Eine PowerPoint Präsentation strukturieren – Expertentipps für die Gliederung

Sowohl beruflich wie privat sind die meisten Menschen es gewohnt, sich und ihren Alltag zu strukturieren. Die Verkaufsgespräche eines Außendienstmitarbeiters sind beispielsweise ebenso gegliedert aufgebaut, wie die turnusmäßigen Sitzungen eines Vereinsvorstands in einem Sportverein. Eine Struktur oder Gliederung garantieren, dass Verpflichtungen im Job oder persönliche Bereiche des Lebens effizient und positiv bearbeitet werden können. Unstrukturierte Personen verlieren im Gegensatz zu organisierten Menschen viel Zeit, müssen übertragene Aufgaben wiederholt beginnen und erreichen weniger als geplant.

Diese Tatsachen treffen ebenso auf das Strukturieren einer PowerPoint-Präsentation zu. Eine Präsentationsstruktur trägt dazu bei, dass Fakten und Argumente in der richtigen Reihenfolge vorgebracht werden. Eine Gliederung garantiert, dass Kernbotschaften nicht am Anfang oder im Mittelteil verpuffen. Darüber hinaus wird garantiert, dass ausreichend Zeit bleibt, die Fragen der Zuhörer oder Zuschauer beantworten zu können.

Eine gute Vorbereitung ist mehr als die „halbe Miete." Dieser Spruch ist wahr, wenn man das Ziel verfolgt, eine informative und professionelle Präsentation vor Publikum zu halten. Gute Vorbereitung beginnt mit der Strukturierung des Themas. Hierbei ist es wichtig, die Kernaussagen und Mehrwerte für die Zuschauer und Zuhörer in der Vorbereitung herauszustellen. Kernbotschaften sollten in der Folge mit Visualisierungen und nachvollziehbaren Argumenten unterlegt werden. Objekte, Grafiken und andere stilistische Mittel der Darstellung gewinnen an Wert, wenn sie fachgerecht in die Präsentation integriert werden und nicht vom Gesagten ablenken.

Neben einem roten Faden und einer logischen Gliederung, bei der Argumente aufeinander aufbauen, ist es wesentlich, dass die Überschriften auf den Folien aussagekräftig sind. Sie sollten in jedem Fall die Kernaussage der folgenden Folie enthalten und vom sprachlichen Aufbau leicht verständlich und gleichzeitig interessant wirken. Erhöht die Überschrift die Aufmerksamkeit des Publikums und wird Interesse für die folgenden Kernbotschaften und Argumente erzeugt, wirkt dies professionell. Die Behaltensleistung der Zuhörer wird nachdrücklich erhöht.

In der Folge ist es sinnvoll, eine Übersichtsfolie für die Präsentation zu gestalten. Eine Übersichtsfolie verfolgt das Ziel, das Publikum detailorientiert zu informieren. In ihr sollte in der Regel eine strukturierte Aufzählung der Themen des Vortrags aufgeführt sein. Mit ansprechenden Fragen oder passenden Visualisierungen auf der Titelfolie gelingt es, die Aufmerksamkeit auf die zu erwartenden Inhalte zu lenken. Sollen Bilder mit Beschriftungen versehen werden, empfiehlt es sich, individuelle Textfelder einzuarbeiten. Navigationselemente in der Übersichtsfolie können darüber hinaus sicherstellen, dass jeder Zuhörer die Orientierung behält. Dies gilt vor allem bei Vorträgen mit vielen Fakten oder Kernbotschaften.

Im Hauptteil der PowerPoint Präsentation sollte das erklärte Ziel verfolgt werden, die Kernaussagen des Themas logisch und interessant gegliedert in passender Reihenfolge zu besprechen. Im Hauptteil kommt es in jedem Fall auf die richtige Präsentationsstruktur an. Dies kann gesagt werden, da der Aufbau des Hauptteils darüber entscheidet, ob die Zuhörer und Zuschauer das Thema und die Kernbotschaften verinnerlichen und persönliche Schlüsse aus dem Gesagten und Gezeigten ziehen. Ist der Vortrag unlogisch aufgebaut, lässt sich das Publikum im Höchstfall unterhalten, ohne persönlich berührt zu werden.

Als Standardstruktur empfiehlt es sich, eine wesentliche Kernbotschaft des Themas aufzugreifen und auf einer oder zwei Folien mit passenden Argumenten zu untermauern. Auf einer dritten Folie kann eine Zusammenfassung der Kernbotschaft mit den Mehrwerten des Publikums verknüpft werden. Abläufe und Strukturen der Kernbotschaft können leichter erklärt und hervorgehoben werden, wenn Orientierungspunkte in die Präsentation einbettet werden.

Aus Zuschauersicht sollte vor allem beantwortet werden, welchen Nutzen der Zuhörer von den Inhalten der gezeigten Folien hat. Die:

• Art und Weise der Darbietung,
• Die Gestaltung der Folien mit Farben, Texten, Grafiken oder erklärenden Videos und
• Eine durchdachte Präsentationsstruktur

erhöht die Aufmerksamkeit des Publikums automatisch. Wichtige Kernbotschaften sollten darüber hinaus mit Nachdruck wiederholt werden, damit der „rote Faden“ für die Zuhörer erkennbar wird. Um dies zu erreichen, kann es ebenfalls effektiv sein, Folien aus anderen Präsentationen in die aktuelle Bildschirmpräsentation einzufügen. Dies ist mit wenigen Klicks möglich.

