Erleichtern Sie den Betrachtern das Vergleichen: Gestapelte Säulendiagramme mit Anzeige der Summen

Gestapelte Säulen nur ohne Summen?

Wenn Sie die Teilwerte einer Kategorie übereinanderlegen, erhalten Sie einen optischen Eindruck von der Gesamtheit der Werte in einer Kategorie. So können Sie zum Beispiel – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – die Ausgaben verschiedener Abteilungen über mehrere Jahre vergleichen. Wie hoch allerdings die Gesamtkosten pro Jahr waren, lässt sich nicht ablesen.

Genau das Problem haben Sie stets bei gestapelten Säulen: Sie können sich die Werte in den einzelnen Unterkategorien (z.B. der Abteilungen) anzeigen lassen, den Gesamtwert einer Säule jedoch nicht.

Viele Anwender behelfen sich mit Textfeldern, die Sie nachträglich über der jeweiligen Säule einfügen. Das ist eine einfache Lösung für das Problem. Sie hat jedoch folgende Nachteile und Folgen:

• Die Textfelder müssen über jeder Säule korrekt ausgerichtet werden. Das kostet Zeit.
• Werden die Daten aktualisiert, stimmen die Textfelder nicht mehr mit der Gesamtsumme überein.
• Außerdem stehen die Textfelder dann nicht mehr an der richtigen Position, sind zu hoch oder zu tief.

So erstellen Sie das gestapelte Säulendiagramm

1. Wählen Sie ein Folienlayout mit einem Inhaltsplatzhalter (z. B. Titel und Inhalt).
2. Klicken Sie im Platzhalter auf das Minisymbol Diagramm einfügen.
3. Wählen Sie in der Rubrik Säule die Option Gestapelte Säulen.
4. Geben Sie Ihre Daten in das nun angezeigte Excel-Datenblatt ein.
5. Formatieren Sie das Diagramm in PowerPoint nach Ihren Wünschen. Entfernen Sie beispielsweise das Gitternetz oder ändern Sie die Farben.
6. Wählen Sie über Diagrammtools/Entwurf in der Gruppe Diagrammlayouts das Layout 2 und platzieren Sie die Legende rechts.

Lassen Sie das Excel-Datenblatt geöffnet.

Lassen Sie die Summen von Excel berechnen

In früheren PowerPoint­Versionen war es notwendig, die Summen der Teilwerte manuell zu berechnen und dann in die Datentabelle von „MS Graph“ einzufügen. Ab Power-Point 2007 berechnen Sie die Summe direkt in Excel. Der Vorteil: Wenn Sie später die einzelnen Teilwerte ändern, passt sich die Summe automatisch an. So geht‘s:

1. Fügen Sie – wie in der Abbildung oben zu sehen – hinter der letzten Abteilung im Excel-Datenblatt eine neue Spalte mit dem Namen „Summe“ ein.
2. Markieren Sie nun die zweite Zelle dieser Spalte und klicken Sie in der Registerkarte Start ganz rechts auf das Symbol für Summe. Excel wählt nun automatisch die links davor stehenden Werte aus. Im Beispiel enthält diese Auswahl allerdings auch die Zeilenüberschrift, da diese ebenfalls eine Zahl ist (das Jahr 2008). Passen Sie den Auswahlbereich an die drei Spalten B bis D an. Bestätigen Sie mit EINGABE. Excel erstellt auch für die anderen Zeilen automatisch die Summenberechnung.

Der Trick mit dem Liniendiagramm

Die summierten Werte werden als weiteres Säulensegment im Diagramm angezeigt. So verwandeln Sie diese zusätzlichen Säulen in korrekt angezeigte Summen:

1. Klicken Sie eines der oben liegenden Summensegmente mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Datenreihen-Diagrammtyp ändern.
2. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld in der Rubrik Linie die Option Linie. Schließen Sie mit OK ab.

Die Summenwerte erscheinen nun – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – als Liniendiagramm.

Das Liniendiagramm unsichtbar machen

1. Markieren Sie die Linie, öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie Datenreihen formatieren.
2. Wechseln Sie zur Rubrik Linienfarbe und wählen Sie die Option Keine Linie. Damit verschwindet die Linie und es bleiben nur deren Datenbeschriftungen übrig.
   
   
3. Lassen Sie das Dialogfeld geöffnet und klicken Sie im Diagramm auf eine der Datenbeschriftungen für die Summen, um alle auszuwählen. Das Dialogfeld passt sich automatisch an und hat nun den Titel Datenbeschriftungen formatieren.
4. Klicken Sie in der Rubrik Beschriftungsoptionen unter Beschriftungsposition auf Über. Schließen Sie das Dialogfeld.

Letze Handgriffe für den Feinschliff

1. Löschen Sie in der Legende den Eintrag „Summe“. Klicken Sie dazu den Eintrag zweimal hintereinander an und betätigen Sie dann die Taste ENTF.
2. Weisen Sie den Datenbeschriftungen für die Gesamtwerte noch eine auffällige Farbe und den Schriftschnitt fett zu.
   
   
3. Lassen Sie die Säulen schrittweise erscheinen und zwar so, dass die Summe erst zum Schluss über jeder Säule angezeigt wird.
4. Verwenden Sie dazu den Effekt Wischen mit der Richtung Von unten. Wählen Sie als Sequenz die Option Nach Serien.