Excel-Vorlagen: Zeiterfassung einfach und kostenlos

Besonders in Zeiten des Home-Office kann es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber schwierig werden, den Überblick über geleistete Arbeitsstunden, genommenen Urlaubstagen für die Urlaubsplanung oder Pausenzeiten zu behalten. Wer kein Programm für die Zeiterfassung nutzt, kann auf die Excel-Vorlagen zurückgreifen. Das Microsoft Office-Programm bietet zahlreiche Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter und Vorgesetzte an, um Anwesenheit und Abwesenheit protokollieren zu können. Mithilfe der vorformatierten Spalten und Zeilen in den Tabellenblättern können so bequem Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaubs- und Krankheitstage eingetragen und die geleisteten Arbeitsstunden wöchentlich oder monatlich automatisch ausgerechnet werden.

Excel bietet Mitarbeitern aber auch Führungspersonen verschiedene Vorlagen an, die zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden können. Hierbei kann zwischen wöchentlichen Arbeitszeittabellen unterschiedlicher Designs gewählt werden. Excel-Vorlagen eignen sich besonders, wenn die Arbeitszeiten automatisch auf dem Stundenzettel hochgerechnet werden sollen. Weitere Vorteile sind:

• Berücksichtigung von Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Pausen oder Krankheit
• Formatierungsoptionen zur farblichen Hervorhebung von Tagen oder Wochen
• Übertragen von Überstunden oder restlichen Urlaubstagen des vorherigen Jahres

Mithilfe von Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung können also Arbeitsstunden und Sollzeiten transparent aufgezeichnet werden. Dabei werden Abwesenheitszeiten, Überstunden oder Urlaubstage automatisch einberechnet und erlauben ein genaues Protokollieren der geleisteten Stunden. Falls Arbeitszeitnachweise benötigt werden, lassen sich diese mit einem Klick drucken oder als PDF-Datei per E-Mail versenden.

Excel bietet zahlreiche Arbeitszeittabellen mit verschiedenen Designs unterschiedlichen Informationen, die in die Spalten und Zeilen eingegeben werden können. Zentrale Bestandteile sind

• Datumsangaben, der tägliche Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeit und Urlaubszeit
• Mitarbeiterdetails wie Name, Anschrift, E-Mail und Telefonnummer sowie Informationen zu dem Vorgesetzten oder Arbeitgeber
• geleistete Arbeitsstunden, Sollzeiten, Überstunden sowie Arbeitslohn die automatisch durch integrierte Formeln und Excel-Funktionen kalkuliert werden

Für welche Excel-Vorlage Nutzer sich entscheiden, ist ihnen überlassen. Die Arbeitszeittabelle kann zur persönlichen Übersicht dienen oder von Arbeitgebern für das wöchentliche, monatliche, quartalsweise oder jährliche Protokollieren der geleisteten Arbeitsstunden und Abwesenheiten von Mitarbeitern genutzt werden. Durch die individuelle Eingabe von regulären Arbeitszeiten bieten sich die Stundenzettel nicht nur für Mitarbeiter in Vollzeit an, sondern auch für Minijobber, Kurzarbeiter oder Teilzeitangestellte an.

Um Arbeitsstunden, die gesamte Arbeitszeit, den Arbeitslohn oder den Gesamtlohn berechnen zu können, sind Formeln zu verwenden.

• Arbeitsstunden berechnen: Nutzen Sie die Formel =Arbeitsende-Arbeitsbeginn-Pausenzeit.
• Arbeitszeit berechnen: Verwenden Sie die Formel =Arbeitsstunde*24. So werden 6 Stunden statt 06:00 (Arbeitsstunden) als 6,00 Stunden angezeigt. Dazu müssen Sie die Zelle für eine korrekte Darstellung allerdings als Zahl formatieren.
• Arbeitslohn berechnen: Mithilfe der Arbeitszeit können Sie den Arbeitslohn pro Tag berechnen. Die Formel lautet =Arbeitszeit*Stundenlohn.
• Gesamtlohn berechnen: Summieren Sie den Arbeitslohn pro Tag automatisch mit AutoSumme für den Wochen- oder Monatslohn.

Die Zeiterfassung von Excel kann bis auf das Dokumentieren von Arbeitsstunden und Abwesenheit auch für andere Zwecke eingesetzt werden. Unter den Excel-Vorlagen für Zeiterfassung finden sich vor allem Zeitachsen für Projektplanungen, um den Projektverlauf erfassen zu können. Die Vorlagen enthalten Zeitachsen, um den Fortschritt und Meilensteine hervorzuheben und zu visualisieren. Auch können mithilfe der Zeiterfassung eine Übersicht über aktuelle Projekte, deren Fortschritt und Fristen erstellt werden.

Wer sich einen schnellen Überblick über geleistete Arbeitsstunden und die Urlaubsplanung verschaffen will, der kann kostenlose Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung nutzen. Die vorformatierten Arbeitszeittabellen enthalten beschriftete Zeilen und Spalten sowie Funktionen zur Berechnung von Arbeitsstunden oder dem Gehalt. Die Vorlagen können bei Bedarf personalisiert werden. Es ist aber auch möglich, eine Arbeitszeittabelle selbst zu erstellen und nach Belieben zu formatieren. Die Arbeitszeiterfassung in Excel eignet sich dabei nicht nur für Vollzeitangestellte, sondern auch für Mitarbeiter in Kurzarbeit, Teilzeit oder für Minijobber. Zuletzt können die Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung aber auch dafür genutzt werden, Fortschritte von Projekten zu dokumentieren und mit einer Zeitachse zu visualisieren.