Ältere und neue PowerPoint-Versionen nutzen: Wie PowerPoint die Kompatibilität sicherstellt
Microsoft PowerPoint wurde erstmals im Jahr 1987 für den Apple Macintosh veröffentlich. Seit diesem Zeitpunkt sind 23 Versionen von Microsoft PowerPoint erschienen. Mit jeder neuen Version wurden neue Features in das Präsentationsprogramm eingearbeitet. Die aktuelle Version ist PowerPoint 1909 für Microsoft Windows bzw. Version 2019 für Mac OS. In den meisten Fällen wird PowerPoint mit Microsoft Office oder in der Abo-Variante Microsoft 365 ausgeliefert. Es liegt auf der Hand, dass es bei dieser Vielzahl an Versionen zu internen Kompatibilitätsproblemen kommen kann. Kompatibilitätsprobleme können grundsätzlich entstehen, wenn:
- Nutzer der aktuellen PowerPoint-Version eine Präsentation öffnen, die in einer Vorgängerversion erstellt wurde.
- User vorheriger Versionen, beispielsweise der Programmversion PowerPoint 2013, eine Präsentation öffnen, die mit dem aktuellen PowerPoint erstellt wurde.
- Nutzer einer abweichenden Software, zum Beispiel von LibreOffice, Ihre Präsentation im Format odt in PowerPoint öffnen.
Um in PowerPoint unterschiedliche Formate und Dateiendungen bestmöglich verarbeiten zu können, indiziert das Programm beim Öffnen oder Speichern einer Präsentation automatisch eine Kompatibilitätsprüfung. Diese hat die Aufgaben, auftretende Kompatibilitätsprobleme mit Schriftarten, SmartArt, Formen, einem Diagramm, Funktionen oder Folien anzuzeigen und zu aktualisieren. Auf diese Weise ist die Funktionalität zu jeder Zeit gewährleistet.
PowerPoint Versionen und Kompatibilität – eine Übersicht
Jede Präsentation im Microsoft-PowerPoint kann als Option in einem unterschiedlichen Dateiformat gesichert werden. Standardmäßig werden Dokumente in PowerPoint in der aktuellen Version im Standardformat pptx gespeichert. Sind Makros in den Folien enthalten, wird in diesem Fall die Dateiendung pptm verwandt.
Die Dateiendung ppt ist langjährigen PowerPoint-Usern ebenfalls geläufig und galt in den Programmversionen PowerPoint 97-2003 als Standardformat. Da aktuell nach wie vor viele Unternehmen und Privatpersonen mit diesen beliebten Versionen von PowerPoint arbeiten, sind Präsentationen dieses Dateiformats in der aktuellen Version von PowerPoint ebenfalls lesbar. Darüber hinaus können Präsentationen aus der aktuellen Version optional mit einem Klick mit der Dateiendung ppt gespeichert werden. Über diesen Weg profitieren Geschäftspartner oder Freunde, die eine ältere PowerPoint Version nutzen von der Kompatibilität der unterschiedlichen Versionen.
Zusätzlich bietet PowerPoint seinen Nutzern verschiedene weitere Dateiformate an, in die eine Präsentation konvertiert werden kann. Beliebt sind unter anderem das PDF-Format und das Format odt, das mit kostenlosen Office-Programmen wie Open Office oder LibreOffice genutzt wird.
De Frage der Kompatibilität bei der Nutzung unterschiedlicher Versionen von PowerPoint stellt sich bereits seit dem Erscheinungsdatum der ersten Version von Microsoft PowerPoint. Wer beispielsweise sicherstellen wollte, dass eine in PowerPoint 2010 oder 2007 erstellte Präsentation auch in PowerPoint 2003 korrekt angezeigt wurde, konnte die integrierte Kompatibilitätsprüfung der Software ebenso nutzen. Unter anderem gibt es 3 wesentliche und ebenfalls für die aktuelle Version anwendbare Tricks, die sicherstellen, dass Präsentationen mit der Dateiendung ppt ohne Probleme in neuen Versionen von PowerPoint lesbar sind.
Wie Sie die Kompatibilität älterer PowerPoint-Präsentationen überprüfen - Expertentipps
Es ist in PowerPoint nicht schwierig, die Kompatibilität älterer Präsentationen zu überprüfen und diese ohne Qualitätsverluste in der aktuellen Version darzustellen und zu speichern. Die Kompatibilitätsprüfung starten Sie im ersten Schritt bequem, indem Sie eine Präsentationsdatei, beispielsweise mit der Dateiendung ppt, in PowerPoint öffnen. Da die generelle Kompatibilität programmseitig gewährleistet ist, wird die Datei ohne Hinweis oder Meldung in PowerPoint geöffnet und die Folien angezeigt. Änderungen können im späteren Verlauf gespeichert werden.
Dies geschieht im Kompatibilitätsmodus, den Sie an der Bezeichnung der Präsentation neben dem Dateinamen erkennen:
Um die neuesten Features, Funktionen und Möglichkeiten in Bezug auf Schriftarten, Diagrammen und Medienobjekten zu benutzen, klicken Sie in der Folge auf „Datei > Registerkarte Informationen.“
Im nächsten Schritt wählen Sie den obersten Punkt im Auswahlmenü: „Kompatibilitätsmodus / Konvertieren“ aus.
