Blattübergreifende Gültigkeitsprüfung für Excel-Listen verwenden

So setzen Sie die Inhalte anderer Tabellenblätter in der Gültigkeitsprüfung ein

Beim Einsatz der Gültigkeitsprüfung können Sie keine Liste der erlaubten Werte festlegen, die sich in einem anderen Tabellenblatt befindet.

Excel antwortet auf solche Versuche immer mit der Fehlermeldung "Bezüge auf andere Tabellen oder Arbeitsmappen dürfen in dem Kriterium Gültigkeitsprüfung nicht verwendet werden".

Diese Einschränkung ist dann besonders ärgerlich, wenn Sie die Gültigkeitsprüfung dazu einsetzen, Inhalte für eine Dropdown-Liste zusammenzustellen, die als erlaubte Werte für die Anwender der Arbeitsmappe vorgegeben werden sollen.

Über einen Trick geht es aber doch, Inhalte einer anderen Tabelle als Eingabewerte für die Gültigkeitsprüfung zu verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wenn Sie beispielsweise in den Zellen A1:A10 der Tabelle "Erlaubt" die erlaubten Werte für Eingabe festgelegt haben, markieren Sie zuerst diesen Bereich.
2. Rufen Sie nun das Kommando "Einfügen - Namen - Definieren" auf.
3. Legen Sie im Eingabefeld den gewünschten Namen für den Zellbereich fest, bespielsweise "Bereich" (ohne Anführungszeichen eingeben).
4. Jetzt können Sie in einem anderen Tabellenblatt die Gültigkeitsprüfung auf die Werte aus "Bereich" beschränken.
5. Wählen Sie zuerst die Funktion "Gültigkeit" aus dem Menü "Daten" und dort das Register "Einstellungen".
6. Aktivieren Sie im Feld "Zulassen" den Eintrag "Liste" und tragen Sie dann in das Feld "Quelle" den folgenden Ausdruck ein:

=Bereich

Obwohl sich der Zellbereich zu dem eingegebenen Namen in einem anderen Tabellenblatt befindet, können Sie ihn auf diese Weise in der Gültigkeitsprüfung einsetzen.