Folien, die nur für bestimmte Zielgruppen gebraucht werden

Zum Beispiel soll eine Zuschauergruppe vorrangig Details zu Abteilung A erfahren, da sie nur diese Informationen betreffen. Eine andere Zuschauergruppe soll nur über Abteilung B informiert werden.

Oder eine Produktpräsentation ist in technische und kaufmännische Informationen unterteilt und je nach Zielgruppe – Ingenieure oder Einkäufer – sollen nur bestimmte Folien gezeigt werden. Alle aber sollen die Folien zur Firmenvorstellung und zu den allgemeinen Produktmerkmalen sehen.

Da viele Anwender nicht wissen, wie sie dieses Problem lösen können, werden nicht selten mehrere Dateien erstellt, die den einzelnen Personengruppen vorgestellt werden. Die Nachteile liegen hierbei auf der Hand: Die Anzahl der Dateien vermehrt sich. Schlimmer noch: Sollen Folien, die in jeder Kopie vorkommen, später geändert werden, ist der Such- und Aktualisierungsaufwand recht hoch.

Daher bietet Powerpoint mit der Funktion benutzerdefinierte Präsentation (in früheren Versionen zielgruppenorientierte Präsentation) die Lösung!

Was steckt hinter dem Begriff „Benutzerdefinierte Präsentation“?

Eine benutzerdefinierte Präsentation ist nichts anderes als eine Auswahl von Folien aus einem größeren Folienpool bzw. der Gesamtpräsentation. Benutzerdefinierte Präsentationen sind also verschiedene Teilversionen einer Präsentation, die auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind. Dabei werden in den einzelnen Teilversionen nur die Folien gezeigt, die für das jeweilige Publikum relevant sind.

Ein Beispiel: Die Gesamtpräsentation besteht aus insgesamt 6 Folien. Für die Kollegen aus Abteilung A sind jedoch nur die Folien 1,4, 5 und 6 relevant. Die Kollegen aus Abteilung B benötigen nur die Folien 1, 2, 3 und 6.

Vorteile der benutzerdefinierten Präsentation

Natürlich können Sie auch für jedes Publikum eine ganz eigene Präsentation erstellen und diese dann jeweils mit einem anderen Namen abspeichern. Die benutzerdefinierte Präsentation hat jedoch drei wesentliche Vorteile:

• Sie sparen Speicherplatz, da Sie mit nur einer Datei arbeiten.
• Sie müssen für verschiedene Zielgruppen nicht jeweils eine Datei anlegen und diese später suchen. Es kann Ihnen auch nicht passieren, dass Sie die „falsche“ Präsentation dabei haben, denn alle relevanten Folien sind stets in einer Datei.
• Einige Folien werden Sie vermutlich in mehreren benutzerdefinierten Präsentationen verwenden. Wenn diese aktualisiert werden, müssen Sie die Änderungen nur in einer Datei vornehmen.

So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 an

Um in einer PowerPoint-Datei eine zielgruppenorientierte Präsentation anzulegen, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie die Gesamtpräsentation, in der Sie die Unterpräsentationen anlegen wollen.
• Klicken Sie in der Registerkarte Bildschirmpräsentation auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und dann auf Zielgruppenorientierte Präsentationen.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Unterpräsentation.
• Markieren Sie im linken Listenfeld die Folien, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen sollen und klicken Sie auf Hinzufügen.

• Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf Schließen.

So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 vor

Die einfachste und unkomplizierteste Variante eine bestimmte Unterpräsentation zu zeigen, ist folgende:

• Öffnen Sie die Gesamtdatei.
• Wechseln Sie auf die Registerkarte Bildschirmpräsentation.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wählen Sie dann den gewünschten Eintrag.

So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2007 aus

Sie haben Ihre Präsentation vor der Abteilung A gehalten und möchten den Zuhörern nun genau die Folien mitgeben, die Sie im Vortrag besprochen haben. Eine Möglichkeit wäre es, sich die Seitenzahlen der entsprechenden Folien aufzuschreiben und diese danach als auszudruckende Seiten anzugeben.

Es geht jedoch viel einfacher, denn PowerPoint hat sich bereits gemerkt, welche Folien zu Ihrer benutzerdefinierten Präsentation gehören. Beim Drucken können Sie daher einfach auswählen, welche Version Sie ausdrucken möchten.

So geht’s in PowerPoint 2010:

• Öffnen Sie die Präsentation.
• Wählen Sie Datei – Drucken.
• Klicken Sie unter Einstellungen auf die Schaltfläche Alle Folien drucken. Es werden Ihnen nun verschiedene Optionen angezeigt.
• Wählen Sie bei Zielgruppendefinierte Präsentation die gesuchte Version aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltlfäche Drucken.

So geht’s in PowerPoint 2007:

• Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Drucken.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld Drucken unter Druckbereich die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Wählen Sie rechts daneben die entsprechende Version aus. Bestätigen Sie mit OK.

So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 an

Um in einer PowerPoint-Datei eine zielgruppenorientierte Präsentation anzulegen, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie die Präsentation, in der Sie die Unterpräsentationen anlegen wollen.
• Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf die Option Zielgruppenorientierte Präsentationen.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu.
• Vergeben Sie einen Namen für Ihre Unterpräsentation.
• Markieren Sie im linken Listenfeld die Folien, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen sollen und klicken Sie auf Hinzufügen.
• Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf Schließen.

So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2003 vor

• Öffnen Sie die Gesamtdatei.
• Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf Zielgruppenorientierte Präsentationen.
• Wählen Sie die gewünschte Version im Dialogfeld aus und klicken Sie auf Vorführen.

So drucken Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation ab PowerPoint 2003 aus

• Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Drucken.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld Drucken unter Druckbereich die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Wählen Sie rechts daneben die entsprechende Version aus. Bestätigen Sie mit OK.