Nach einem Klick auf "Konvertieren" wird die Datei mit der neuen Dateiendung pptx abgespeichert. Optional haben Sie die Möglichkeit, einen abweichenden Namen oder einen Namenszusatz zu vergeben.
Nach dem Speichern unter der Dateiendung pptx können Sie die Präsentationsdatei und die einzelnen Folien individuell bearbeiten. Hierbei können alle Möglichkeiten und Funktionen der neuesten PowerPoint-Version in Bezug auf das Einfügen von Medientypen oder Diagrammen genutzt werden.
Wichtig: Möchten Sie umgekehrt eine pptx-Datei in einer alten Version von PowerPoint, beispielsweise PowerPoint der Programmversion 2003 öffnen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten, um die Präsentation anzeigen zu lassen:
- das Kompatibilitätspaket herunterladen und installieren,
- die Datei im PPTX-Viewer von Microsoft öffnen – falls dieser auf Ihrem PC installiert ist,
- oder den Versender der Präsentation bitten, die Datei im Format PowerPoint 97-2003-Präsentation abzuspeichern.
Wichtige Funktionen, die SIE mit der Dateiendung pptx nutzen können
Nachdem Sie eine ältere PowerPoint-Datei in der aktuellen Version mit der Dateiendung pptx gespeichert haben, stehen Ihnen unter anderem die folgenden, praxisorientierten Optionen zur Verfügung:
Übergang „Morphen“ | Verschieben von Objekten von einer vorherigen Folie auf ihre neue Position auf der aktuellen Folie - problemlos als Option einfügbar in der Registerkarte "Übergange." |
Textmarker nutzen | Ähnlich wie in Microsoft Word finden Sie in PowerPoint Präsentationen mit der Dateiendung pptx einen Textmarker. Mit diesem können Sie Text in strahlenden Farben hervorheben. |
Einfügen von 3D-Modellen in PowerPoint | Das Einfügen von 3D-Modellen hilft, die visuelle Wirkung Ihrer Präsentationen zu erhöhen. Darüber hinaus können Sie mit dem neuen Übergang „Morphen“ die kreative Wirkung zwischen zwei Folien nachhaltig erhöhen. |
Freistellen von Objekten | Eine Grafik oder ein Bild kann mit höherer Präzision freigestellt und ausgeschnitten werden. Dies funktioniert mit wenigen Klicks im Menü: „Bildformat > Freistellen.“ |
4K Video | Präsentationen können unter „Exportieren“ als hochauflösendes Video in der Grafik-Auflösung 4K exportiert werden. |
Aufzeichnungsfunktion | Zusätzlich ist es möglich, Zeitabläufe und Kommentare aufzuzeichnen, was vor allem bei Bildschirmpräsentationen über eine Videoplattform, wie Skype oder Zoom zielführend sein kann. |
Viele weitere Funktionen, die praktische Verbesserungen zu vorherigen PowerPoint-Versionen darstellen, finden Sie übersichtlich geordnet auf den Hilfeseiten von Microsoft. Der Unterschied zu früheren Versionen ist in vielen Fällen marginal und gleichzeitig für die Funktionalität bedeutend.
Aus Nutzersicht ist es generell essenziell, dass konzipierte Präsentationen für Kunden oder im privaten Rahmen professionell wirken. Verschwimmen Schriftarten, werden Diagramme aufgrund von Kompatibilitätsproblemen fehlerhaft dargestellt oder sind Folien nicht mehr lesbar, wirkt die gesamte Präsentation mangelhaft. Um dies zu umgehen, sollte bei der Präsentation und vor allem beim Versand einer Präsentation darauf geachtet werden, mit welcher Version von PowerPoint die Folien betrachtet werden.
Expertentipp:
Wer auf Nummer sichergehen möchte, kann unterschiedliche Versionen seiner Präsentation zur Verfügung stellen und sowohl Präsentationen mit der Dateiendung ppt und pptx erstellen. Eine PDF-Version sowie eine Präsentation im odt-Format komplettiert das Bild und gibt allen Nutzern, zum Beispiel Kollegen oder Geschäftspartnern die Gelegenheit, die Präsentation ohne Kompatibilitätsprobleme zu betrachten.
Fazit: Der Kompatibilitätsmodus in PowerPoint garantiert, dass Sie Präsentationen aller Art öffnen können
Microsoft PowerPoint bietet als professionelles Präsentationsprogramm eine Reihe von Optionen, um die Kompatibilität und Funktionalität von Präsentationen sicherzustellen. Beispielsweise ist es möglich, Präsentationsdateien, die mit der PowerPoint-Version 97-2003 erstellt wurden, mit der aktuellen Version von PowerPoint zu betrachten. Arbeiten Sie mit einer älteren Version, können Service-Packs und Kompatibilitätspakete, die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden helfen, die Folien zu betrachten. Alternativ steht ebenso der kostenlose PPTX-Viewer von Microsoft zum Download zur Verfügung. Die neuesten Funktionen für Präsentationen sind ausschließlich in der aktuellen Version von PowerPoint nutzbar. Wer auf diese verzichten kann, findet in älteren PowerPoint-Versionen ebenfalls viele Möglichkeiten, um Präsentationen mit Kompetenz zu erstellen.
