Folien recyceln und wertvolle Zeit sparen ab PowerPoint 2007

Option 1: Einen Großteil der Präsentation wiederverwenden

Wenn Sie die meisten Folien einer Präsentation übernehmen möchten, ist es am einfachsten, die gesamte Präsentation wiederzuverwenden und dann die überflüssigen Folien zu löschen. So geht’s:

• Öffnen Sie PowerPoint.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei bzw. auf die Office Schaltfläche.
• Klicken Sie auf Neu und wählen Sie dann die Option Neu aus vorhandenem (bzw. Neu von vorhandenem).
• Wählen Sie im Dialogfeld die Datei aus, die Sie wiederverwenden möchten und bestätigen Sie mit Neu erstellen.
• PowerPoint erstellt nun eine Kopie der ursprünglichen Datei. Löschen Sie die überflüssigen Folien und speichern Sie die Datei dann unter neuem Namen ab.

Option 2: Einige Folien wiederverwenden

Wenn Sie mehrere Folien einer Präsentation in eine andere übernehmen möchten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Öffnen Sie die Präsentation, in die Sie die Folien einer bestehenden Präsentation einfügen möchten.
• Blättern Sie zu der Folie, nach der die bestehenden Folien eingefügt werden sollen.
• Klicken Sie dann in der Registerkarte Start auf den unteren Teil der Schaltfläche Neue Folie und wählen Sie die Option Folien wiederverwenden.

• Klicken Sie rechts im Arbeitsbereich Folien wiederverwenden auf Durchsuchen - Datei durchsuchen.
• Durch das Anklicken einer Folie im Arbeitsbereich können Sie diese direkt einfügen. Alternativ können Sie per Rechtsklick darauf die Option Alle Folien einfügen wählen.
• Aktivieren Sie unten das Kästchen Ursprüngliche Formatierung beibehalten, wenn Sie die neuen Folien im ursprünglichen Format einfügen wollen. das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie in Ihrer Präsentation Folien einer anderen Firma zeigen möchten und deren Corporate Design erhalten bleiben soll.

Option 3: Eine Gliederung aus Word übernehmen

So übernehmen Sie die Gliederung aus Word:

• Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihre Überschriften in Word mit Hilfe der Formatvorlagen formatiert haben. Denn es werden später nur die Inhalte übernommen, die als Überschrift formatiert sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um eine Überschrift erster, zweiter oder dritter Ebene handelt.
• Die Überschriften erster Ebene werden jeweils zum Titel einer neuen Folie.
• Die Überschriften der zweiten Ebene werden zur ersten Textebene usw.
• Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation und klicken in der Registerkarte Start auf den unteren Teil der Schaltfläche Neue Folie. Wählen Sie die Option Folien aus Gliederung.

• Wählen Sie nun Ihre zuvor erstellte Word-Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Einfügen.

Was ist beim Einfügen von Folien aus einer anderen Präsentation zu beachten?

Wenn Sie Folien aus einer anderen Datei einfügen, entspricht das Format der Ursprungsdatei nicht immer dem Zielformat. Als Standardeinstellung übernimmt PowerPoint automatisch das Zieldesign. Wenn Sie das ursprüngliche Format jedoch ausnahmsweise einmal beibehalten wollen, bietet Ihnen PowerPoint auch diese Option.

• Wenn Sie die Folien, wie in Option 2 beschrieben, wiederverwenden, können Sie Ihre Auswahl mit dem kleinen Kästchen Ursprüngliche Formatierung beibehalten treffen.

• Wenn Sie eine einzelne Folie aus einer anderen Präsentation mit Strg+C (Kopieren) und Strg+V (Einfügen) übernehmen, zeigt Ihnen PowerPoint ein kleines Symbol neben der eingefügten Folie links in der Foliengliederung an. Je nach PowerPoint-Version variiert das Aussehen dieses Symbols leicht. Während Ihnen in PowerPoint 2003 und 2007 nur die Einfügeoptionen Ursprüngliche Formatierungbeibehalten und Zieldesign verwenden zur Verfügung stehen, gibt es in PowerPoint 2010 auch die Möglichkeit die Folie als Grafik einzufügen.

Welche Folgen hat das Beibehalten der ursprünglichen Formatierung?

Das Beibehalten der ursprünglichen Formatierung führt dazu, dass die Folie genau so wie in der Ursprungsdatei dargestellt wird, also nicht das Format der aktuellen Präsentation übernimmt. Um diese Darstellung zu ermöglichen übernimmt PowerPoint allerdings auch den Folienmaster und sämtliche Folienlayouts der ursprünglichen Datei.

Wenn Sie Ihre neue Datei also aus fünf unterschiedlich formatierten Präsentationen zusammenstellen und jeweils das Ursprungsformat übernehmen, dann finden Sie in Ihrer Masteransicht fünf Folienmaster und die jeweiligen Folienlayouts. Die Vielzahl an Mastern macht sich jedoch nicht nur in der Masteransicht bemerkbar, sondern z.B. auch, wenn Sie später eine neue Folie einfügen oder einer vorhandenen Folie ein anderes Layout zuweisen wollen. Plötzlich stehen Ihnen hier alle Folienlayouts der unterschiedlichen Ursprungspräsentationen zur Verfügung.

Das Beibehalten der Ursprungsformatierung will daher wohl überlegt sein, denn abgesehen davon, dass die optische Einheitlichkeit verloren geht, bläht sich durch die Vielzahl der Master auch die Dateigröße auf und sorgt eventuell bei späteren Nutzern der Datei für ziemliche Verwirrung.