Auf diese 4 Weisen können Sie Ihre Word-Dokumente schützen

Immer wieder arbeiten viele verschiedene Autoren eines Projektteams zusammen an einem Word-Dokument. Damit nur solche Veränderungen und Bearbeitungen vorgenommen werden, die gemeinschaftlich abgesprochen sind, bestehen verschiedene Möglichkeiten, um Word-Dokumente zu schützen. Auch dem Verlust von Word-Dateien aufgrund von Bedienungsfehlern oder Hardware-Problemen beugen Sie durch gezielte Sicherungsschritte vor.

Das Arbeiten mit dem Microsoft Textverarbeitungsprogramm Word ist sowohl aus dem beruflichen als auch dem privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Word gehört zu einem Paket an Programmen, die ihren Ursprung in gängigen Bürotätigkeiten haben und unter dem Namen Microsoft Office erstmals veröffentlicht wurden.

Regelmäßig aktualisiert Microsoft die Versionen der Office-Programme mit nützlichen neuen Funktionen. Mit dem richtigen Hintergrundwissen in puncto Word-Handhabung lässt sich einerseits Word individualisieren und andererseits durch Word-Add-Ins erweitern. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Kompatibilität von Word-Versionen und den Schutz Ihrer Textdateien gezielt herzustellen.

Vor allem in wichtigen Angelegenheiten gilt es, Word-Dokumente zu schützen. Nicht nur der unvorhergesehene Verlust durch vergessenes Speichern, sondern auch die Bearbeitung durch unberechtigte Dritte bereitet vermeidbare Unannehmlichkeiten. Darüber hinaus lassen sich auch Beschädigung oder Verlust von Word-Dokumenten aufgrund von Hardware-Problemen durch entsprechende Sorgfalt und Weitsicht vermeiden.

In der Taskfläche von Word gibt es – abhängig von der Version – verschieden gestaltete, aber gleichermaßen wirksame Optionen zur Sicherung von Word-Dokumenten.

Word bietet neben dem klassischen Speichervorgang mit der Tastenkombination „STRG + S“ oder unter dem Reiter „Datei“ und „Speichern unter“ noch weitere elegante Möglichkeiten, ein Dokument zu schützen.

Abhängig von der verwendeten Word-Version lassen sich alle zu einem gegebenen Zeitpunkt geöffneten Dokumente auf einmal speichern. Sie laufen somit keine Gefahr mehr, versehentlich eine Textdatei zu vergessen und getätigte Bearbeitungen zu verlieren.

Während Word 2003 und ältere Versionen einen solchen Befehl per Tastenkombination ausführen, erfordert das Speichern aller Dokumente in neueren Fassungen die Ergänzung der Einstellung zur Schaltfläche.

Zudem gibt es die Möglichkeit, mit Sicherungskopien zu arbeiten. Es kommt hierbei erneut auf die verwendete Word-Version an. Allerdings gibt es überall die Möglichkeit, die „automatische Sicherung“ einzustellen. Das funktioniert nach Wahl mit einer Sicherungskopie des Dokuments oder über die automatische Wiederherstellung.

Bei der ersten Variante wird auf dem Rechner eine Kopie der einmalig gespeicherten Word-Datei mit der Endung WBK angelegt, sobald das Ursprungs-Dokument in Bearbeitung ist. Falls das Original-Dokument während der Bearbeitung beschädigt wird oder verloren geht, kann dann auf die Kopie zurückgegriffen werden.

Die Installation dieser Funktion im Hintergrund bedarf weniger Mausklicks und unterscheidet sich geringfügig zwischen Word 2007 oder jüngeren und älteren Versionen. Nach wenigen Klicks wird Word dauerhaft automatische Sicherungskopien anlegen und Sie vor Datenverlusten bewahren.

Welchen Weg Sie auch wählen – Word unterstützt Sie dabei zuverlässig dabei, alle Dokumente zu schützen.

Es kann auch passieren, dass Sie ein Word-Dokument nach langer Bearbeitung ohne zwischenzeitliche Sicherung aus Versehen schließen. Keine der vorgenommenen Änderungen haben Sie gezielt mit der „Speichern unter“-Funktion abgespeichert. Das ist weitestgehend unproblematisch, da Word 2010 und jüngere Versionen solche verloren geglaubten Dokumente mehrere Tage im Hintergrund abspeichern.

Sie finden das Word-Dokument unter „Datei“, „Versionen verwalten“ und „Nicht gespeicherte Dokumente widerherstellen“. Hier finden Sie die Information, wie Sie ungespeicherte Dokumente wiederherstellen. Die erzeugten Texte sind meist nicht im finalen Zustand, aber meist bleiben Ihnen dennoch viele Arbeitsschritte der kompletten Neuproduktion erspart. Grundlegende Dinge wie die Formatierung bleiben in der Regel erhalten.

Ein wichtiger Tipp ist es, das Passwort an einem sicheren Platz zu notieren. Denn wenn Ihnen das Kennwort nicht zur Verfügung steht, so ist auch Ihnen die Bearbeitung des Original-Dokuments untersagt. Es öffnet sich dann lediglich die schreibgeschützte Version.

Es lassen sich überdies auch einzelne Dokumentbereiche mit einem Kennwort schützen. Sofern Sie in einer Arbeitsgruppe lediglich bestimmte Passagen verändern, andere hingegen bereits in deren finalen Version vorliegen, ist dies unter Umständen sehr nützlich.

Unter „Datei“ und „Informationen“ finden Sie auch andere Möglichkeiten, das Dokument zu schützen. Sie haben zum Beispiel die Option, die Bearbeitung oder den Zugriff einzuschränken.

Wenn Sie die Bearbeitung einschränken, so lässt sich eine Auswahl an zulässigen und unzulässigen Änderungen bestimmen:

• Dürfen Kommentare verfasst, beantwortet oder erledigt werden?
• Sind bestimmte Formatvorlagen einsetzbar und andere nicht?
• Welche Formatierung sollen Überschriften erhalten, welche hingehen Fließtext?

Sie entscheiden, welche Elemente und Aspekte in Ihrem Textdokument auf welche Art und Weise abgewandelt werden dürfen.

Sollten jedoch den Mitarbeitern eines Projektteams die Zugriffsrechte mit Ausnahme einiger weniger entzogen werden, so lassen sich auch Zugriffsrechte individualisieren. Sie geben dafür lediglich die Organisationszugehörigkeit oder Namen der entsprechenden berechtigen Personen im Bereich „Dokument schützen“ an. Die restlichen Kollegen sind ab diesem Zeitpunkt von der Bearbeitung eines Word-Dokuments ausgeschlossen. Besonders bei datenschutzrelevanten Aspekten ist dies sinnvoll.

Auf verschiedenen Ebenen lassen sich Word-Dokumente schützen – vor, während und weit über die Fertigstellung hinaus. Es gibt Optionen, um verloren geglaubte Dokumente wiederherzustellen und um automatisch Sicherungskopien zu erzeugen.

Außerdem lassen sich schreibgeschützte Dokumente erstellen und Aspekte wie die Art der zulässigen Bearbeitung oder die Berechtigung zum Zugriff definieren. Mit den entsprechenden Tricks gehen Ihnen keine Word-Dokumente mehr verloren – sei es im privaten oder im beruflichen Kontext.