LibreOffice Calc: Tabellenkalkulation für Einsteiger und Kenner
Calc ist ein Programm zur Tabellenkalkulation, das für den alltäglichen Bürogebrauch ausgelegt ist. Dabei unterstützt es sowohl die allgemeinen Anforderungen von Neueinsteigern als auch die spezifischen Bedürfnisse von fortgeschrittenen Nutzern. Zu den Hauptaufgaben von Calc gehören daher unter anderem die Erstellung von Tabellen, die Berechnung von Zahlenwerten, die Filterung und Sortierung von Werten sowie die Unterstützung von Makros.
Das Programm ist ein Bestandteil des Softwarepakets LibreOffice, das neben der Tabellenkalkulation auch weitere typische Büroanwendungen wie zum Beispiel Programme zur Texterstellung, Präsentation oder Verwaltung von Datenbanksystemen enthält. LibreOffice selbst steht als kostenfreier Download zur Verfügung.
LibreOffice Calc: eine Einführung
Mit der Installation von LibreOffice erhalten Sie bereits vollen Zugriff auf Calc und die damit einhergehenden Funktionsweisen. Um davon Gebrauch zu machen, führen Sie LibreOffice aus, woraufhin ein neues Fenster erscheint, in dem alle vorhandenen Programme zur Auswahl stehen. Mit einem Klick auf Calc öffnet sich das entsprechende Programm.
Der markanteste Bestandteil von Calc ist das große Arbeitsfeld, welches in zahlreiche Zellen und Spalten unterteilt ist. In diese Zellbereich können Sie zum Beispiel
- Werte und Zahlen eintragen,
- Tabellen erstellen,
- die Werte mithilfe von Formeln und Funktionen berechnen sowie
- Diagramme einfügen.
Die Möglichkeiten zur Formatierung finden Sie in den Menüleisten darüber. So lassen sich beispielsweise die Schriftgröße und -art verändern, aber auch Änderungen an der Struktur von Tabellen vornehmen. Darüber hinaus verfügt Calc noch über weitere Optionen, mit denen Sie unter anderem Bilder einfügen, Prozentrechnung betreiben oder Grafiken erstellen können.
Ein Dokument in LibreOffice Calc abspeichern
Ihr Dokument können Sie jederzeit abspeichern.
Klicken Sie auf das Disketten-Symbol.
Alternativ speichern Sie es auch über den Reiter "Datei" oder nutzen Sie das Tastenkürzel Strg+Shift+S.
Speichern Sie die Tabelle im LibreOffice standardmäßig verwendeten Dateiformat ODF.
Alternativ wählen Sie während des Speichervorgangs andere Dateiformate aus. Darunter fällt das XLSX-Format, welches Microsoft Office Excel verwendet.
Hinweis: Da sich die Tabelle im Dateiformat von Microsoft Excel (der Marktführer für Bürosoftware ist Microsoft Office) abspeichern lässt, sind beide Programme in der Regel miteinander kompatibel.
Grundlegende Funktionen in LibreOffice Calc
Zusätzlich zu den Berechnungen und der Tabellenerstellung verfügt Calc über weitere Optionen, welche die Anwendung äußerst praktisch machen. So können Sie mitunter erstellte Tabellen automatisch ausfüllen, Daten sortieren und filtern oder auch vollends auf vorgefertigte Vorlagen zurückgreifen, um ganze Arbeitsschritte einzusparen.
Füll-Werkzeug und Ausfüll-Reihe
Calc verfügt über Werkzeuge für das automatische Ausfüllen von Zellen, die insbesondere dann sehr nützlich sind, wenn sich Werte wiederholen oder einer logischen Abfolge unterstehen. Dafür sind alle Zellen mit einem Griffpunkt ausgestattet, welcher nach der Auswahl an deren rechten unteren Ecke erscheint.
Halten Sie diesen gedrückt und ziehen die Maus daraufhin nach oben, unten, rechts oder links, dann wird jede Zelle auf diesem Pfad automatisch mit dem genauen Wert der anfänglichen Zelle gefüllt.
Halten Sie zusätzlich die Strg-Taste gedrückt, um die Werte in einer aufsteigenden Reihenfolge einzutragen (bspw. 1, 2, 3 … bzw. Januar, Februar, März ... ).
Wählen Sie zwei oder mehrere zusammenhängende Zellen aus, dann verfügen diese über einen gemeinsamen Griffpunkt.
Ziehen Sie nun diesen in eine Richtung, um Calc eine automatische Zahlenreihe erstellen zu lassen. Bei den Werten 1 und 2 würden demnach die Werte 4, 8, 16 usw. folgen.
Für komplexere Arbeitsschritte bietet Calc zudem ein eigenes Dialogfenster, welches Sie nach zusätzlichen Informationen abfragt. Dort sind Sie in der Lage,
- die Richtung,
- den Reihentyp,
- den Anfangs- und Endwert sowie
- die Zunahme der auszufüllenden Zellen festzulegen.
Reihen in Tabellen automatisch ausfüllen
Gehen Sie wie folgt vor:
Das Dialogfenster rufen Sie auf, indem Sie erst die zu füllenden Zellen markieren und anschließend den Reiter "Bearbeiten" auswählen.
Über den Punkt "Ausfüllen" gelangen Sie schließlich zum Dialogfenster "Reihe". Mit der Eingabe in diese Felder können Sie Tabellen folglich noch genauer automatisch ausfüllen.
