Word individualisieren: Mit diesen 3 Tricks passen Sie Microsoft Word an Ihre Bedürfnisse an

Das Textverarbeitungsprogramm Word ist sowohl im beruflichen als auch im akademischen oder privaten Kontext unabdingbar geworden. Text und Bild lassen sich übersichtlich und einfach gestalten. Sei es eine Einladung für den kommenden runden Geburtstag, die Packliste für den geplanten Urlaub oder ein Rundbrief an Kollegen und Mitarbeiter. Bei dem breiten Funktionsspektrum der Office-Anwendung übersieht man schnell eine Vielzahl nützlicher Tricks und Assistenten, die einem das Arbeiten mit Word erleichtern. Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, das Programm zur Textverarbeitung an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen und Word zu individualisieren.

Insbesondere wenn Ihr Beruf die Nutzung vieler verschiedener Word-Dokumente erforderlich macht, kann das Arbeiten an einem Bildschirm schnell unübersichtlich werden. Zum Glück bietet Word zahlreiche Funktionen, die Ihnen die Koordination mit unterschiedlichen Dokumenten wie auch das Auffinden gesuchter Dateien erleichtern. So haben Sie mit Microsoft Word immer alle aktuell und vor kurzem bearbeiteten Dokumente im Blick.

Das Textverarbeitungsprogramm bietet zum Beispiel die Möglichkeit, eines oder mehrere Word-Fenster pro Dokument in der Windows-Taskleiste am unteren Rand anzeigen zu lassen. Indem Sie alle geöffneten Textdokumente hinter nur einem Symbol verbergen, sorgen Sie für eine übersichtlichere Taskleiste. Bei mehreren einzelnen Symbolen je Datei lässt sich die Vielzahl an Dokumenten hingegen besser im Blick behalten und bequemer zwischen den Texten wechseln.

Außerdem wartet Word mit verschiedenen Tricks zum Wiederfinden kürzlich verwendeter und zwischenzeitig geschlossener Dokumente auf. Mit dem richtigen Hintergrundwissen bestimmen Sie selbst darüber, wie einfach ein Dokument in der Suchleiste in Ihrem lokalen Speicher wiedergefunden wird.

Durch gezieltes Definieren von Dokumenteigenschaften wie Titel, Autoren und Schlagworten ersparen Sie sich und anderen PC-Nutzern mühseliges Suchen. Während bei älteren Versionen von Word während des Anlegens neuer Word-Dokumente ein Dialogfeld aufpoppt und besagte Daten abfragt, geben Sie sie seit Word 2007 in der Regel unter „Datei“ und „Informationen“ nachträglich ein. Da Sie diese Schritte möglicherweise vergessen, sofern Sie das Programm nicht gezielt darauf hinweist, erscheint eine Individualisierung der Einstellungen als sinnvoll. Durch wenige Mausklicks lassen Sie sich Dokumenteigenschaften beim ersten Speichern anzeigen und definieren diese immer, bevor Sie den Inhalt des neuen Textes gestalten.

Ein anderer Weg, um vor Kurzem bearbeitete Dokumente aufzurufen ohne lästiges Suchen oder Entpacken verschiedener Dateiordner, ist der Zugriff über die „zuletzt verwendeten Dokumenten“. Diese finden Sie durch einen einmaligen Klick auf „Datei“. Dort wird eine bestimmte Anzahl kürzlich verwendeter Textdokumente angezeigt – in der Regel die zehn letzten.

Sind Sie allerdings an Dokumenten interessiert, die Sie noch weiter in der Vergangenheit verwendet haben, so lässt sich die Liste zuletzt verwendeter Dokumente vergrößern. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie häufig mit der gleichen Auswahl an Textdokumenten arbeiten.

Auf der anderen Seite greifen Sie eventuell regelmäßig auf vertrauliche Dokumente zu, deren Wiederfinden Sie innerhalb dieser Ansicht vermeiden wollen. Zum Verbergen persönlicher oder datenschutzkritischer Dateien lassen sich daher ganz einfach Dokumente aus den zuletzt verwendeten Dateien löschen.

