalstellen genutzt werden und die Daten in eine Rechnung mit Komma zur Abtrennung der Hundertstel transformiert werden sollen.

Excel ist die Standard-Software für die Tabellenkalkulation und bietet eine Fülle von Funktionen für Privat- und Business-Anwender, so dass das Erlernen des Programms für die meisten Personen enorm wichtig ist. Mit den Tabellen in Excel können Sie Ihre Daten organisiert eintragen und haben so einen umfassenden Überblick.