Redner, die Ihre Folien in der Periode der Vorbereitung in Abschnitte organisieren, handeln zielführend. Trotz einer durchdachten Gliederung und einer vorab erstellten Präsentationsstruktur können in der Phase der Vorbereitung Argumente oder Kernaussagen aufkommen, die intensiver oder zu einem anderen Zeitpunkt behandelt werden müssen.

Wurde die Bildschirmpräsentation proaktiv in abgeschlossene Abschnitte unterteilt, können diese innerhalb der Präsentation mit einem Klick verschoben werden. Ohne Abschnitte müssten einzelne Folien oder Argumentationsketten per Hand aus Folien kopiert werden. Dies ist zeitaufwendig und in Bezug auf die Gliederung kontraproduktiv.

Zusammenfassend empfiehlt es sich, in der Vorbereitungsphase eine durchdachte und logisch aufgebaute Präsentationsstruktur auszuarbeiten. Im Hauptteil der Präsentation wird das Ziel verfolgt, Argumente, Fakten, Inhalte und Kernaussagen mit Visualisierungen zu verbinden und das Publikum zu überzeugen. Hierbei kann es sinnvoll sein, in der Gliederung der Präsentation nach jeder Kernbotschaft eine zusammenfassende Folie vorzusehen. Diese bindet die wichtigsten Aussagen, zeigt den Nutzen für die Zuhörer auf und hilft, die Aufmerksamkeit der Zuschauer auf einen hohen Level zu halten.

Die Schlussfolie nutzen, um das Publikum zu aktivieren

Den krönenden Abschluss jeder Präsentation stellt die Schlussfolie dar. Abhängig vom Umfang der Präsentation können mehrere Folien gemeinsam zum Schluss der Präsentation gezeigt werden, um die Inhalte zusammenzufassen. Am Schluss der Präsentation geht es nicht ausschließlich darum, die gegliederten Fakten und Kernaussagen der Folien statisch zu wiederholen. Redner sollten das Publikum und deren Bedürfnisse in den Fokus stellen. 

Emotionale Aussagen und Argumente sowie die zielführende Visualisierung mit Bildern, Überschriften oder anderen Stilmitteln soll das Publikum animieren und zum Nachdenken anregen. Besteht das Ziel der Präsentation zum Beispiel darin, ein Produkt zu verkaufen, sollten am Schluss Schritt für Schritt die Vorteile und der Nutzen für das Publikum dargestellt werden. Ähnlich verhält es sich mit einem Vortrag mit PowerPoint-Unterstützung, der die Beschäftigten eines Unternehmens informieren soll. Am Schluss einer Präsentation sollten aus Sicht der Zuhörer grundsätzlich die folgenden beiden Fragen umfassend beantwortet worden sein:

1. Was habe ich persönlich von den Argumenten der Präsentation?
2. Was werde ich mit dem gewonnenen Wissen tun? Was ist der nächste Schritt für mich?

Eine durchdachte und mit Kompetenz aufgebaute Präsentationsstruktur in Microsoft PowerPoint ist wesentlich, um interessante und für die Zuhörer informative Vorträge mit Bildschirmpräsentation zu erstellen. PowerPoint bietet viele Möglichkeiten, eine Präsentation mit Visualisierungen, Text und Multi-Media-Inhalten zu bestücken. Wer die Tipps und Ideen zur Präsentationsstruktur beherzigt, wird die Zuschauer begeistern.

Neben der Gliederung der Präsentation kommt es ebenfalls darauf an, dass der Präsentator die Inhalte und Kernbotschaften der Präsentation rhetorisch gewandt und informativ darlegen kann. Eine professionell gegliederte und logisch aufgebaute Präsentation wirkt fad, wenn der Vortragende langweilig, ohne Gestik und Mimik und mit wenig Empathie performt. Gleiches gilt, wenn der Präsentator das Publikum mit seiner Vortragserfahrung mitreißt, während die Argumente und Fakten zum Thema dünn und fehlerhaft sind.

Zur Struktur einer Präsentation gehören wichtige Einzelteile. Eine Titelfolie, eine Übersichtsfolie, logisch gegliederte Folien im Hauptteil sowie eine oder mehrere Schlussfolien sollten in keiner Bildschirmpräsentation fehlen. Darüber hinaus garantieren passend gewählte und themenerklärende Überschriften, dass der Aufmerksamkeitslevel des Publikums gleichbleibend hoch bleibt. Ein Argument wird wertvoll, wenn es in eine thematische Gliederung eingepasst wurde. Eine in dieser Weise gewählte Präsentationsstruktur, die bereits in der Vorbereitung festgelegt wird, hilft Rednern, die eigenen Ziele zu erreichen und die Zuhörer und Zuschauer zu überzeugen.