Das Menüband – auch Symbolleiste genannt – finden Sie auf jeder Registerseite von Word im Kopf-Bereich der Seite. Es verfügt abhängig von der Registerkarte über verschiedene Funktionen (engl. Features). Unter Start verwalten Sie alle gängigen und basalen Einstellungen wie beispielsweise die Textart, -größe und -farbe.

Neben der Registerkarte „Start“, finden Sie im Menüband auch „Einfügen“, „Entwurf“, „Layout“, „Referenz“ oder „Überprüfen“. Manches benötigen Sie häufiger, andere Einstellungen bleiben ungenutzt. Um schnell und bequem auf alles Relevante zuzugreifen, lassen sich auf jeder Karte Features ergänzen oder eliminieren. Haben Sie zum Beispiel den Dateipfad immer im Blick, indem Sie ihn mit wenigen Schritten in die Symbolleiste einfügen. Das vereinfacht beispielsweise die Handhabung von Dateien mit ähnlichen Titeln aber abweichenden Speicherorten, wie sie in größeren Unternehmen bei Kontrollschleifen über verschiedene Instanzen vorkommen.

Außerhalb des Menübands nehmen Sie Veränderungen am Text, wie unter anderem das Einfügen von Inhalten, über das Kontextmenü vor. Dieses finden Sie wiederum durch einen Rechtsklick auf die Seitenmitte. Auch hier fügen Sie nach Belieben Funktionen an, die Sie häufig und gerne benutzen. Hier können Sie nachlesen, wie Sie Kontextmenüs um eigene Befehle erweitern.

Nicht nur die Menüs lassen sich Ihren individuellen Interessen anpassen. Auch Aspekte innerhalb des Textes insbesondere Sprach-, Grammatik- und Rechtschreibprüfung sind personalisierbar.

Sie machen diesen Prozess jederzeit durch dieselben Schritte rückgängig, nur dass Sie wieder Deutsch als Standard festlegen.

Dieses Vorgehen ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie innerhalb eines Dokumentes zwischen Deutsch und einer oder mehreren anderen Sprachen wechseln. Die Standardeinstellung bleibt Deutsch.

Sind Sie allerdings nur daran interessiert einzelne unterringelte Worte – beispielsweise Eigennamen oder Worte einer fremden Sprache – in den ansonsten fehlerfreien Text zu integrieren, so können Sie die roten Wellenlinien ausschalten. Nur an der entsprechenden Stelle ist die Rechtschreib- und Grammatikprüfung inaktiv. Damit individualisieren Sie nicht nur die Features, sondern legen auch eigenständig fest, welche Aspekte Word für Sie prüft und wo Sie auf die Unterstützung des Textverarbeitungsprogrammes verzichten. Auch Maßeinheiten können Sie individualisieren: Sind Sie die Arbeit nicht mit den metrischen Einheiten gewöhnt, so lassen sich die Maßeinheiten ganz nach Wunsch gestalten.

Word hat zahlreiche Funktionen. Mit dem richtigen Hintergrundwissen gelingt es Ihnen nicht nur Word-Add-Ins zu installieren, Word-Dokumente zu schützen oder Kompatibilität von Word-Versionen herzustellen. Auch viele Wege der Individualisierung von Nutzeroberfläche, Einstellungen und Abläufen stehen Ihnen offen.

Indem Sie Einstellungen eigenständig umstellen, erlangen Sie allzeit Überblick aber auch Kontrolle über Merkmale Ihrer produzierten Texte. Sie individualisieren nicht nur Menü oder Vorlagen, sondern passen auch Sprach- und Korrektureinstellungen an Ihre Bedürfnisse an. Ein Serienbrief bietet vielfältige Möglichkeiten zur Individualisierung und zum Seriendruck. Daneben lassen sich Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und Textfelder erstellen – dies ist jedoch nur ein Ausschnitt der vielfältigen Möglichkeiten in Microsoft Word.