PowerPoint 2007 und 2010: 4 Techniken zum Gestalten Ihrer Tabellen

Bis Version 2003 hatten Word und Excel vorgefertigte Muster an Bord, um Tabellen schnell und einheitlich gestalten zu können. PowerPoint hinkte da hinterher. Mit Office 2007 verfügt jetzt auch PowerPoint über solche Formatbausteine. Sie heißen Tabellenformatvorlagen. Mit ihrer Hilfe können Sie Tabellen komfortabel formatieren und dafür sorgen, dass auch mehrere Tabellen in einer Präsentation stets einheitlich aussehen.

Lesen Sie in dieser Ausgabe, wie Sie in PowerPoint 2007 und 2010 Tabellen im Handumdrehen gestalten.

Komplette Tabellen mit nur einem Mausklick formatieren

Für jede Tabelle, die Sie in PowerPoint 2007 oder 2010 erstellen, wird automatisch eine Tabellenformatvorlage verwendet. Eine solche Vorlage kombiniert mehrere Formatierungsoptionen, die Sie dann mit nur noch einem Mausklick zuweisen. Neben Farbkombinationen, die aus den Designfarben der Präsentation abgeleitet werden, enthält eine Tabellenformatvorlage auch Anweisungen zu den Linien, die in der Tabelle sichtbar sein sollen.

• Zugang zu den Tabellenformatvorlagen haben Sie, wenn Sie in eine Tabelle klicken und die Registerkarte Tabellentools/Entwurf anzeigen.
• Am einfachsten ist es, wenn Sie den Katalog der Tabellenformatvorlagen – so wie in der folgenden Abbildung gezeigt – am rechten Rand per Klick auf die Schaltfläche Weitere öffnen.

• Damit erschließen Sie sich eine Auswahl von über 70 Farb- und Gestaltungsvarianten für Ihre Tabellen.
• Mit Hilfe der Livevorschau wird beim Bewegen der Maus über eine der Varianten im Hintergrund die Tabelle umgefärbt und Ihnen so  die Entscheidung leichter gemacht.

Effektiv: Eine Formatvorlage als Standard festlegen

Beim Erstellen einer Tabelle müssen Sie nicht jedes Mal den Katalog der Tabellenformatvorlagen öffnen, um die gewünschte Farb- und Rahmenlinienvariante auszuwählen. Es geht schneller:

• Wenn Sie sich für eine der 74 Varianten entschieden haben, klicken Sie im Katalog mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlage.
• Wählen im Kontextmenü den Befehl Als Standard festlegen.

Damit sorgen Sie dafür, dass in der aktuellen Präsentation alle weiteren Tabellen automatisch mit dieser Tabellenformatvorlage formatiert werden.

Mehr Übersicht bei der Formatwahl schaffen

Im Normalfall werden Sie in einer Präsentation nicht mehr als ein bis zwei Tabellenformatvorlagen nutzen. Wenn Sie es leid sind, beim Öffnen des Katalogs stets das komplette Angebot zu sehen, können Sie die Anzeige auf eine Auswahl beschränken.

• Klicken Sie dazu am oberen Rand des Katalogs links auf die kleine Pfeilspitze neben Alle.
• Es klappt ein kleines Menü auf.
• Wählen Sie dort Ihre favorisierte Kategorie – beispielsweise Mittel.

Änderungen an den Optionen einer Formatvorlage vornehmen

Neben dem Zuweisen der Tabellenformatvorlagen sind die Optionen für die Tabellenformate ausschlaggebend für das Aussehen Ihrer Tabellen.

In der Registerkarte Tabellentools/Entwurf lassen sich die Optionen ganz links in der ersten Befehlsgruppe ebenso einfach und schnell zuweisen wie die Tabellenformatvorlagen.

Die folgende Abbildung zeigt eine typische Einstellung: die beiden Optionen Überschriften und Verbundenen Zeilen sind aktiviert.

• Damit erscheint die Überschriftenzeile hervorgehoben in einer anderen Farbe.
• Außerdem erhält jede zweite Zeile eine andere Zellfüllfarbe, was das Lesen innerhalb einer Zeile erleichtert.

Eine Tabelle aus Excel problemlos übernehmen

Zu den größten Problemen früherer Office-Versionen gehörte das Kopieren von Excel-Tabelle nach PowerPoint. Die optische Qualität war oft nur befriedigend.

Das Problem ist jetzt gelöst:

• Markieren Sie die zu übernehmende Tabelle in Excel und kopieren Sie diese mit Strg + C in die Zwischenablage.
• Wechseln Sie nach PowerPoint zu einer Folie, die nur eine Überschrift (Layout Nur Titel) hat und fügen Sie mit Strg + V den Inhalt der Zwischenablage ein.
• Sie erhalten ein Tabellenobjekt wie in PowerPoint – nur das die Schrift zu klein ist.
• Verschieben Sie die eingefügte Tabelle an die gewünschte Position und stellen Sie die gewünschte Höhe und Breite der Tabelle her.
• Lassen Sie die Tabelle als Ganzes markiert und wählen Sie auf der Registerkarte Start mindestens Schriftgrad 16 pt.
• Stellen Sie – wie im vorherigen Tipp beschrieben – sicher, dass auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf ganz links die beiden Optionen Überschriften und Verbundenen Zeilen aktiviert sind.
• Wählen Sie bei Bedarf  – ebenfalls auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf – die passende Tabellenformatvorlage.