Große Datensätze automatisch mit dem Datapilot von Calc in Tabellen einfügen
Vor allem bei großen Datensätzen ist es lästig, alle Daten einzeln in die Tabelle eintragen zu müssen. Abhilfe schafft hier die Eingabemaske von Calc: den Datapilot. Mit diesem können Sie selbst große Datensätze automatisch von Calc einfügen lassen. So gehen Sie vor:
Öffnen Sie dazu eine neue Tabelle und tragen Sie die Spaltenüberschriften ein.
Füllen Sie anschließend die erste Zeile mit Daten und markieren Sie dann die gesamte Tabelle.
Klicken Sie dann auf "Daten/Form". Jetzt wird die Tabelle von Calc analysiert, damit der sich daraufhin öffnende Datapilot otimal auf die von Ihnen angelegte Struktur vorbereitet ist.
Jetzt können Sie durch einen Klick auf "Neu" weitere Einträge anlegen. Dadurch geht die Arbeit leichter und effizienter von der Hand.
Daten filtern und sortieren
Eine weitere nützliche Anwendungsmöglichkeit von Calc erlaubt es Ihnen, bestimmte Bereiche Ihrer Tabellen anhand von Maßstäben zu filtern.
Dazu markieren Sie die jeweiligen Überschriften und klicken anschließend auf den Reiter "Daten".
Dort finden Sie die Option für "Filter" und folglich auch für "AutoFilter".
Durch diese Option wird jede Ihrer Tabellenüberschriften mit einem zusätzlichen Button am linken unteren Rand ausgestattet. Dadurch lassen sich alle enthaltenen Werte der zugehörigen Zeile bzw. Spalte hervorheben. Wenn Sie gleich mehrere solcher Filter aktivieren, dann können Sie auf diese Weise vor allem wiederkehrende Werte gut ausfindig machen bzw. näher einordnen.
Abseits der Filterung können die Inhalte Ihrer Tabelle auch sortiert werden. Zuvor ausgewählte Text- und Zahlenwerte können Sie so alphabetisch bzw. numerisch neu anordnen. Die Funktion hierfür verbirgt sich hinter verschiedenen Symbolen in der oberen Menüleiste, wo die Optionen
- aufsteigend sortieren
- absteigend sortieren
zu finden sind. Einzelne Spalten und Zeilen lassen sich so problemlos sortieren; bei mehrteiligen Tabellen zeigt Ihnen LibreOffice Calc allerdings einen Warnhinweis an. Über diesen können Sie angeben, dass die zu sortierende Spalte bzw. Zeile mit weiteren zusammenhängt. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle enthaltenen Tabelleninhalte sinnvoll und zusammenhängend geordnet werden. Der Wert, nach dem sich die Sortierung richtet, wird mit einem dickeren Zellenrand markiert. Möchten Sie stattdessen einen anderen Ausgangswert festlegen, dann halten Sie dafür die Strg-Taste gedrückt und klicken zweimal auf die gewünschte Zelle.
LibreCalc: Vorlagen nutzen
Für viele Standardanwendungen brauchen Sie keine Tabellen anzulegen, da LibreOffice eine Reihe an praktischen Vorlagen mit bereits angelegten Tabellen, Feldern sowie integrierten Formeln und Funktionen anbietet. Diese stehen genauso wie die Software zum kostenlosen Download zur Verfügung und werden nach dem Download mit einem Doppelklick ausgeführt. Darüber hinaus bieten auch andere Nutzer zahlreiche Vorlagen für LibreOffice Calc im Internet an. Auf diesem Weg können Sie unter anderem von zuvor erstellten Kalendern, Wochenplänen oder Haushaltsbüchern profitieren.
LibreOffice Calc punktet mit intuitiver Anwendung und Kompatibilität mit dem Office-Programm
Dank des umfangreichen Angebots verfügt LibreOffice Calc über alle notwendigen Anwendungsmöglichkeiten, die in der alltäglichen Bürotätigkeit benötigt werden. Dabei kann das Programm sowohl mit OpenOffice als auch mit Microsoft Office problemlos Schritt halten. Die verfügbare Auswahl an Speicherformaten macht Calc überdies mit jenen Programmen kompatibel.
Weiterhin erleichtert Calc seinen Nutzern die Bedienung, indem viele praktische Möglichkeiten bereitgestellt werden. So lassen sich Inhalte nicht nur schneller in Tabellen eintragen, sondern Bereiche auf eine sinnvolle Art und Weise sortieren und filtern. Selbst dann können Nutzer noch einen Schritt weiter gehen, insofern Sie Vorlagen verwenden, die bereits alle Felder beinhalten, die sie benötigen. Aus diesen Gründen ist LibreOffice Calc eine gute Wahl, um sowohl grundlegende Aufgaben als auch spezifische Probleme der Tabellenkalkulation zu bearbeiten.
FAQs
Ist Calc kompatibel mit Makros?
So wie alle Anwendungen aus dem Softwarepaket von LibreOffice können Sie auch Calc mit Makros in der Funktionalität erweitern. Diese können entweder aufgezeichnet, eigenständig verfasst oder fertig gedownloadet werden.
Was ist die Mehrbenutzer-Unterstützung von Calc?
In Calc können Daten von mehreren Personen genutzt werden. Dazu wechseln Sie in den Menüpunkt Extras und klicken auf "Dokument freigeben". Sobald Sie das gewünschte Dokument dann in einem ebenfalls freigegebenen Ordner abspeichern, können auch Ihre Kollegen auf dieses zugreifen und Ergänzungen vornehmen.
Was ist der Unterschied zwischen OpenOffice und LibreOffice?
OpenOffice ist der Vorgänger von LibreOffice, der noch unterstützt wird. Beide umfassen die Programme Writer, Calc, Impress und Draw. Der Unterschied liegt u.a. in der besseren Kompatibilität von LibreOffice mit Microsoft-Programmen.
