Abläufe und Strukturen leichter erklären: So setzen Sie Orientierungspunkte für Ihr Publikum

Beispiel 1: Projektphasen darstellen

Angenommen, Sie möchten ein neues Projekt vorstellen und dabei einzelne Projektphasen genauer beschreiben. Natürlich sollen die Zuschauer dabei den Zusammenhang des Projekts in Auge behalten, aber gleichzeitig auch die Details kennenlernen. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen, gibt eine Navigation am oberen Folienrand eine Übersicht über den Gesamtablauf. Die Blockpfeile in dieser Naviagation erleichtern die Orientierung. Für jede Phase des Projekts wird später eine Folie verwendet, auf der Detailinformationen präsentiert werden.

So erstellen Sie den Prozesspfeil in PowerPoint 2003:

• Zeichnen Sie links oben auf der Folie den ersten Richtungspfeil. Sie finden ihn über die Symbolleiste Zeichnen mit der Befehlsfolge AutoFormen – Blockpfeile – Richtungspfeil. Tippen Sie die Beschriftung ein und markieren Sie das Objekt mit F2.
• Formatieren Sie den Pfeil nach Ihren Vorstellungen und verkleinern Sie die Pfeilspitze, indem Sie den Richtungspfeil markieren und an dem gelben Rhombus zur Formkorrektur nach rechts ziehen.
• Erzeugen Sie nun drei Duplikate des Richtungspfeils. Halten Sie dazu die Tasten Strg + Umschalt gedrückt und ziehen Sie das Objekt nach rechts.
• Achten Sie beim Ablegen der Duplikate darauf, dass die linke Kante des Duplikats genau dort abschließt, wo beim vorherigen Richtungspfeil die Pfeilspitze beginnt. Nutzen Sie zum exakten Positionieren – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – gegebenenfalls die Führungslinien (Alt + F9).

• Sorgen Sie dafür, dass von den ersten drei Objekten die Pfeilspitzen sichtbar sind. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das zweite Objekt von rechts und wählen Sie im Kontextmenü Reihenfolge – In den Vordergrund. Markieren Sie dann nacheinander die beiden jeweils links gelegenen Objekte und wiederholen Sie die letzte Aktion mit der Funktionstaste F4.
• Passen Sie die Beschriftungen der Pfeile an.
• Fertigen Sie nun von dieser Folie drei Duplikate an (Strg + Umschalt + D).
• Sorgen Sie auf allen Folien dafür, dass die aktuell zu beschreibende Phase eine andere Farbe hat, als der Rest der Pfeile.

Noch schneller ab PowerPoint 2007 mit SmartArt-Grafiken

Ab PowerPoint 2007 brauchen Sie die Pfeile nicht mehr zeichnen, sondern können stattdessen auf die vorgefertigten SmartArt-Grafiken zurückgreifen. So geht’s:

• Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen auf SmartArt.
• Wählen Sie im Dialogfeld links Prozess und rechts die Option Geschlossener Chevronprozess.

• Geben Sie Ihre Texte ein und verschieben Sie die SmartArt-Grafik nach oben.
• Fertigen Sie nun – wie oben für PowerPoint 2003 beschrieben – mit Strg + Umschalt + D Kopien dieser Folie an.

Beispiel 2: Fortschrittsbalken

Bei der folgenden Variante besteht die Idee darin, einen Fortschrittsbalken nachzuahmen und so auf jeder Folie den aktuellen Status der gezeigten und verbleibenden Folien anzuzeigen. Vortragende und Publikum sind so auf jeder Folie besser über den zeitlichen Ablauf der Präsentation informiert.

Solch ein Fortschrittsbalken ist auch in Präsentationen, die als Lernprogramm verwendet werden, sinnvoll. Hier ist von vornherein klar, dass sich der Lernende seine Zeit selbst einteilt.

Auch wenn Sie mit den Teilnehmern eine Art „Quiz“ durchführen, um das bisher Gelernte zu wiederholen, können Sie die Fortschrittsanzeige einsetzen. So können Sie beispielsweise zeigen, dass noch vier Fragen verbleiben. So erstellen Sie die Fortschrittsanzeige:

• Zeichnen Sie – wie unten gezeigt – so viele Quadrate, wie Sie benötigen. Kopieren Sie diese auf jede Folie.
• Heben Sie auf jeder Folie eins der Rechtecke farblich hervor, um den Fortschritt zu kennzeichnen.

Beispiel 3: Navigationsgrafiken einsetzen

Der oben gezeigte Prozesspfeil bietet durch seine geringe Größe den Vorteil, dass er auf jeder Folie untergebracht werden kann und genug Platz für Details vorhanden ist. Was jedoch, wenn die Übersichtsgrafik zu groß ist und für die Detailinformationen kaum noch Platz bleiben würde?

Für diesen Fall eignen sich kleine Navigationsgrafiken, die z.B. in der oberen oder unteren rechten Folienecke abgebildet sind und nur Auskunft darüber geben, um welchen Teil der Präsentation es sich gerade handelt.

Angenommen, Sie haben mit Hilfe einer Pyramide die Unternehmensstruktur vorgestellt und möchten jetzt die einzelnen Ebenen mit Organigrammen im Detail vorstellen.

Für Pyramide und Organigramm zusammen ist nicht genug Platz. Führen Sie daher zunächst die Pyramide ein und erläutern Sie die einzelnen Ebenen. Dann fügen Sie auf den Detailseiten mit Organigrammen jeweils eine kleine, nicht beschriftete Version dieser Pyramide ein und heben die jeweils relevante Ebene farblich hervor.