Word Add-Ins: Microsoft Word mit der passenden Erweiterung optimieren
Microsoft hat mit dem Office-Paket beliebte PC-Anwendungen für Büroarbeiten geschaffen. Die meisten Unternehmen, aber auch Privatpersonen, sind vom Tabellenkalkulationsprogramm Excel ebenso überzeugt wie von der Präsentationssoftware PowerPoint oder dem Textverarbeitungsprogramm Word. Die Textverarbeitung mit Word wird durch ständige Updates zunehmend nutzerfreundlicher. Allerdings gibt es eine Möglichkeit, das Programm noch besser an Ihren Bedarf anzupassen: Mit praktischen Word Add-Ins erweitern Sie den Funktionsumfang von Word und arbeiten effizienter.
Word Add-Ins – was ist das überhaupt?
Add-Ins stellen Erweiterungen dar, die auf Softwareprodukte wie die Office Suite angewendet werden. „Add“ bedeutet auf Englisch hinzufügen. „In“ meint, dass die zusätzliche Funktion in das bestehende Programm implementiert wird. Das erklärt auch schon, was Add-Ins von den Erweiterungs-Möglichkeiten durch zum Beispiel Apps abhebt: Add-Ins bauen auf die bereits bestehende Software auf.
Sie müssen also kein Programm ergänzend zu Word herunterladen, sondern fügen diesem einfach neue Funktionen hinzu. Wie bei einem Baukasten erweitern Sie die Anwendung jeweils um einen Teil. Dasselbe funktioniert auch für die Microsoft-Programme PowerPoint, Excel oder Access. Das Add-In ist darüber hinaus meist kostenlos. Informationen dazu erhalten Sie im Regelfall aber bereits vor der Auswahl der entsprechenden Erweiterung.
Mit Add-Ins von Word effektiver arbeiten: Office-Erweiterungen für jeden Bedarf
Doch warum ist es überhaupt sinnvoll, bei Word Add-Ins herunterzuladen? Sowohl die Funktionen von Word als auch Merkmale der Handhabung und Nutzung sind im Regelfall ausreichend. Microsoft Word gilt nicht ohne Grund als eines der meistgenutzten Textverarbeitungsprogramme. Trotzdem ergibt es Sinn, sich den Nutzen der Office-Erweiterungen einmal genauer vor Augen zu führen.
Das können Add-Ins leisten: Von mathematischen Gleichungen bis hin zu Kommunikation
Durch bestimmte Einstellungen lassen sich zum Beispiel Dokumente schützen und die Benutzeroberfläche Word individualisieren. Auch Kompatibilität von Word-Versionen ist durch entsprechendes Know-how einfach zu erreichen. Allerdings gibt es viele Aspekte des digitalen Arbeitens, die Sie dank Add-Ins noch einfacher gestalten können.
Dazu zählt beispielsweise die Darstellung von komplexen mathematischen Gleichungen in Word. Die Eingabe von Brücken, Wurzeln und Exponenten gestaltet sich mit normalem Funktionsumfang als relativ aufwendig. Mit einem Word Add-In aus dem Bereich „Ausbildung“ lassen sich handschriftlich auf dem Tablet oder Smartphone eingetragene Gleichungen und Funktionstherme in Computerzeichen darstellen und notieren.
Beachten Sie: Dass Word handschriftliche Notizen implementiert, ist erst ab der Office-Version 365 möglich!
Daneben stehen Ihnen Add-Ins aus den Kategorien „Hilfsprogramme“, „Kommunikation“, „Produktivität“ wie auch „Schulungen und Lernprogramme“ zur Verfügung. Weitere Erweiterungen fallen in die Sparten „Suchen“, „Vertrieb und Marketing“ als auch „Überprüfen von Dokumenten“.
Die Vorteile von Word Add-Ins auf einen Blick
Selbstverständlich gibt es noch zahlreiche andere Erweiterungsmöglichkeiten, die Ihnen Arbeit abnehmen und die Bedienung von Word noch nutzerfreundlicher machen. Das hat den Add-Ins auch den Namen „ Smart Tools“ – also intelligente Werkzeuge – verschafft. Sie profitieren mit der Nutzung dieser Werkzeuge in vielerlei Hinsicht:
- Die Erweiterung ist in der Regel kostenfrei
- Durch Hinzufügen und Entfernen von Add-Ins individualisieren Sie das Menüband – darunter versteht man die Symbolleiste, die sich waagerecht am oberen Bildschirmrand befindet
- Sie stöbern nicht ewig mit Hilfe einer Suchmaschine, sondern bekommen alle kompatiblen Lösungen auf einen Blick dargestellt
- Sie benötigen kein anderes Programm, sondern bündeln alles Funktionen an einer Schnittstelle: Microsoft Word
Doch wie gelangen Sie an solche Add-Ins und wie verwalten Sie die praktischen Erweiterungen?
