Bedienung von Word: Textverarbeitung leicht gemacht

Neben Excel ist Microsoft Word das am häufigsten genutzte Programm aus dem Office-Paket. Zahlreiche Nutzer schätzen die einfache Handhabung und Übersichtlichkeit des Textverarbeitungsprogramms. Doch es gibt viele weitere Tipps und Tricks, welche die Bedienung von Word sogar noch einfacher machen. Dadurch sparen Sie sich beim Bearbeiten von Dokumenten wertvolle Zeit und können noch effizienter arbeiten.

Mithilfe von Word – dem Textverarbeitungsprogramm aus dem Office-Paket von Microsoft – erstellen Sie Texte, Tabellen und fügen Illustrationen und Grafiken in Ihr Dokument ein. Damit das Schreiben leichter fällt, ist das Programm mit zahlreichen Bedienungshilfen versehen. Für viele Funktionen gibt es dabei sogar Tastenkombinationen, die es ermöglichen, einen Befehl ohne einen einzigen Mausklick auszuführen. So hilft Ihnen die Tastenkombination [STRG] + [Z] beispielsweise, mehrere Aktionen rückgängig zu machen.

Nachdem Sie ein Word-Dokument zum Bearbeiten geöffnet haben, ist der Zugriff auf die Bedienungshilfen möglich. Sie müssen mit mehr als einer Datei arbeiten? Dann bietet Word Ihnen auch die Funktion, mehrere Dokumente gleichzeitig zu öffnen. Um grundlegende Einstellungen wie Schriftart, Zeilenabstand und Seitenzahlen nicht jedes Mal neu einrichten zu müssen, ist es sinnvoll Formatvorlagen zu nutzen. Außerdem kann es auch hilfreich sein, Befehle für die Formularbearbeitung zu aktivieren.

Eine Formatvorlage enthält die Standardeinstellungen für ein Dokument. Microsoft Word bietet Ihnen zahlreiche Word-Vorlagen, die Sie beim Erstellen Ihres Textes nutzen können. Diese finden Sie im Menüband unter dem Punkt „Start“. Vor allem bei Überschriften ergibt es Sinn, Formatvorlagen zu verwenden. Denn dann ist es möglich, mit nur wenigen Klicks ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen.

Die Voreinstellungen entsprechen nicht Ihren Vorstellungen? Dann individualisieren Sie die Formatvorlage einfach, um die Bedienung von Word nach Ihren Wünschen zu gestalten. Dazu genügt ein Rechtsklick auf die entsprechende Vorlage im Menüband. Es erscheint nun eine Liste, in welcher Sie die Option „Ändern“ finden.

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Formatvorlage nach Ihren Wünschen anpassen können. Sie bestimmen nicht nur die Schriftart, -größe und -farbe, sondern auch, ob der Text kursiv oder fett gedruckt sein soll. Bevor Sie mit „OK“ bestätigen, entscheiden Sie, ob die Formatierung nur für das aktuelle Dokument gilt oder auch auf neue Dateien angewendet werden soll.

Viele Word-Dateien umfassen mehr als eine Textseite. Hier kann man schnell die Übersicht verlieren. Das gezielte Suchen nach Informationen ist dann gar nicht so einfach. Doch mit diesem Word-Tipp springen Sie schnell zur gewünschten Seite. Dabei nutzen Sie die „Suchen und Ersetzen“-Funktion, um ohne Umwege zur gesuchten Stelle zu gelangen. Sollten Sie sich nicht sichern sein, auf welcher Seite die Information zu finden ist, ist bequemes Blättern mit dem automatischen Bildlauf möglich.

Ebenso erleichtert Ihnen die Tastenkombination [STRG] + [F] die Bedienung von Word. Diese öffnet die Navigation, mit deren Hilfe Sie gezielt nach Wörtern suchen. Tippen Sie einfach den gesuchten Begriff ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Word markiert Ihnen nun automatisch alle Treffer. Nutzen Sie die Pfeile unterhalb der Suchleiste, um gezielt zur nächsten Übereinstimmung zu springen.

Beachten Sie, dass Sie mit der Tastenkombination in Word nur im Fließtext und in darin enthaltenen Tabellen suchen. Sie möchten Kopfzeilen und Fußzeilen des Dokuments nach einem bestimmten Begriff durchsuchen? Dann klicken Sie zunächst in die Kopfzeilen und Fußzeilen. Selbiges gilt für Kommentare.

Die meisten Textdokumente werden, bevor sie ihre finale Form erhalten, mehrfach überarbeitet. Dabei kann es durchaus vorkommen, dass ein ganzer Absatz einen neuen Platz finden muss. Doch die gute Nachricht ist: Sie müssen den Text nicht erneut abtippen. Nutzen Sie die „Kopieren und Einfügen“-Funktion, um die Bedienung von Word zu erleichtern. Noch schneller geht es nur per „Drag and Drop“ (zu Deutsch: Ziehen und Ablegen). So lässt sich ein Text komfortabel im Dokument verschieben.

Um Inhalte aus einer anderen Datei zu übernehmen, müssen Sie diese auf die klassische Weise kopieren. Das bedeutet: Sie markieren den zu kopierenden Ausschnitt und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen. Im Anschluss wählen Sie „kopieren“ aus. Nun wählen Sie in Ihrem Dokument die Stelle aus, an welche Sie die Inhalte einfügen wollen. Auch hier klicken Sie mit rechts und wählen „einfügen“. Schneller geht es mit den Tastenkürzeln [Strg] + [C] sowie [Strg] + [V].

Seit der Office-Version aus dem Jahr 2016 gibt es eine praktische Funktion, die bei so gut wie allen Fragen weiterhilft. Gemeint ist das Suchfeld mit dem Namen „Suche“ oder „Was möchten Sie tun?“, welches Sie eventuell schon von anderen Office-Anwendungen, wie PowerPoint oder Excel, kennen.

Hier suchen Sie nicht etwa nach Wörtern in Ihrem Dokument, sondern nach beliebigen Word-Funktionen. Ist Ihnen beispielsweise entfallen, wie Sie die Silbentrennung für einen Text einrichten, tippen Sie einfach „Silbentrennung“ in dieses Feld. Unter dem Punkt „Aktionen“ präsentiert Ihnen das Textverarbeitungsprogramm nun das passende Ergebnis. Selbiges gilt für Tabellen, Fußzeilen und alle denkbaren Problemstellungen in Word.

Ein weiteres nützliches Tool ist der Word-interne Übersetzer. Markieren Sie dazu den Satzabschnitt, den Sie in eine andere Sprache übersetzen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Nun erscheint am rechten Rand die Übersetzungsfunktion. Wählen Sie einfach die passende Sprache aus und klicken Sie auf „einfügen“, um die Textpassage direkt im Dokument zu übersetzen.

Word enthält – genauso wie Excel, PowerPoint und Co. – zahlreiche Funktionen, die die Bedienung der Software erleichtern. Diese sind auf den ersten Blick nicht immer leicht zu finden. Egal ob Sie Tabellen oder Zeilen formatieren möchten, Kopfzeilen oder Fußzeilen bearbeiten wollen oder einfach Sonderzeichen suchen: Die nützliche Funktionen-Suchleiste schafft hier häufig Abhilfe.

Kennen Sie außerdem die Tipps zum Formatieren, Suchen und Einfügen gelingt die Textverarbeitung bald wie von allein. Häufig sparen Sie sich dabei dank Tastenkürzel sogar den Mausklick. So können Sie sich auf den Inhalt Ihrer Dokumente konzentrieren, ohne sich zu viele Gedanken um die Formatierung machen zu müssen.