Seriendruckfelder gezielter finden – Felder hervorheben

Nutzen Sie Seriendruckfelder nicht nur für die Anschrift, sondern auch für die Anrede oder zur Personalisierung Ihres Briefes mehrfach im laufenden Text?

Dann wäre es zur Kontrolle des Briefes doch sehr hilfreich, wenn Sie auf einen Blick erkennen könnten bei welchen Textstellen es sich um Serienbrieffelder handelt.

Word unterstützt Sie dabei wie folgt:

• Wenn Sie in den WORD-OPTIONEN die Anzeige der Feldschattierung auf IMMER einstellen, werden alle Feldfunktionen grau hinterlegt. Die Kennzeichnung erfolgt nur bei der Bearbeitung des Textes. Sobald Sie Ihren Serienbrief in der Druckvorschau betrachten oder auf dem Drucker ausgeben, ist die Kennzeichnung verschwunden. Die Einstellung in den Optionen gilt für alle Word-Dokumente und nicht nur für Seriendruckfelder, sondern auch für Datums- oder Seitenzahl-Seriendruckfelder.
  Word 2010 und 2007: Um die Anzeige der Feldschattierung zu ändern, rufen Sie zuerst über die Tastenkombination Alt + X, O das Optionen-Dialogfeld auf (die Tastenkombination aus Word 2003 und 2002 funktioniert auch noch in Word 2010 und 2007). Wählen Sie dann auf der linken Seite die Auswahl ERWEITERT. Auf der rechten Seite blättern Sie nun nach unten und klappen dann in der Gruppe DOKUMENTINHALT ANZEIGEN das Dropdown-Listenfeld FELDSCHATTIERUNG auf. Hier wählen Sie die Auswahl IMMER, um anschließend das Dialogfeld mit OK zu schließen.
  Word 2003 und 2002: Um die Anzeige der Feldschattierung zu ändern, rufen Sie über das Menü DATEI, Befehl OPTIONEN das Optionen-Dialogfeld auf. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte ANSICHT und klappen Sie in der Gruppe ANZEIGEN das Dropdown-Listenfeld FELDSCHATTIERUNG auf. Hier wählen Sie die Auswahl IMMER, um anschließend das Dialog- feld mit OK zu schließen.
• Sollen ausschließlich Seriendruckfelder hervorgehoben werden, dann können Sie deren Hervorhebung in Word 2010 und 2007 auf der Registerkarte SENDUNGEN, Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN, Schaltfläche SERIENDRUCKFELD HERVORHEBEN ein- und ausschalten. In Word 2003 und 2002 klicken Sie auf der Seriendruck-Symbolleiste auf das Symbol SERIENDRUCKFELD HERVORHEBEN.

Beachten Sie beim Einsatz der Funktion folgende Punkte:

• Wenn Sie die Hervorhebung eingeschaltet haben, werden die Felder beim Bearbeiten grau hinterlegt. Wenn Sie das Dokument in der Seitenansicht prüfen oder über den Drucken-Befehl ausgeben, bleiben die Seriendruckfelder ebenfalls hervorgehoben.
• Die eingeschaltete Hervorhebung bleibt auch dann erhalten, wenn Sie den Seriendruck starten und den Serienbrief danach mit den Daten zusammenführen und sofort drucken.
• Starten Sie den Seriendruck und führen Brief und Daten in einer neuen Datei zusammen, um diese dann später zu drucken, sind dort keine Seriendruckfelder mehr vorhanden und die Hervorhebung ist entsprechend verschwunden.