Add-Ins bei Word installieren: Mit wenigen Klicks zur nützlichen Erweiterung
Es gibt für alle Word Versionen ab 2013 zwei Möglichkeiten, Word-Add-Ins herunterzuladen:
1. App Source – Zugriff über die Onlineplattform von Microsoft
Über die Microsoft App Source finden Sie eine breite Auswahl an Add-Ins für alle Office Programme. Für Word bietet Microsoft alle oben geschilderten Kategorien an. Sie werden entweder innerhalb der Kategorien fündig oder Sie nutzen die Suchleiste für eine gezielte Suchanfrage.
Haben Sie an einer Erweiterung näheres Interesse, so finden Sie alle relevanten Informationen wie Kosten, Kundenbewertungen oder Auszeichnungen unter der Kurzbeschreibung des Add-Ins.
Tipp: Meist empfiehlt sich eine Installation nur, wenn die Kundenrezension unter „Überprüfung“ ein einheitliches positives Bild zeichnen. Dazu klicken Sie auf „Jetzt holen“ beziehungsweise in kostenpflichtigen Ausnahmefällen erst einmal auf „Kostenlos testen“. Über eine Anmeldung mit Ihrem Microsoft Konto wird das Add-In dann auf Ihrem PC installiert.
2. Direkt in Word installieren
Einfacher gestaltet sich hingegen die Installation direkt über Word. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ am oberen Rand des Menübands.
Gehen Sie auf das Feld „Add-Ins abrufen“. Somit gelangen Sie in den Store von Microsoft.
Im Register "Einfügen" gibt es das Feld "Add-ins abrufen" Wählen Sie aus den elf Kategorien passende Add-Ins, durchstöbern Sie die Empfehlungen für Sie bzw. suchen Sie über die Suchleiste gezielt nach einzelnen Add-Ins.
Klicken Sie auf das Add-In, um eine detaillierte Beschreibung zu lesen, und für die Installation auf „Hinzufügen“.
Das Add-In wird in der rechten Seite Ihres Dokumentes angezeigt und lässt sich als Schaltfläche im Menüband positionieren.
Mit wenigen Klicks erweitern Sie so das Textverarbeitungsprogramm Word auf Ihrem PC um nützliche Funktionen.
So können Sie Add-Ins wieder deinstallieren und verwalten
Für den Fall, dass Sie ein Add-In nicht mehr benötigen, lässt es sich auch wieder entfernen.
Beispielsweise finden Nutzer neuerer Word-Versionen das Add-In Citavi vorinstalliert. Dabei handelt es sich um ein Programm zur Verwaltung von Literatur. Zum Löschen gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Datei“ und „Optionen“ im Drop-down-Menü.
Gehen Sie auf „Add-Ins“ und klicken Sie hinter „Verwalten: COM-Add-Ins“ im mittleren Bildschirmbereich auf „Los“ bzw. „Gehe zu“.
In den Optionen zu den Add-Ins wählen Sie unten "COM-Add-Ins" aus und klicken dann auf "Los..." Im neuen Fenster entfernen Sie das Häkchen beim zu deinstallierenden Add-In (im Beispiel: „Citavi“) und bestätigen das mit einem Maisklick auf „Entfernen“.
Installierte Add-Ins, finden Sie sie unter „Meine Add-Ins“. Citavi sollte im Beispiel anschließend aus dieser Übersicht verschwunden sein.
Tipp: Um ein deaktiviertes Add-In wieder hinzuzufügen, sparen Sie sich die Suche im Microsoft Store und folgen den gleichen Schritten wie beim Entfernen. Nur, dass Sie dieses Mal den Haken setzen und auf „Hinzufügen“ klicken.
Übrigens kann aufgrund bestimmter Schutzmechanismen die Ausführung von Add-Inns verhindert werden. Das Problem hat Speichereinstellungen zur Ursache und lässt sich durch wenige Handgriffe beheben.
8 beliebte Word-Add-Ins für jeden Zweck
Add-Ins gibt es nahezu für jeden (Arbeits-)Bereich: Von einer ansprechenderen grafischen Gestaltung von Dokumenten über die Grammatikprüfung, bis hin zur Unterstützung beim Umgang mit Fremdsprachen oder Naturwissenschaften. Auch durch die Verknüpfung mit Funktionen, die bis dato vor allem Google beinhaltet (beispielsweise die Navigation), wird Word dank Add-Ins zum Allrounder.
