PowerPoint 2010: Tipps, mit denen Sie Ihre Arbeitsergebnisse retten

Kennen Sie das: plötzlich stürzt PowerPoint ab, Sie haben zuletzt vor einer halben Stunde gespeichert – war die Arbeit umsonst? Nicht unbedingt. Denn PowerPoint 2010 hat fast immer noch einige Asse im Ärmel versteckt. Besser gesagt im Backstage-Bereich.

Erfahren Sie hier, wie Sie nicht nur das automatische Speichern in PowerPoint aktivieren, sondern auch, wo Sie Ihre Dateien wiederfinden. Lesen Sie außerdem, wie Sie Ihre Arbeitsergebnisse retten, wenn Sie eine Präsentation schließen und dabei versehentlich das Speichern vergessen.

Die Basis für alles: Die Funktion AutoWiederherstellen einschalten

Regelmäßiges Zwischenspeichern ist der beste Weg, um Datenverlust entgegenzuwirken. Dazu eignet sich am besten die Tastenkombination Strg + S.

Doch auch PowerPoint selbst hält schon eine Möglichkeit bereit: die Funktion AutoWiederherstellen. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, speichert PowerPoint z.B. alle 10 Minuten bzw. im von Ihnen angegebenen Intervall automatisch eine Version Ihrer Präsentation. Stürzt Ihr Computer nun ab oder schließen Sie versehentlich ohne zu speichern, können Sie auf diese zwischengespeicherte Version zurückgreifen.

Doch dazu muss die Funktion AutoWiederherstellen aktiviert sein. So können Sie das prüfen bzw. einstellen:

• Klicken Sie in der Registerkarte Datei auf Optionen.
• Wählen Sie im Dialogfeld links die Rubrik Speichern und aktivieren Sie rechts das Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Informationen speichern allexx Minuten.
• Je weniger Minuten Sie angeben, desto öfter erfolgt die automatische Speicherung.

Fall 1: Versehentlich gespeichert, obwohl die Änderung nicht übernommen werden sollten

Wenn Sie oft mit Präsentationen arbeiten, speichern Sie eventuell schon ohne darüber nachzudenken. Doch manchmal ärgern Sie sich im Nachhinein, weil Sie die Änderung gerne rückgängig machen und statt dessen das Original behalten würden.

PowerPoint 2010 bietet hier eine Lösung in Form der automatisch gespeicherten Versionen. Um unerwünschte Änderung rückgängig zu machen, stellen Sie also einfach eine der früheren Versionen Ihrer Datei wieder her.

• Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Datei und dann auf Informationen.
• Die automatisch gespeicherten Versionen finden Sie unter Versionen.
• Wählen Sie nun die Version aus, bei der die unerwünschten Änderungen noch nicht vorhanden sind.
• Vergewissern Sie sich, dass die ausgewählte Version Ihren Vorstellungen entspricht.
• Klicken Sie dann oben in der gelben Statusleiste auf Wiederherstellen und dann auf OK, um Ihre aktuelle Präsentation mit der früheren Version zu überschreiben.

WICHTIG: Die automatisch gespeicherten Versionen werden bis vier Tage nach dem Erstellungsdatum aufbewahrt.

Fall 2: Neu erstellte Präsentation geschlossen und Speichern vergessen

Auch das passiert: Man steht unter Zeitdruck und klickt beim Schließen von PowerPoint versehentlich auf Nicht speichern. Ist nun die Arbeit der letzten Minuten unwiderruflich gelöscht. Keineswegs, denn in PowerPoint 2010 gibt es genau für solche Fälle eine neue "Rettungs"-Funktion. So nutzen Sie diese:

• Öffnen Sie PowerPoint.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
• Wählen Sie links Zuletzt verwendet und klicken Sie dann auf Nicht gespeicherte Präsentation wiederherstellen – Sie finden die Schaltfläche am unteren Rand des Bildschirms.
• Es öffnet sich nun ein Ordner, der alle nicht gespeicherten Dateien anzeigt. Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
• Speichern Sie die Datei.

WICHTIG: Diese Möglichkeit besteht nur, wenn Sie lange genug an der Präsentation gearbeitet haben, so dass PowerPoint bereits automatisch gespeichert hat. D.h. wenn Sie bei AutoWiederherstellen 10 Minuten angegeben haben, dann müssen Sie an Ihrer neuen Präsentation auch mindestens 10 Minuten gearbeitet haben.

Fall 3: Vorhandene Präsentation bearbeitet und das Speichern vergessen

• Öffnen Sie die Präsentation, die Sie bearbeitet haben.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie dort Informationen. Wählen Sie unter Versionen die Version mit der Endung (bei Schließen ohne Speichern).
• Klicken Sie oben in der gelben Statusleiste auf Wiederherstellen, um die zuvor gespeicherte Datei mit der letzten automatisch gespeicherten Version zu überschreiben.

Für Profis: Wo werden die verschiedenen Dateien gespeichert?

AutoWiederherstellen Dateien:

• Windows 7 / Vista: C:\Users\<Anmeldename>\Local\Temp\
• Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\<Anmeldename>\
  Lokale Einstellungen\Temp\

Versions-Dateien bereits gespeicherter Dateien:

• Windows 7 / Vista: C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Roaming\Microsoft\
  <PowerPoint>\<Teil des Dateinamens>_<Nummer>\
• Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen \<Anmeldename>\
  Anwendungsdaten\Microsoft\< PowerPoint>\<Teil des Dateinamens>_<Nummer>\

Versions-Dateien noch nicht gespeicherter Dateien:

• Windows 7 / Vista: C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Local\
  Microsoft\PowerPoint\Office\UnsavedFiles\
• Windows XP: C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Local\
  Microsoft\PowerPoint \Office\UnsavedFiles\

WICHTIG: Die Versionsdateien von gespeicherten wie auch von noch nicht gespeicherten Präsentationen werden am Ende des vierten Tages gelöscht.