Um das Handout für eine Präsentation, einen Flyer oder Tabellen möglichst professionell und anschaulich zu gestalten, bietet sich die Ergänzung von Bildmaterial über das Add-In „Pexels“ oder „Pickit“ an.
Über beide Add-Ins finden Sie lizenzfreie Bilder in verschiedenen Kategorien und durch explizite Suchanfragen. Sie setzen das Bildmaterial bequem an der Stelle im Text ein, an der sich der Cursor befindet, ohne sich wegen des Urheberrechts Gedanken machen zu müssen.
Neben Bildern helfen auch Emojis dabei, manche Texte noch ansprechender zu gestalten. Mit Hilfe des Add-Ins „Emoji-Tastatur“ haben Sie Zugriff auf all jene Emojis, die Sie auch über Messenger-Apps wie WhatsApp oder Threema verschicken.
Vor allem beim Verfassen von Einladungen oder Briefen an Bekannte, Freunde und Familie ist das eine interessante Erweiterung. Außerdem lässt sich das Repertoire an Schriftarten in der Standard-Word Version durch passende Add-Ins wie die Schriftartensuche vergrößern. Damit erlangen Sie Ihr ganz persönliches Design.
Nicht nur im gestalterischen Bereich sind Add-Ins nützlich. Auch die Korrektur von Rechtschreibung und Grammatik lässt sich noch verbessern. Denn die Standard Rechtschreibprüfung, die Office vornimmt, umfasst lediglich eine Anzeige von Fehlern mit roten oder blauen Wellenlinien. Rot Unterstrichenes ist falsch geschrieben, häufig wird eine Korrektur vorgeschlagen. Blau Unterringeltes in Word ist grammatikalisch falsch, auch hier werden Vorschläge gemacht, beispielsweise bezogen auf die Zeichensetzung. Allerdings wird nicht genau spezifiziert, warum etwas falsch ist.
Der Fehler wird im „Duden-Mentor“ beispielsweise sehr viel genauer analysiert, sodass sich ein Lerneffekt einstellt. Haben Sie ein Problem mit den Fällen, oder vergessen Sie gerne mal ein Komma? Der „Duden-Mentor“ oder ähnliche Add-Ins wie das „Language Tool“, helfen Ihnen, Ihre Textqualität langfristig zu verbessern. Sogar bezogen auf den Stil und die Tonalität geben Ihnen die Erweiterungen nützliche Hinweise. So treffen Sie für einen förmlichen Brief ebenso den passenden Ton wie für eine Geburtstagseinladung.
„MathType“ ist ein Add-In aus dem Bereich Mathematik, das mathematische Therme von Ihrer Handschrift in Computerzeichen übersetzt. So stellen Sie Lösungswege für Rechenaufgaben gleich übersichtlich und leserlich in einem Word-Dokument dar und haben keine Probleme bei der Suche nach Brüchen, Wurzeln oder anderen mathematischen Sonderzeichen und Funktionen.
Ähnlich funktioniert auch das „Microsoft Chemie“ Add-In für Word. Dieses arbeitet mit einem Set an Strukturformeln. Reaktionsgleichungen und 2D-Zeichnungen von Molekülen lassen sich nach Belieben bearbeiten und in einen Text einbetten.
Sie planen eine Wanderung mit Freunden und wollen den gemeinsamen Startpunkt in der Einladung grafisch verdeutlichen? Sie haben sich ein Restaurant für ein Klassentreffen ausgesucht und fragen sich nun, wie sich ein Kartenausschnitt des Stadtplans zum sicheren Finden der Location in die Rundmail einfügen lässt?
Dann bietet das Word-Add-In „Office Maps“ die optimale Lösung: Anstelle einer Suchmaschine wie Google nutzen Sie direkt Word zur Suche und fügen den Kartenausschnitt an der gewünschten Stelle im Dokument ein. Sie bestimmen dabei nicht nur Aussehen, sondern auch Position und Größe der Karte.
Fremdsprachen-Fans aufgepasst: Mit dem Add-Inn „Microsoft Translator“ sparen Sie sich die Benutzung von Online-Übersetzern wie Google Translator. Ganze Textpassagen lassen sich mit dem Add-In bequem im Word-Dokument übersetzen.
Das Übersetzungsfeld öffnet sich im rechten Bildschirmfeld und der eingefügte Text wird in Echtzeit direkt darunter in die Zielsprache übersetzt. Sei es ein Brief an die Brieffreundin oder eine Mail vom Arbeitskollegen – sowohl Lesen als auch Schreiben in einer Fremdsprache gelingt mit dem „Translator“ problemlos.
Sie kennen sicher das Problem: Sie erhalten ein Formular per Mail zur Unterschrift. Sie drucken es aus und unterschreiben darauf, nur um es anschließend wieder einzuscannen und über Outlook und Co. weiterzuleiten. Mit den Word-Add-Ins „DocuSign“ oder „Adobe Sign“ lassen sich einige Arbeitsschritte sparen.
Mithilfe von „DocuSign“ oder „AdobeSign“ fügen Sie Ihre eigene Unterschrift über ein Touchpad hinzu oder senden es zum Unterzeichnen an andere Personen. „DocuSign“ zeichnet sich dadurch aus, dass der Ersteller spezifische Abschnitte markieren und diesen bestimmten Adressaten zuordnen kann. Sie wissen dann genau, wo sie unterschreiben und welche Stellen frei bleiben sollen.
Für „Adobe Sign“ ist die Möglichkeit der simultanen Verfolgung von Änderungen beim Unterschriftenstatus charakteristisch. Sie behalten als Absender im Blick, welche elektronischen Signaturen bereits getätigt wurden und welche noch ausstehen. Beide Add-Ins erfüllen rechtliche Standards: Das bedeutet die Unterschrift ist rechtlich bindend, genau wie mit Stift auf Papier. Sie erzielen also das gleiche Resultat wie mit analoger Unterschrift – nur schneller und umweltfreundlicher.
Sie möchten sich das Sortieren von Dateien erleichtern? Mit dem „Word Dateilister“ lassen sich ausgewählte Verzeichnisse bzw. Laufwerke auslesen, automatisiert ordnen und in einer Listenübersicht darstellen. Der Assistent zeigt Ihnen zahlreiche Informationen zu Ihrer Datei:
- Name von Ordner und Datei
- Größe der Datei
- Zeitpunkt der Erstellung
Haben Sie beispielsweise vor, verschiedene Musiktitel auf eine CD zu brennen und jeweils Etiketten auszudrucken, so erstellen Sie mit dem „Dateilister“ bequem eine Word-Vorlage für die Etiketten. Das Add-In unterstützt Sie auch bei der Erstellung von Listen für Archivierungszwecke – digitale Ordner mit Urlaubsbildern behalten Sie ebenso gut im Blick wie offizielle Dokumente oder digitalisierte Literatur.
Fazit: unbegrenzte Möglichkeiten mit den passenden Add-Ins von Word
Word-Add-Ins sind vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten der Textbearbeitung in Word. Mit dem passenden Add-Inn lassen sich Dokumente mit Bildern, besonderer Schrift oder Emojis aufpeppen oder aber Aufgaben aus den Bereichen Fremdsprachen und Naturwissenschaften bewältigen. Add-Ins helfen Ihnen darüber hinaus beim Einfügen von Landkarten oder elektronischen Unterschriften in Dokumente. Mit den richtigen Smarttools können Sie auch Dateilisten automatisiert auslesen und inhaltlich auflisten. Trotz aller Unterschiede gibt es auch eine Gemeinsamkeit: Bei all diesen Erweiterungen steht besonders eines im Fokus – Ihr Komfort.
FAQ
Was ist ein Word-Add-In?
Ein Add-In ist eine Erweiterung, die den Funktionsumfang von Microsoft Software – wie Word – vergrößert. Sie wird in das vorhandene Textverarbeitungsprogramm eingebettet wie ein zusätzliches Werkzeug in einen Werkzeugkoffer. Viele Arbeitsschritte lassen sich mit der Hilfe von Add-Ins verkürzen oder aussparen. Daher nennt man Add-Ins auch Smart Tools – also intelligente Werkzeuge.
Warum braucht man Add-Ins in Word?
Add-Ins sind besonders dann sinnvoll, wenn Ihnen die Funktionen von Word in einem bestimmten Bereich nicht ausreichen. Gehen Sie hobbymäßig beispielsweise Fremdsprachen nach, so werden Sie Übersetzungsmöglichkeiten vermissen. Mithilfe von Add-Ins arbeiten Sie effektiver und bequemer in Ihrem Interessenfeld. Word dient Ihnen als eine Art digitaler Assistent.
Wie installiert man ein Word Add-In?
Um ein Add-In zu installieren, klicken Sie innerhalb einer Word-Datei in der Registerkarte „Einfügen“ auf den Button „Add-Ins abrufen“. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Store von Microsoft, der Add-Ins in elf Kategorien sowohl kostenpflichtig als auch kostenfrei anbietet. Mit einem Klick auf „Hinzufügen“ installieren Sie die Erweiterung in Ihrem Word-Programm.
